×
Jak znaleźć czas na rozwój?

Jak znaleźć czas na rozwój?

W idealnym świecie, każdy dzień rozpoczynalibyśmy z książką w ręku, popijając świeżo zaparzoną kawkę, godzinę dziennie przeznaczali na naukę języka i regularnie uczestniczyli w kursach i szkoleniach, które pomogłyby nam rozwijać się osobiście i zawodowo.

Co jednak zrobić, gdy jesteś normalnym człowiekiem, który ma pracę na pełen etat, dom, dzieci i milion innych spraw na głowie? 

Poniżej znajdziesz kilka moich ulubionych sposobów, jak wygospodarować czas i wpleść rozwój do swojego życia.

1.

Jeśli nie możesz przeznaczyć dodatkowego czasu na rozwój osobisty, wykorzystaj ten, który już masz. 

Zasada jest prosta, jeśli jedna czynność nie wymaga intelektualnego zaanagażowania łącz ją z czynnością, dzięki której się rozwijasz. 

Prasowanie, robienie zakupów, dojazdy do pracy, spacery, czy malowanie paznokci spokojnie można połączyć ze słuchaniem podcastów, czy audiobooków, a czasem nawet webinarów. Często polecam tę formę nauki ponieważ idealnie pasuje do dzisiejszych czasów. 

W dobie smartfonów i wifi, wiedzę mamy już nawet nie na wyciągnięcie ręki, ale dosłownie w ręce. Dokładając do tego słuchawki, możesz niemal wszędzie wejść do swojej „wirtualnej sali szkoleniowej”. 

Taką formę nauki możesz też łączyć ze sportem, czy zwykłym spacerem z psem. 

Ruch dodatkowo powoduje, że myśli nam się lepiej, więc korzyści mogą cię zaskoczyć. Wiele świetnych pomysłów wpadło mi do głowy podczas uprawiania nordic walking z podcastem „na uszach”. 

Takie podwójne wykorzystanie czasu pozwala na systematyczny rozwój, bez specjalnych wyrzeczeń. 

Dlatego znajdź temat, który cię interesuje lub umiejętność, którą chcesz rozwinąć, poszukaj w Internecie rekomendowanych autorów, ściągnij na telefon aplikację do słuchania podcastów i do dzieła!

2.

Potężnym sposobem na zrobienie trochę wolnego miejsca w kalendarzu – zawodowym i prywatnym – jest delegowanie.

Jeśli masz rodzinę, możliwości dzielenia się obowiązkami jest wiele, jeśli natomiast żyjesz w pojedynkę, możesz „kupić” sobie trochę czasu, płacąc np. za sprzątanie. 

Znajdziesz przynamniej kilka aplikacji, przez które możesz zamówić usługę: sprzątania, prasowania, czy mycia okien w dogodnym dla ciebie terminie. Zawsze znasz z góry ostateczną cenę, wiesz kto do Ciebie przyjedzie, a za wszystko zapłacisz on-line. 

To samo dotyczy pracy zawodowej. 

Jeśli prowadzisz swój biznes, co zwykle nie zamyka się w godzinach 9:00-17:00, zastanów się jakie usługi możesz zlecić na zewnątrz i zatrudnij kogoś do pomocy, tak szybko, jak tylko będzie cię na to stać. 

I to nie musi być od razu pracownik na pełen etat, zwłaszcza, gdy Twój biznes dopiero raczkuje. Możesz po prostu poszukać podwykonawców, którzy również prowadzą swoje firmy i za swoją usługę wystawią Ci fakturę. 

Ja pracuję na tej zasadzie z grafikiem, informatykiem, montażystą audio i video, transkrybentką i jeszcze kilkoma osobami. Ilość czasu, jaką dzięki temu oszczędzam jest kolosalna. 

Zawsze kiedy mam ochotę na tym zaoszczędzić, przypominają mi się słowa profesora Janusza Filipiaka, założyciela i prezesa firmy Comarch:

„Pieniądze można pomnożyć – czasu nie. Dlatego w przydzielaniu swojego czasu ludziom i sprawom należy być skąpym”.

3.

Poszukaj też pola do automatyzacji. 

Idealnym przykładem czynności, którą można bez żalu zautomatyzować są zakupy. 

Jeśli robisz je kilka razy w tygodniu, spędzasz między sklepowymi półkami, w kolejkach i na dojazdach ok. 2-3 godzin. Niektóre supermarkety (np. Tesco) oferują możliwość złożenia zamówienia przez Internet i dowóz zakupów do domu. Za usługę zapłacisz kilka lub kilkanaście złotych, a zaoszczędzisz czas i pieniądze. 

Nie spędzisz czasu w kolejce, nie kupisz więcej niż zamierzałeś i nie będziesz musiał dźwigać zakupów. Jeśli zapiszesz swoją listę następnym razem, zmodyfikowanie jej zajmie ci dosłownie chwilę. 

Zaoszczędzony w ten sposób czas, możesz przeznaczyć np. na kurs językowy, czytanie książek, czy udział w spotkaniach z tematyki rozwoju osobistego.

4.

Świetnym, choć dość radykalnym sposobem na wygospodarowanie czasu na rozwój osobisty jest po prostu zapisanie się na szkolenie, spotkanie, studia podyplomowe, czy kurs on-line. 

Kiedy klamka zapadnie i wykonasz przelew będziesz musiał znaleźć czas 🙂 

Niezbadaną tajemnicą jest fakt, że im więcej mamy zajęć, tym więcej robimy. 

Dlatego, jeśli naprawdę chcesz się rozwijać, poszerzać swoje kompetencje i realizować cele, to jestem przekonana, że znajdziesz czas, aby to osiągnąć.

Dobrego tygodnia!
Anita Kowalska

Skupienie droższe od…

Skupienie droższe od…

Wielu z nas jest przekonanych, że aby zrobić więcej zadań, lub aby zrobić je lepiej, potrzebujemy więcej czasu.

Czy na pewno tak jest? 

Możesz mieć cały dzień na wykonanie jednego zadania, ale jeśli nie skupisz się na nim w 100%, większość z tego czasu zmarnujesz.

Wiele osób dziś narzeka, że brakuje im czasu, ale z moich doświadczeń wynika, że jeszcze częściej brakuje im skupienia.

Pewnie zastanawiasz się, czy jest jakiś sposób, aby skupić się NA ZAWOŁANIE?

Daj znać jak znajdziesz. 

Osobiście nie znam takich sposobów, ale mogę Ci pokazać jak ja BUDUJĘ swoją koncentrację, zanim przystąpię do zadania.

Jesteś ciekaw? To zaczynamy :)

Warunkiem koniecznym, aby wejść w stan pełnej koncentracji jest spokojny umysł, a kluczem do spokojnego umysłu jest oczyszczenie go ze śmieci, terminów i spraw, które w nim zalegają.

Głowa to najgorsze miejsce, w którym możesz trzymać swoje zadania, plany, pomysły i decyzje do podjęcia. To dlatego czujesz się psychicznie zmęczony, przygnieciony nadmiarem zadań. Nie wiesz od czego zacząć. Nie potrafisz się skupić. Trudno ci zebrać myśli. 

Być może naszym dziadkom planer, kalendarz, czy aplikacja do zarządzania zadaniami do niczego nie były potrzebne, ale wątpię też, aby ich życie było tak wielowątkowe i dynamiczne jak nasze. 

Nowa rzeczywistość wymaga nowych narzędzi. 

Dlatego zorganizuj sobie zewnętrzny system, który będzie pamiętał za ciebie.

Przerzuć do niego wszystko, co kłębi się w twoje głowie. 

Oczyść ją i wykorzystaj wolną przestrzeń, na myślenie o tym, co robisz w tym momencie, a nie o tym, co masz do zrobienia.

Na początek wystarczy, jak weźmiesz do ręki kartkę papieru i przelejesz na nią wszystko, o czym w tym momencie intensywnie myślisz lub starasz się nie zapomnieć. 

Jeśli miałeś się właśnie czymś martwić, zapisz to – pomartwisz się później ;)

Kiedy już to zrobisz, wycisz telefon, zamknij się w sali konferencyjnej lub pokoju, a jeśli nie masz jak się schować – załóż słuchawki na uszy. Ja mam takie z funkcją wyciszenia otoczenia. Często zakładam je w miejscach, o których nigdy nie powiedzielibyśmy, że są ciche i spokojne. Nie włączam muzyki, mi osobiście przeszkadza w skupieniu, ale śmieje się, że „włączam ciszę”. Dobre słuchawki pozwalają mieć swój niewidzialny pokój na zawołanie, dokładnie wtedy, gdy najbardziej go potrzebujesz – prawie jak w Harrym Potterze ✨

Znam jednak osoby, które stan maksymalnego skupienia osiągają nie dzięki ciszy, ale właśnie dzięki muzyce. Jeśli zawsze słuchasz tych samych utworów, to w końcu zaczynają ci się kojarzyć z pracą. Stają się niejako sygnałem do wejścia w stan skupienia, w tryb pracy. 

Każdy z nas słyszał o playlistach do fitnessu, czy biegania, jeśli muzyka pomaga ci w koncentracji, może warto stworzyć specjalną playlistę do pracy?

No dobrze. Mamy już ciszę lub muzykę, która sprzyja pracy. Papier się martwi za nas, więc mamy też czysty umysł. 

Czas na skupienie.

Znam dwa najskuteczniejsze sposoby na oczyszczenie umysłu i wejście w stan skupienia. Szczerze mówiąc oba brzmią dość niedorzecznie, ale naprawdę działają.

Pierwszy poznałam na kursie szybkiego czytania i technik pamięciowych. Polega on na wpatrywaniu się przez minutę w narysowaną, czarną kropkę… 

Wierz mi, wiem jak to brzmi. 

Zamiast kropki może to być równie dobrze twój długopis, obrączka, czy cokolwiek innego. 

Ważne, abyś przez minutę nie myślał o niczym innym – tyko o tej rzeczy. 

Przeganiał wszystkie napływające, a raczej napierające myśli i wracał do czarnej kropki niczym kultowa „wańka wstańka”. 

Spróbuj, przekonasz się, że to wcale niełatwe, ale gdy wytrwasz do końca okaże się, że nie myślisz o niczym. 

I właśnie o taki stan nam chodzi. Jeśli doświadczyłeś choć raz medytacji, to mechanizm złapiesz w lot.

Druga metoda jest jeszcze mniej kreatywna i odkryłam ją na pierwszym roku studiów, kiedy miałam się uczyć do egzaminów. Wtedy z pomocą przychodziła mi pewna gra. 

Nazywa się Saper… 💣💥

Kto urodził się w latach 80-tych, wie o czym mówię. Gdy do Polski zawitały pierwsze komputery z systemem operacyjnym Windows, wszystkie miały wbudowane dwie gry: Pasjansa i Sapera. Ja lubiłam Sapera, bo jeśli nie chciałam trafić na bombę, musiałam się maksymalnie skoncentrować, skupić tylko na grze i włączyć logiczne myślenie. 

To automatycznie sprawiało, że nie myślałam o niczym innym i to był mój krok do budowania koncentracji – najpierw na grze, potem na nauce. 

Jeśli żadna z powyższych metod cię nie przekonuje, to spróbuj 5-minutowych medytacji lub ćwiczeń na uważność, których pełno w sieci.

Tak naprawdę wszystko, co sprowadzi cię do „tu i teraz” się nada.

Na koniec pamiętaj, że odrywanie się od zadania jest kosztowne. Ponowne wejście w stan koncentracji jest trudniejsze, niż wytrwanie w nim. Dlatego tak ważne jest przygotowanie sobie najpierw odpowiednich warunków.

Zatem twoje zadanie na dziś:

1. Przygotuj sobie odpowiednie warunki do pracy
2. Oczyść umysł
3. I wykonaj krótkie ćwiczenie na uważność

A potem daj mi znać, jak ci się pracowało 💪

Dobrego tygodnia!
Anita Kowalska

3 lekcje efektywności od Bonsai

3 lekcje efektywności od Bonsai

Jeśli weźmiemy nasionko dębu i zasadzimy je w ziemi, niczym nieograniczone osiągnie okazałe rozmiary, średnio 50 metrów wysokości i 2 metry w obwodzie. Będzie się rozwijać, dojrzewać i będzie świadkiem historii przez następne sto, pięćset, a nawet tysiąc lat. 

Jeśli jednak weźniemy takie samo ziarenko i zasadzimy je w doniczce wielkości pudełka po lodach, osiągnie ono średnio 30 cm wzrostu. 

Jednak pomimo tego, że będzie ponad 1600 razy mniejsze od dębu zasadzonego w ziemii, zachowa wszystkie atrybuty prawdziwego drzewa. 

Fascynujące prawda?

Taką miniaturkę nazywamy Bonsai.

Jesteś ciekaw co to ma wspólnego z efektywnością osobistą? To czytaj dalej.

1. To nie gatunek drzewa decyduje o tym jak duże urośnie, ale środowisko w którym się rozwija.

Podstawą miniaturyzacji jest ograniczenie warunków do rozwoju. Im mniejsza doniczka, tym mniejsze drzewko. 

Tak samo jest z nami. Nigdy nie urośniemy więksi, niż pudełko, w którym żyjemy. 

Pudełko symbolizuje nasze ograniczenia myślowe: brak świadomości, wiedzy, zwątpienie, strach. Możemy poszerzać swoje horyzonty tylko poprzez systematyczny rozwój. 

Nigdy nie ulegaj grzechowi pychy sądząc, że wiesz już wszystko i wszystkiego spróbowałeś. Za to codziennie przyglądaj się temu, jaki pożytek robisz z czasu, który ci dano. Gdy rozmawiam z ludźmi o różnicy między tym, co w życiu ważne, a tym, co pilne i wspominam o Macierzy Eisenhowera często spotykam się z komentarzem: ja już to przecież wiem, wszyscy znają tę macierz. 

Zawsze wtedy pytam ok znasz, ale czy ją rozumiesz? Czy naprawdę rozumiesz, jak bardzo twoje życie zależy od tego, czy stosujesz ją każdego dnia?

A jeśli rozumiesz, to czy dziś, teraz, dokładnie w tym momencie robisz właśnie to, co jest dla ciebie ważne, nawet jeśli nie jest pilne? 

Jeśli nie, to nic ci z tej wiedzy nie przyszło. 

Metod i technik jak zarządzać sobą w czasie z łatwością nauczysz się z książek, kursów i szkoleń. Jednak mistrzostwo w swoim życiu osiągniesz tylko poprzez codzienne kalibrowanie swoich działań. 

Zauważaj i poprawaj, zauważaj i poprawiaj – codziennie.

2. Ty nadajesz kształt

Patrz na swoje życie jak Mistrz Bonsai na swoje drzewa. Twoje życie jest twoim dziełem. 

Nie sprawisz oczywiście, by na jodle wyrosły liście, ani nie przedłużysz raz uciętej gałęzi, ale mimo to, efekt jaki uzyskasz w największym stopniu zależy właśnie od ciebie. 

Od twojej wizji, wiedzy, umiejętności i konsekwencji. 

Twoje życie, podobnie jak drzewo, poddaje sie formowaniu. 

To prawda, że nie masz wpływu na to, gdzie się urodziłeś, w jakiej wierze cię wychowano, jaki spadek w postaci genów i pieniędzy zostawili ci twoi przodkowie, ani to, czy włosy masz rude, czy blond. Nie wszystko w swoim życiu możesz wykreować i wielu sytuacjom nie zdołasz zapobiec, ale nie jest też tak, że życie ci się przydarza. 

Przychodzi w życiu człowieka taki moment, czasem tuż po osiągnięciu pełnoletności, a czasem na starość, gdy zdaje on sobie sprawę, że ma wpływ na własne życie. 

Naprawdę ma wpływ. 

To trudna prawda, bo oznacza wzięcie pełnej odpowiedzialności za swoje życie. 

Za swoje działania, zaniechania, za swoje wybory. 
Nawet za swoje reakcje na to, czym go to życie doświadcza. Nawet wtedy, gdy te doświadczenia są trudne. 

Jednak, gdy raz weźmiesz życie w swoje ręce, nikomu nie zechcesz go oddać. Bo wraz z odpowiedzialnością przychodzi siła, sprawczość i poczucie wpływu. 

Wiedząc, że masz wybór, wybieraj świadomie. Wybieraj każdego dnia. 

W świecie, w którym najcenniejszą walutą jest czas, zrób wszystko, aby go nie trwonić, ale wykorzystać na 100%.

3. „Kiedy skupienie rośnie – energia płynie” (Tony Robbins)

Kiedy Mistrz Bonsai, chce pobudzić koronę drzewa do wzrostu – redukuje korzenie. Gdy chce uformować je w konkretnym stylu – obcina wszystkie gałęzie, które nie pasują do jego koncepcji. 

Dlaczego?  

Bo niepotrzebnie zużywają cenną energię drzewa. 

Podobnie jest z tobą. 

Za wszystko, co robisz w swoim życiu, płacisz nie tylko pieniędzmi, ale przede wszystkim czasem i energią. O ile te pierwsze można pomnożyć, to czasu i energii raz wydanej, nikt ci nie zwróci. Dlatego świadomie przydzielaj swój czas ludziom i sprawom. 

Z precyzją lasera, obierz kierunek w swoim życiu i odetnij wszystko, co rozprasza twoją energię, a nie przybliża do celu.  

Kiedy nie masz czasu – redukuj. Kiedy nie masz energii – upraszczaj. Zobaczysz jak szybko pojawią się efekty i jak sprawczy się poczujesz. 

Jasność kierunku daje odwagę nie tylko w dążeniu do celu, ale również w opieraniu się pokusom i zapędom innych ludzi. 

Im starsza jestem, tym częściej dochodzę do wniosku, że w życiu nie chodzi o to, żeby robić więcej i szybciej, ale o to, żeby robić to, co ma znaczenie – co dodaje wartości, wnosi jakość, miłość i piękno do naszego bycia.

A ponieważ mamy czas na życie ograniczony, to paradoksalnie właśnie rezygnowanie jest nam niezbędne do rozwoju.

Bonsai – sztuka nieskończona.

Nigdy nie można powiedzieć, że Bonsai jest skończone. Tak długo jak drzewo żyje, tak długo podlega przeobrażeniom pod wypływem pór roku i czasu. 

Tak samo człowiek, który zmienia się pod wpływem życiowych doświadczeń – dojrzewa, rozkwita i przemija. 

Mam nadzieję, że ten post będzie dla ciebie inspiracją, by spojrzeć na swoje życie oczami Mistrza Bonsai, który zgodnie ze swoją wizją, ale i w odpowiedzi na warunki zewnętrzne stara się stworzyć zachwycające dzieło.

Dobrego tygodnia!
Anita

SP003: Jak zorganizować pracę przed urlopem?

SP003: Jak zorganizować pracę przed urlopem?

W odcinku usłyszysz:

  • Od czego zaczynamy przygotowanie do urlopu?
  • Jak przygotować osobę, która będzie nas zastępować podczas naszej nieobecności w firmie?
  • Co możesz przewidzieć przed urlopem?
  • Dlaczego należy poinformować swoich współpracowników o urlopie?
  • Jak zarządzać mailami do wiadomości? 
  • Jak delegować zadania we właściwy sposób?
  • O autoresponderach.
  • O rozliczaniu dokumentów przed urlopem. 
  • Dlaczego dawanie pełnomocnictw jest ważne?

Linki:

Transkrypcja nagrania:

Dzisiejszy, trzeci odcinek podcastu „Strefa produktywności” będzie o tym, jak dobrze zorganizować swoją pracę przed urlopem tak, aby wyjeżdżając na urlop móc się nim cieszyć i w pełni zrelaksować, zamiast nerwowo przeglądać swoją skrzynkę mailową i myśleć o pracy. Aby tak się stało należy się do tego dobrze przygotować. I o tym jest dzisiejszy odcinek. Zapraszam.

W swojej pracy zawodowej widziałam już wiele strategii na urlop, wiele sposobów na to, jak pogodzić pracę i odpoczynek. Są tacy, którzy w czasie urlopu przyjmują taką strategię, że przynajmniej raz dziennie sprawdzają swoją skrzynkę mailową i nawet, jeżeli nie odpisują na żadne maile, to przynajmniej twierdzą, że w ten sposób są na bieżąco. Widzą, jakie sprawy wpływają, co ich czeka po urlopie. I też często słyszę takie zdanie, że to pozwala im się oswoić tak psychicznie z tym, co ich czeka, kiedy tylko wrócą do pracy. I wtedy nie są zaskoczeni i podobno jest im łatwiej w taki sposób wracać do pracy. Są też tacy, którzy podczas urlopu pracują. To często dotyczy managerów, którzy mają nieregulowany czas pracy i teoretycznie cały czas są w pracy, przynajmniej tak twierdzą. I tak naprawdę nigdy się nie wyłączają. Jeżeli jest coś pilnego, to niezależnie od tego czy ta osoba jest na urlopie czy nie odpisuje, podpisuje, zatwierdza. I tak naprawdę nawet zespół wówczas nie wie, jak ma podejść do tej sytuacji, czy traktować tą osobę jakby była w pracy, czy jednak okazać jakąś powściągliwość i powstrzymać się od wysyłania jej maili czy próśb o jakiekolwiek akceptacje. No i oczywiście są osoby, do których ja należę, które jadąc na urlop zostawiają swój komputer służbowy w domu, komórkę służbową również zostawiają w domu, ale zanim wyjadą dobrze się do tego przygotowują. Tak, aby nic nie zaskoczyło ludzi, którzy mnie zastępują. I tymi sposobami chciałam się dzisiaj z Tobą podzielić tak, abyś mógł faktycznie wypocząć w czasie swojego urlopu. Jeżeli jesteś pracownikiem etatowym, to te rady najbardziej, myślę, będą dla Ciebie pożyteczne, ponieważ one najbardziej będą pasowały do takiej pracy na etacie. Natomiast, jeżeli jesteś przedsiębiorcą to prawdopodobnie część z nich również będziesz w stanie wykorzystać przed urlopem. Chociaż wiem, że w przypadku przedsiębiorców trudno mówić o urlopie bez myślenia takiego całkowitego o pracy. Natomiast, jeżeli jesteś pracownikiem etatowym, to w ciągu roku masz maksymalnie 26 dni urlopu, więc dobrze by było, abyś faktycznie ten czas wykorzystał na porządny urlop. Jeżeli tylko się da, jeżeli tylko polityka w Twojej firmie jest taka, że możesz wziąć trzy tygodnie urlopu, to serdecznie Ci to polecam, ale pod takim warunkiem, że dobrze się do tego przygotujesz.

Od czego zacząć? Pierwszym i najważniejszym punktem przygotowania swojej pracy przed urlopem jest przygotowanie zastępcy. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy z nas ma takiego zastępcę, chociaż powinno być tak, że każde stanowisko ma jakąś osobę, która w razie potrzeby, czy to właśnie urlopu, ale czy też jakiejś niespodziewanej choroby, czy też zwolnienia, które nie było jakoś wcześniej planowane będzie w stanie przynajmniej część obowiązku przejąć. Czasami jest to kilka osób. Jeżeli dana osoba ma dość szeroki zakres stanowiska, to prawdopodobnie będą to czasem dwie albo trzy osoby, które gdzieś mogą pokryć te obszary, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Więc po pierwsze ustal, kto będzie zastępował Cię w czasie urlopu i przygotuj dobrze tę osobę. Jeżeli jest to kilka osób, to oczywiście każdą z nich przygotuj w tym zakresie, za które ona będzie odpowiadać. Ważne jest to, aby zacząć te przygotowania dużo wcześniej. W większości firm urlopy planuje się nawet rok wcześniej, a na pewno kilka miesięcy wcześniej, więc to, że Ty idziesz na urlop w lipcu czy w sierpniu nie powinno być dla nikogo zaskoczeniem. I te osoby, z którymi stale współpracujesz powinny doskonale zdawać sobie z tego sprawę, tak, aby miały czas reakcji, aby mogły zareagować, aby mogły przyjść do ciebie z jakimś tematem, na którym im bardzo zależy i potrzebują na przykład Twojej decyzji czy Twojego wkładu w jakieś zadanie zanim ty na ten urlop pójdziesz. W takim razie dobrze by było im o tym urlopie przypomnieć. Myślę, że taki optymalny czas to jest trzy, minimum dwa tygodnie przed urlopem. Warto za każdym razem, kiedy już planujesz sobie urlop, kiedy masz zgodę pracodawcy na to, aby w danym konkretnym terminie pójść na urlop, od razu zapisać sobie w kalendarzu na trzy tygodnie przed taką notatkę przypominającą, aby zacząć przygotowania do urlopu. I co tutaj mam na myśli? Jeżeli masz już te osoby wytypowane, a jeżeli nie masz to porozmawiaj koniecznie ze swoim przełożonym, aby takie osoby wskazał, ponieważ, no ktoś musi cię zastępować, ta praca nie może leżeć i czekać na Twój powrót. Więc jeżeli już się ustalisz, to przede wszystkim przygotuj dla nich materiały. Największa praca w tym obszarze jest po Twojej stronie. Co warto przygotować? Po pierwsze na pewno warto spisać wszystkie potencjalne sytuacje, które mogą się pojawić w czasie Twojej nieobecności. Napisz też, jakie jest właściwe postepowanie w każdej z tych sytuacji. Chodzi o to, aby osoba, która Cię zastępuje nie była zaskoczona jakąś sytuacją. Ty oczywiście, jako osoba, która… pracujesz w tym zakresie obowiązku każdego dnia, jesteś najlepiej zorientowany i wiesz, co potencjalnie może się wydarzyć. Nawet, jeżeli jest to taka rzadka sytuacja, to wierz mi, bardzo często właśnie w czasie urlopu potrafią takie sytuacje nagle wypłynąć i wtedy osoba, która cię zastępuje po prostu będzie miała problem. Więc uprzedź ją, co może się wydarzyć i co ona powinna w tej sytuacji zrobić. Nawet, jeżeli to będzie tylko przekazanie informacji, że Ty wrócisz po urlopie z jakąś informacją do tej osoby, to to już będzie, no jakaś konkretna rzecz, którą ona będzie miała zrobić i nie będzie musiała się ona nad tym zastanawiać. I warto też, tak już zupełnie na marginesie, pamiętać o tym, że ta osoba, która Cię zastępuje ma też swoje obowiązki. Więc warto podejść też z takim szacunkiem do jej pracy, aby jej tej pracy nie dokładać ponad to, co jest absolutnie niezbędne. Druga rzecz, to warto by było wylicytować, jakie rzeczy muszą zostać zrobione w czasie Twojej nieobecności. Oczywiście myślę, że nikt nie oczekuje idąc na urlop, że jakoś szczególnego tempa nabiorą sprawy podczas ich nieobecności, tylko że raczej będzie to utrzymanie takiego minimum, które powinno być dostarczone i co trzeba dostarczyć niezależnie od tego, czy Ty jesteś w pracy czy jesteś na urlopie. Więc wylistuj te rzeczy, które pop prostu muszą być zrobione i wskaż oczywiście, jak powinny być one zrobione. Jeżeli jest to osoba, która standardowo jest Twoim backupem, czyli zastępuje Cię standardowo w takich sytuacjach, to prawdopodobnie nie będziesz już musiał jej tłumaczyć, co jak krok po kroku zrobić. Ale jeżeli jest to osoba, która no nie zastępowała Cię wcześniej, jest to dla niej też nowy obszar, to warto by było przygotować dla niej instrukcje. I ja niejednokrotnie robiłam to w swojej pracy zawodowej. Albo przygotowałam takie instrukcje krok po kroku, albo wręcz nagrywałam filmiki, jak co po kolei zrobić, gdzie kliknąć, aby na przykład wygenerować jakiś raport, który no musiał być dostarczony, a na przykład nie można było tego z automatyzować tak, aby ta osoba nie czuła się zagubiona, tylko aby miała instrukcję jasną krok po kroku, co musi zrobić i aby faktycznie to dostarczyła.

Kolejny punkt, o który warto zadbać to przekaż wszystkie materiały pomocnicze do aktualnych projektów, z którymi być może ta osoba będzie musiała się zetknąć albo odpowiedzieć na jakieś pytanie, na jakaś prośbę, czy na jakiekolwiek zadanie oraz, jaki jest ich bieżący status. Tak, aby ta osoba i też Twój przełożony wiedzieli, na jakim etapie zostawiasz projekty, jakie są kolejne kroki, które mogą poczekać na Ciebie, i Ty je wykonasz, a które będziesz prosił, aby dana osoba wykonała w Twoim imieniu.

Kolejny punkt to zostaw listę wszystkich kontaktów, które mogą się przydać osobie, która będzie Cię zastępować. To jest bardzo ważne, aby ta osoba nie musiała szukać już po mailach, po innych osobach, dopytywać, jak skontaktować się z jakimś dostawcą czy jak skontaktować się z jakąś osobą, z którą Ty współpracowałeś nad tym konkretnym projektem. Zostaw jej wszystkie kontakty, maile, telefony, imię, nazwisko, stanowisko, wszystko to, co może jej być faktycznie potrzebne. Uprość jej życie maksymalnie, jak tylko się da. Dlatego, że to również przysłuży się Tobie. Im więcej pracy wykonasz w tym obszarze, im bardziej uprościsz życie tej drugiej osobie, która ma Cię zastępować, tym chętniej ona to zrobi, tym lepiej to zrobi i tym mniej pracy zostanie dla Ciebie po Twoim powrocie.

Kolejny punkt to postaraj się przewidzieć możliwy scenariusz, możliwe problemy, które wymagałyby kontaktu z Tobą podczas tego urlopu i przygotuj rozwiązania. I to jest najbardziej taki punkt, na który trzeba zwrócić największą uwagę. Dlatego że im lepiej odrobisz to zadanie, tym mniej będzie w ogóle takich pomysłów, aby się z Tobą skontaktować i wyrwać Cię z urlopu. Postaraj się przewidzieć takie typowe sytuacje, z czym ktoś może mieć problem, gdzie tylko to masz wiedzę, jak to rozwiązać. Nie zatrzymuj tej wiedzy dla siebie. Lepiej jest powiedzieć na wyrost czy opisać coś na wyrost, gdyby w razie się to wydarzyło, niż potem jednak musieć odebrać ten telefon czy maila podczas urlopu. Co dalej? Jeśli to konieczne zrób krótkie szkolenie z obsługi czy to urządzeń, czy to programów, z których być może będzie musiał skorzystać Twój zastępca. I tak, jak mówię, ja pisałam instrukcję i filmiki, Ty możesz zrobić równie dobrze szkolenie na żywo, a ta osoba może sobie zrobić notatki. Zostawiam to do Twojej decyzji, ale nie zostawiaj ludzi, którzy nie wiedzą, jak wykonać te zadania, które Ty im zlecasz.

Punkt taki duży, duży drugi punkt to jest poinformuj o urlopie. I tutaj mam na myśli absolutnie wszystkich, z którymi stale współpracujesz. Nie tylko osoby wewnątrz firmy, czyli Twoi współpracownicy, oczywiście przełożony to myślę, że wie, ale już może jego szef może nie wiedzieć. Więc warto by było też poinformować go o tym urlopie. No i oczywiście wszystkich takich dostawców usług czy osób, którym coś zlecasz, z którymi często pracujesz i które potencjalnie mogą być zainteresowane tym, że Ciebie nie będzie przez dwa czy trzy tygodnie w biurze. Więc warto się z tymi osobami odpowiednio wcześniej skontaktować. Myślę, że tutaj spokojnie wystarczą dwa tygodnie, jeżeli są to osoby, z którymi, no współpracujesz, ale jednak nie są one wewnątrz firmy. I przedstawić im po prostu plan, że w tym czasie planujesz urlop. Jeżeli byłyby jakiekolwiek tematy czy są jakieś niezałatwione tematy, nieopłacone faktury czy jakieś dokumenty, które należałoby jeszcze załatwić czy jakieś umowy, które należałoby podpisać przed Twoim urlopem, to warto by było po prostu zadbać o to teraz, bo potem może być to trudniejsze albo wręcz po prostu będą musieli poczekać dłużej na Twój powrót. Więc warto poinformować absolutnie wszystkich. Ja zawsze też wysyłam takiego maila do moich współpracowników, w których piszę, że w tym i w tym terminie po prostu mnie nie będzie. Jeżeli są jakieś tematy, w których potrzebują mnie czy to do decyzji, czy to ja muszę dostarczyć jakiś element pracy czy element projektu, którego potrzebują, a no nikt inny tego zrobić nie może albo jest to moim obowiązkiem, to proszę, aby dawali mi znać do tego i tego dnia, abym po prostu miała szansę to zrobić zanim wyjadę.

Też zawsze jasno komunikuję, że no dość niechętnie, czasem wręcz, że nie ma aż takiej nawet możliwości, aby kontaktować się ze mną w czasie urlopu, ale też z drugiej strony staram się dostarczyć wszystko to, aby w ogóle nie było takiej potrzeby. Bo to się wszystko rozbija o potrzebę. Ktoś się kontaktuje z Tobą dlatego że nie wie, co zrobić, że nie wie gdzie co znaleźć, że nie może podjąć decyzji, bo na przykład nie dałeś mu pełnomocnictwa, aby taką decyzję podjął. Więc po Twojej stronie jest zebranie tych wszystkich potencjalnych sytuacji, które wymagałyby kontaktu z Tobą podczas urlopu.

Trzeci punkt to zarządzanie maila do wiadomości. Nie wiem czy też tak macie, ale mi się nie jednokrotnie na początku mojej kariery zawodowej zdarzało, że po urlopie ja byłam zasypywana wiadomości tak zwanymi „do wiadomości”. Czyli to były takie maile, które nie wymagały ode mnie żadnej akcji, to nie było żadne zadanie, które ja miałam zrobić, tylko po prostu ktoś uznał, że powinnam o tym wiedzieć, powinnam mieć taką świadomość, że coś takiego zostało czy to ustalone, czy to ktoś zbiera jakieś opinie na jakiś temat, no i oczywiście wysłał to do mnie. I tutaj warto już tak niezależnie od urlopu, tylko tak w ogóle warto to ustalić, jakie maile „do widomości” chcesz otrzymywać, a jakie nie. Dlatego że jeżeli jakieś tematy leżą aktualnie poza Twoim zakresem obowiązków albo w ogóle Cię nie dotyczą, albo Ty nie jesteś ekspertem w tym zakresie, no i tak nie doradzisz w jakiś sensowny sposób, to warto napisać takiego maila zwrotnego, że po prostu, no nie czujesz, że jesteś faktycznie grupą docelową tego maila i że prosisz, aby takie informacje nie były wysyłane, jeżeli absolutnie nie jest to konieczne. I też warto poinformować w czasie urlopu, jeżeli dobrze wykonasz swoją pracę i przygotujesz ludzi do tego, to oni też nie będą mieli potrzeby, aby Ci pisać w kopii. Też ich uprzedź, że Ty ich zostawiasz z tymi zadaniami, to jest do zrobienia, taką mają decyzyjność, tutaj mogą samodzielnie podjąć jakąś decyzję bez pytania Ciebie o zgodę. I powiedz, o jakich wiadomościach chcesz być informowany, a o jakich nie. Dlatego że potem odkopywanie się z tych maili „do wiadomości” to często, no jest tylko stratą czasu, ponieważ większość z nich albo już jest przeterminowana, albo w ogóle nie dotyczyła Ciebie, albo tak naprawdę, no nic by się nie wydarzyło, gdybyś Ty na tej kopii nie był, a Ty tracisz czas na po prostu usuwanie tych maili, czytanie ich najpierw, a potem decydowanie co z nimi zrobić i w konsekwencji i tak je wyrzucasz do kosza albo archiwizujesz. Więc warto też uprzedzić ludzi, o czym mają Cię informować, a o czym absolutnie nie muszą. 

Czwarty punkt to deleguj zadania we właściwy sposób. No i tutaj jest to temat rzeka. Myślę nawet, aby zrobić kiedyś o tym zupełnie osobny podcast, o tym, jak pisać maile, skutecznie pisać maila, tak, aby faktycznie otrzymać szybko odpowiedź, o jaką nam chodzi. Ponieważ bardzo często widzę maile, które są tak niekompletne, że same w sobie już generują kolejne pytania i kolejne maila. I to jest zawsze wtedy, kiedy już widzimy po tym mailu, że nie ma tam pełnych informacji. Że aby ktoś mógł podjąć jakąś decyzję albo nam na coś odpisać to on i tak będzie nas musiał o coś dopytać. Starajmy się przewidywać takie informacje i dawać maksymalnie komplet tych informacji, które są potrzebne, aby uzyskać odpowiedź. I można sobie to zrobić poprzez takie zdanie sobie takiego prostego pytania, zanim klikniesz „Wyślij maila” to zastanowić się, czy ta osoba ma absolutnie wszystkie informacje, które są potrzebne, aby mi odpowiedzieć. Ja idę też w tym o krok dalej i staram się przewidzieć też takie potencjalne sytuacje, które mogą mieć miejsce w przyszłości, ale do tego przejdę za chwilę, kiedy będziemy właśnie mówić o mailach takich związanych z delegowaniem zadań.

I teraz tak, takich kilka wskazówek, którymi należy się kierować pisząc takie maile. Po pierwsze warto na samym wstępie, można to nawet pogrubić, zdefiniować problem, z jakim piszesz. Czego dotyczy mail. Konkretnie, proste zdanie. Tak, aby ułatwić też innym ludziom pracę. Tych maili dostajemy dziesiątki, a czasem nawet setki dziennie. Więc naprawdę ludzie zaczynają doceniać, kiedy ktoś w pierwszym zdaniu mówi: Ten mail dotyczy tego i tego projektu. Chodzi o to i o to. Ponieważ wystarczy jeden rzut oka i on już wie, on już jest w temacie, tak. Wie czego dotyczy, a nie musi wyłapywać to z kontekstu całego maila. I napisz, jakiego działania oczekujesz od tej osoby, do której piszesz maila. Konkretnie, czego oczekujesz w odpowiedzi zwrotnej. Nie zostawiaj tutaj jakichś niedopowiedzeń, nie licz na to, że ktoś się domyśli. Postaraj się również przewidzieć, jakie mogą być następne kroki, jakie pytania mogą się pojawić w związku z tym. I postaraj się też w tym mailu od razu zawrzeć odpowiedzi na te pytania. Zanim ta osoba w ogóle będzie miała szansę Ci je zadać, to Ty już ją wyprzedź i powiedz po prostu, jakie są potencjalne odpowiedzi. Za chwilę zrobimy przykład, to będzie to myślę jaśniejsze. Kolejno przedstaw możliwy scenariusz dalszych działań. Czyli co ta osoba mogłaby zrobić w jakiejś tam hipotetycznej sytuacji, z którą może się spotkać. Tak, aby ona nie utknęła znowuż na jakiejś sytuacji, co do której nie będzie miała pewności, jak się zachować. Bo to już znowu jest potencjalnie ten moment, w którym ktoś może chcieć złapać za słuchawkę i do Ciebie zadzwonić. Poinformuj również tę osobę, do której piszesz maila o to, w jakim zakresie ona może sama podjąć decyzję. Takie upełnomocnianie ludzi jest bardzo ważne, jeżeli idziesz na urlop. O tym jeszcze powiem później, to jest w ostatnim punkcie. Ale na etapie maila też warto dać, w jakim zakresie ta osoba może zdecydować sama i już po prostu nie wracać z tym do Ciebie po to, aby uzyskać odpowiedź, abyś Ty podjął tę decyzję. Tylko przekaż jej to pełnomocnictwo do tego, aby ona w jakimś tam zakresie mogła te decyzje podejmować i oczywiście podaj wszystkie kontakty, które mogą się okazać potrzebne do realizacji tego zadania. Ważne jest, aby ta osoba wiedziała, co ma robić nie tylko w pierwszym kroku, ale też w kolejnych krokach. Tak, żeby po prostu nie utknęła na jakimś etapie realizowania tego zadania, dlatego że ją nie doinformowałeś. I to powoduje też oprócz tego, że ta osoba wie, co ma robić, to ogranicza też liczbę maili, takich dopytujących, doprecyzowujących, ustalających, kontraktujących. Warto po prostu maksymalnie poświęcić czas na to, aby dobrze napisać te maile, aby one były jasne, aby nikt nie miał po prostu pytań, co do tego, a miał za to jasność co robić i w jakiej kolejności. I mam tutaj taki przykład takiej wiadomości. Pozwól, że przeczytam.

Aniu, proszę abyś w czasie mojej nieobecności wysłała do działu X raport Y. Raport powinien być wysłany w każdy poniedziałek do godziny 12.00. Raport jest generowany automatycznie i możesz go pobrać ze strony (tu wklejam linka). Pamiętaj, aby przed wysłaniem raportu dokonać w nim niżej wymienionych modyfikacji. I od myślnika: zmienić tytuł, dodać datę w stopce, ustawić filtry według… (i tutaj podaję konkretne wytyczne).

Jeśli napotkasz problemy związane z wygenerowaniem raportu lub jego modyfikacją, proszę skontaktuj się z osobą X (telefon i email do tej osoby). Możliwe, że pojawią się prośby o częstsze wysyłanie raportów w ostatnim tygodniu miesiąca. Jeśli tak się stanie, podejmij samodzielnie decyzję w zależności od natężenia Twojej pracy.

Pozdrawiam, Anita

I to jest przykładowy mail, który zawiera prośbę o wykonanie konkretnego zadania, z informacją, gdzie to zadanie znaleźć, kiedy ono ma być wykonane, w jakim odstępie czasu, co należy zrobić z tym zadaniem w kolejnych krokach, kiedy już wygeneruje ten raport, to co w kolejności trzeba w nim zmienić. Na jakie przeszkody ktoś może napotkać i co wtedy ma zrobić. No i kolejno, jaki jest możliwy dalszy scenariusz, to to, że być może pojawi się tu w przypadku tego hipotetycznego raportu prośba o to, aby w ostatnim tygodniu miesiąca generować je częściej, to zostawiam tutaj decyzję tej osobie, jeżeli będzie miała na to czas, patrząc na to, że no zastępuje mnie i ma też swoje obowiązki, to niech podejmie te decyzje w zależności od natężenia pracy. I taka wiadomość daje bardzo dużą szansę, oczywiście, no nie da mi 100% gwarancji, że ktoś jeszcze nie będzie miał jakichś pytań, bo też ja mogę, no nie przewidzieć wszystkich możliwych sytuacji. Ale jednak musisz przyznać, że zwiększa prawdopodobieństwo tego, że ta osoba będzie czuła, że wie co ma robić, wie, gdzie się może zwrócić o pomoc, jeśli coś pójdzie nie tak. I nie będzie miała potrzeby, aby się akurat w tym temacie ze mną kontaktować.

Kolejny, piąty punkt to autorespondery, autoodpowiedzi, nagranie być może wiadomości również na swojej sekretarce w telefonie. Jeżeli nie korzystasz z automatycznej sekretarki, ja na przykład na co dzień nie korzystam, ale włączam w okresie urlopów. Dlatego, że jeżeli dzwonią do mnie osoby, które są spoza firmy, nie wiedzą o tym, że ja jestem poza dostępem, poza w ogóle siecią, no to mogą nie wiedzieć z jakiej przyczyny ja nie odbieram. Taka oto odpowiedź od razu załatwia temat. Oczywiście autorespondery w mailach, ostatnio widziałam bardzo ciekawy przykład autorespondera, który brzmiał „Nie ma mnie w biurze.” Kropka. To wszystko. I tak w zasadzie nie wiesz kiedy wróci, czy wróci, kto go zastępuje, jak się z tą osobą skontaktować. Szukaj wiatru w polu. Nie mam pojęcia. Tak nie należy robić, to oczywiste. Ale czasem zdarzają się maile pod tytułem „Jestem poza zasięgiem, bez dostępu do skrzynki mailowej, bez dostępu do telefonu, zastępuje mnie osoba…” I Ty piszesz do tej osoby, okazuje się, że ta osoba, która teoretycznie powinna zastępować też jest na urlopie. No więc to też jest kolejny taki przykład, kiedy ten autoresponder po prostu nie spełnia swojej funkcji. A on musi wskazywać na osobę, która na pewno będzie każdego dnia w pracy w tym czasie, w którym Ty jesteś na urlopie i na pewno będzie w stanie Cię zastąpić i będzie wiedziała o tym, że Cię zastępuje. Też nie zaskakujmy w ten sposób osób, uprzedźmy, że kogoś, nawet podczas takich jednodniowych nieobecności, że kogoś wpisujemy tam, jeżeli to nie jest tak na sztywno przypisane oczywiście albo jeżeli to nie jest jakiś wyjątek od reguły, to poinformujmy tę osobę, że ona jest wskazana u nas, jako taka osoba do kontaktu. No i przekażemy jej wtedy te obowiązki. Tak że, no taka rzecz, o której teoretycznie wszyscy wiedzą, a w praktyce okazuje się, że nie do końca.

Szósty punkt to rozlicz dokumenty. I to jest coś takiego, co powinno być, jeśli byśmy ustawili to w hierarchii ważności, to chyba postawiłabym to na pierwszym miejscu. Dlatego że czasem spotykam się z tym, że ktoś z dostawców idzie na urlop, jest naszym opiekunem klienta czy taką osobą po prostu kontaktową i ta osoba idzie na urlop i na przykład mamy niepopłacone faktury, mamy niepodpisaną umowę, mam coś takiego, no co ja nie wiem z kim się kontaktować w tej sytuacji i coś musi czekać. Siłą rzeczy musi czekać na powrót tej osoby. I to jest bardzo zła sytuacja, która rzutuje też i na jakość współpracy, na poziom zaufania. Nie róbmy tego. To, że my idziemy na wakacje to nikogo nie interesuje, faktury muszą być popłacone, umowy muszą być podpisane, w dokumentach musi być porządek. I też nie zostawiajcie takiej papierkowej roboty osobom, które będą was zastępować. To jest brak szacunku. Nikt nie lubi papierkowej roboty. Myślę, że dla każdego to jest zmora i każdy najchętniej by się tego pozbył, ale jednak, no taka przyzwoitość wymaga, aby te wszystkie najgorsze tematy, rozliczanie faktur, jakakolwiek dokumentacja, którą trzeba przygotować, abyśmy to przygotowali, zamknęli temat i ewentualnie, jeżeli spodziewamy się, że coś przyjdzie w trakcie, no to wtedy poprowadzić tą osobę, co ona powinna z tą fakturą czy umową dalej zrobić, aby to znowu nie leżało i nie czekało na Twój powrót. No i ostatni punkt to jest daj niezbędne pełnomocnictwa. Jeżeli oczywiście możesz sobie na to pozwolić, bo jesteś osobą decyzyjną w jakimś obszarze, to warto by było przekazać przynajmniej cześć decyzji, umożliwić podjęcie części decyzji swojemu zastępcy. Jeżeli nie masz zastępcy i nie możesz tego scedować na zastępcę to przesuń to w górę, czy do Twojego przełożonego. Chodzi o to, aby nie wstrzymywać pracy do uzyskania Twojego podpisu. Tu oczywiście mam na myśli takie decyzji, które, no nie są strategiczne, raczej mają taki charakter operacyjny, no ale jednak decyzja to decyzja, jeśli ona jest przypisane do Ciebie, to warto by było coś z tym zrobić i ustalić na czas Twojego urlopu, kto taką decyzję może podjąć, znowuż aby nie wstrzymywać tej pracy. Zwłaszcza to będzie miało zastosowanie wbrew pozorom w takich drobnych sytuacjach, które wcale nie są jakieś strategiczne i bardzo ważne, no ale jednak one w sumie mogą złożyć się na to, że po powrocie z urlopu Ty jednak będziesz miał bardzo dużo tej pracy do nadrobienia. I to wszystkie rady, które przygotowałam. Myślę, że jeżeli je wdrożysz i jeżeli faktycznie odrobisz to zadanie domowe i przygotujesz się bardzo dobrze, najlepiej jak potrafisz do tego urlopu, to wtedy możesz z czystym sumieniem, spokojnie odłożyć laptop, zostawić go w domu, pojechać na wakacje, a na wakacjach nie myśleć o niczym innym tylko o relaksie. I jestem przekonana, że ani Twoja praca na tym nie ucierpi, bo wszystko jest zaopiekowane, każdy wie co ma robić, wie jak się nawet przygotować na sytuacje nieprzewidziane, bo Ty to przewidziałeś i przygotowałeś tą osobę. Więc z pracą jest wszystko w porządku. Ty wypoczniesz, nabierzesz sił, wrócisz z większą energią do pracy, więc to też jest tylko na plus dla Twojej przyszłej efektywności. No i będziesz mógł przede wszystkim odpocząć, zregenerować się, zmienić otoczenie i po prostu nie myśleć o pracy. Taki czas też jest bardzo potrzebny. I ja z całego serca rekomenduję Ci, aby nigdy tego nie łączyć. Jak tylko możesz przygotuj się dobrze do tego i na urlopie po prostu wypoczywaj. A gwarantuję Ci też, że ten system przygotowania przed urlopem sprawi też, że powroty będą łagodniejsze, będziesz w stanie szybciej odgrzebać z tych maili, które do Ciebie wpłyną, dlatego że siłą rzeczy będzie ich po prostu mniej, bo ludzie nie mili potrzeby takiej sytuacji, aby się z Tobą bardzo często kontaktować, co najwyżej ci, co nie wiedzieli, jak się z Tobą pracuje i że jesteś akurat na urlopie. Ale oto jest wskazówka dla Ciebie, kogo jeszcze następnym razem poinformować. Więc ten powrót do rzeczywistości też będzie łagodniejszy i ten taki efekt urlopu też, jestem przekonana, utrzyma się dłużej.

To wszystko w dzisiejszym odcinku podcastu. Mam nadzieję, że Ci się podobało. Daj mi znać, co myślisz o tych radach i czy je zastosujesz. No i jeżeli Twój urlop jest jeszcze przed Tobą, to życzę Ci, abyś po prostu wspaniale wypoczął i pełen energii wrócił do pracy, no i oczywiście do słuchania podcastów. Do zobaczenia i do usłyszenia. Cześć!

PREZENT DLA CIEBIE

Pobierz Planer Tygodniowy i poukładaj swoje życie

Skoncentrujesz się na celu

Zadbasz o swoje kluczowe obszary

Nie zboczysz z obranego kursu

Zaplanujesz czas na odnowę w 4 obszarach

SP003: Jak zorganizować pracę przed urlopem?

SP002: 6 niezawodnych sposobów, aby zacząć działać pomimo tego, że ci się nie chce

W odcinku usłyszysz:

  • Jakie są wymówki, które powstrzymują nas przed działaniem?
  • Dlaczego warto przełamywać swoją niechęć do działania?
  • Jak zarażać się energią?
  • O zasadzie tylko jedna rzecz tylko przez minutę. 
  • O działaniu pomimo emocji. 
  • Dlaczego warto myśleć o efekcie końcowym swoich działań?
  • O roli nagradzania się. 
  • Czy zawsze będzie chciało nam się działać?

Linki:

Transkrypcja nagrania:

Cześć! Witaj w drugim odcinku podcastu „Strefa Produktywności”. Ja nazywam się Anita Kowalska i w dzisiejszym odcinku podzielę się z Tobą sześcioma moimi sprawdzonymi sposobami na to, jak zacząć działać nawet wtedy, kiedy bardzo Ci się nie chce. Myślę, że jest to temat, który każdy z nas zna aż za dobrze, dlatego, jeżeli jesteś ciekaw, jakie to są sposoby, to zapraszam Cię do wysłuchania audycji.

Jako trener efektywności osobistej bardzo często spotykam się z różnymi wymówkami, które powstrzymują nas przed działaniem. Najczęściej jest to oczywiście: „Nie mam czasu” albo „Nie wiem jak”, albo „Boję się”. Ale taka wymówka, do której przyznajemy się publicznie najmniej chętnie to jest wymówka „Nie chce mi się”. Co z tym zrobić, jeżeli masz czas, aby coś zrobić, nawet wiesz co zrobić i jak to zrobić, ale powstrzymuje Cię to, że po prostu nie chce Ci się zacząć działać. I nie mówimy tu o takiej sytuacji, kiedy naprawdę nie masz do tego energii, kiedy masz za sobą ciężki dzień, albo kiedy jesteś, no już wręcz wyeksploatowany i potrzebujesz odpocząć. Nie mówimy o takich sytuacjach. Myślę, że każdy z nas dobrze wie, o jakie sytuacje chodzi. Chodzi po prostu o to, kiedy Ty wiesz, że powinieneś zrobić, ale nie bardzo Ci się chce, z różnych powodów. Dzisiaj nie o powodach, dzisiaj o rozwiązaniach. Pokażę Ci dzisiaj, opowiem Ci tak naprawdę dzisiaj o kilku moich sprawdzonych sposobach, dokładnie o sześciu, które mi pomagają przebrnąć przez ten pierwszy etap niechęci do działania. Bo oczywiście jestem również człowiekiem i tak, jak każdy mierzę się z tym, że nawet kiedy mam czas, to po prostu i tak nie działam. Dlatego, że mi się po prostu nie chce działać. I oczywiście staram się, aby tych sytuacji było jak najmniej. I te sześć sposobów najczęściej działa niezawodnie, ale oczywiście jest tam kilka procent takich sytuacji, gdzie one nie zadziałają – po prostu nie chce mi się tak bardzo, że no nie ma bata, nie robię. Ale w większości przypadków umówmy się, że w jakichś około 95% te metody działają dla mnie niezawodnie i mam nadzieję, że zadziałają również dla Ciebie. W takim razie zaczynamy.

Pierwszy punkt to jest cytat „Zacznij, to Ci się zachce”. To jest cytat ze mnie z okresu, kiedy miałam pięć lat. To już jest wręcz taka anegdota, która krąży w mojej rodzinie, ponieważ podobnie jak prawdopodobnie we wszystkich polskich albo większości polskich domów w sobotę się sprząta, to również u mnie w domu rodzinnym w soboty się zawsze sprzątało, ale oczywiście nie zawsze chciało się sprzątać. I któregoś dnia moja mama podzieliła się ze mną właśnie takim zdaniem: „Och, jak mi się nie chce dzisiaj sprzątać”, na co ja miałam jej odpowiedzieć: „Mamo zacznij, to ci się zachce”. No wówczas nie zdawałam sobie sprawy, jak mądre są to słowa. I myślę, że jak by się bliżej zastanowić to każdy z nas w którymś momencie życia już się z tym spotkał. Oczywiście nie jestem jedyną osobą, która na to wpadła. Wielu ludzi przede mną, po mnie i być może nawet w tym momencie wpada, odkrywa dokładnie tę samą zasadę, że kiedy zaczynasz działać to pojawia się energia do tego, aby to działanie dokończyć. Pojawia się chęć, pojawia się ciekawość. Mózg prawdopodobnie też chce otrzymać nagrodę za to działanie, więc sam się wkręca i pomaga nam doprowadzać pewne czynności do końca. No najważniejszy jest ten punkt, aby się przełamać na tym samym początku, aby mimo tej niechęci jednak zrobić ten pierwszy, choćby mały, ale jednak krok. Z taką właśnie świadomością, że jak zacznę, to na pewno mi się zachce. Bardzo często mam tak, że zaczynam coś tworzyć, pisać nagrywać czy to kurs online, czy to podcast, czy kolejny piszę rozdział książki, czy jakiś artykuł na bloga, czy wpis na media społecznościowe i oczywiście najczęściej też mi się nie chce. Też nie jest tak, że od razu mam wenę, aby coś napisać i od razu mam w głowie koncepcję, co tam powinno się w środku znaleźć. Ale za każdym razem powtarzam sobie to jedno zdanie: „Anita, zacznij, to ci się zachce. To może być najmniejszy krok, ale po prostu zacznij”. I wtedy zawsze mówię: „Okej, dobra, tylko zacznę czy zobaczę czy przyjdzie energia. Najwyżej, jak nie przyjdzie to nie będę tego kontynuować, daję sobie do tego prawo.” Ale najczęściej, w właśnie w 95% tak na oko ta wena czy ta chęć dokończenia zadania przychodzi i faktycznie realizuję to zadanie do końca.

Drugi mój sposób to jest DAJ SIĘ ZARAZIĆ ENERGIĄ. Nie wiem czy też tak macie, ale ja bardzo często potrzebuję troszeczkę się zarazić tą energią od kogoś innego. I najczęściej robię to na dwa sposoby. Najpierw szukam kogoś, kto działa w podobnej branży do mojej albo robi podobną czynność do mojej. Na przykład, jeżeli chcę się zmobilizować do nagrania kolejnego odcinka czy napisania kolejnego rozdziału książki, to szukam osób, które też są na tym etapie, obserwuję różne osoby, o których wiem, że one również się z tym mierzą i najczęściej w mediach społecznościowych dzielą się: „A dzisiaj napisałem tyle, a dzisiaj nagrałem kolejny, a właśnie nagrywam kurs”. I to też pokazuje: kurczę, jak fajnie, on działa, ja też bym chciała tak działać i też chciałbym mieć już kolejny efekt, kolejny etap tego celu. Więc jakby od razu automatycznie przychodzi do mnie ta energia. Kiedy widzę, że ktoś coś robi, sama nabieram energii, żeby to zrobić. I celowo faktycznie wyszukuję te osoby, które podobne cele realizują, abym mogła właśnie czerpać od nich, kiedy one i tak już się właśnie w tym celu dzielą tą swoją energią z innymi. Ludzie uczą się przez naśladownictwo, ale też inspirują się przez naśladownictwo i też zachęcają się do działania poprzez obserwowanie, jak działają inni. Więc, jeżeli wiesz, że tak to działa, to poszukaj też takich osób w twoim otoczeniu, które tak na Ciebie działają. To jest mój sposób. To działa również nie tylko w przypadku takich celów, no zawodowych czy związanych z rozwojem osobistym, ale to działa nawet w przypadku sprzątania. Kiedy bardzo mi się nie chce sprzątać, a no chciałabym mieć posprzątane, to najczęściej wtedy włączam sobie jakiś program, w którymś ktoś sprząta i automatycznie nabieram chęci do tego, aby również uporządkować swoje otoczenie. Więc naprawdę to działa, przynajmniej działa dla mnie. Daj mi znać, czy zadziała również dla Ciebie. Ale daj się zarazić energią. Jeżeli nie filmy, a masz okazję spotkać się z kimś na żywo, co do kogo masz pewność, że on na pewno realizuje jakieś ciekawe rzeczy, że jest osobą sprawczą, efektywną, energiczną, to warto się z taką osobą spotkać na kawę i dać się zarazić tej osobie tą energią. Ja też bardzo często jestem taką osobą dla innych i chcę Wam powiedzieć, że przy takiej relacji zyskują obie osoby. Zarówno ta osoba, która się dzieli, ponieważ ma odbiorcę i widzi też jego reakcję i też jest w stanie… to jest też dla niego taki dobry test, aby zobaczyć, jak ten projekt, nad którym ta osoba pracuje działa na innych, jak jest odbierany. Często sama otrzymuje jakieś informacje zwrotne, które jej się przydają. No a ta druga osoba, która jest w tej sytuacji odbiorcą ma po prostu więcej energii też się inspiruje do działania. Ja już wiele miałam takich przypadków, kiedy ktoś pod wpływem po prostu rozmów ze mną też zaczynał nowy biznes, zaczynał w ogóle jakieś zmiany w swoim życiu, zaczynał się rozwijać. Więc jest to taka fajna wymiana energii, z której ja zarówno korzystam, jako dawca i jako biorca, mówiąc już tak zupełnie kolokwialnie. Tak że daj się zarazić energią.

Punkt trzeci to TYLKO JESZCZE JEDNA RZECZ, TYLKO PRZEZ MINUTĘ. To jest najczęściej to, co sobie powtarzam, kiedy nie chce mi się zacząć działać, no ale jednak chcę, aby coś zostało zrobione. Wtedy tak celowo siebie oszukuję. Ja oczywiście wiem, że jest to ściema, ale jednak za każdym razem jakoś to działa. I powtarzam sobie: Dobra, to napiszę tylko jedno zdanie. Albo, jeżeli mam pomyć naczynia, a nadal nie mam zmywarki, to mówię sobie: Dobra, pomyję tylko talerze, tak. Oczywistym jest, że jak zacznę, że jak już się zabiorę do tej pracy z tą myślą, że dobra, tylko talerze, to i tak dokończę tą czynność, nie ma bata po prostu, aby było inaczej. Ale daję też sobie takie przyzwolenie, że jeżeli faktycznie na przykład pisząc artykuł, napiszę to pierwsze zdanie czy pierwszy akapit i dalej po prostu, no ni w prawo, ni w lewo nie pójdzie mi to, to daję sobie też takie przyzwolenie na to, że dobra, jeżeli zrobię faktycznie to przez pięć minut, zrobię tą czynność, na którą się umawiam sama ze sobą i nie pójdzie to dalej, to jestem gotowa zrezygnować. I wtedy mam, nie wiem czy jest to jakiś mechanizm, który już został opisany przez naukę, być może ma to coś wspólnego z ciałem migdałowatym, które, no nie wyczuwa tutaj jakiegoś dyskomfortu, zagrożenia, czegoś nieznajomego, to tego nie wiem. Natomiast u mnie za każdym razem to działa bezbłędnie, pomimo tego, że wiem, że jaki jest mój finalny cel, że chcę zrobić tą czynność w całości, to dając sobie takie prawo do tego, aby odpuścić jednak, pomimo tego małego, minimalnego kroku, to po prostu zawsze to działa. A w momencie, kiedy już zacznę, kiedy zrobię ten mały krok, to nagle przychodzi właśnie ochota, aby to dokończyć, przychodzi energia, przychodzi wena, przychodzi właśnie coś takiego, że po prostu chce się działać dalej, albo wręcz okazuje się, że to wcale nie było takie straszne i przez to właśnie kontynuuję dalej tą czynność. To ma dużo wspólnego właśnie z tym „Zacznij, to ci się zachce” to jest jakby taki kolejny krok. Zacznij, to ci się zachce, a zacznij po prostu od małego kroku. Więc to się ze sobą wiążę.

Punkt czwarty to ZAUWAŻ EMOCJE I DZIAŁAJ POMIMO. Kiedy przychodzi do mnie taka emocja pod tytułem nie chce mi się albo jestem zmęczona, albo, nie wiem, źle się czuję na przykład, to po prostu zauważam to, okej, jestem zmęczona, okej, nie chce mi się. To jest jakaś emocja. I staram się działać pomimo. Nie chce mi się i działam. Staram się, aby to nie było: Nie, nie chce mi się, dobra, do odpuszczam tylko: Nie chce mi się i w takim, po prostu w takiej niechęcie rozpoczynam to działanie. Staram się oddzielić emocje od akcji, czyli od działania. Ponieważ, no nigdy nie będzie tak, że zawsze mi się będzie chciało działać. Ja już to wiem, przerabiałam to już naprawdę dziesiątki, jak nie setki razy i wiem, że to jest tylko emocja. I to, że mi się nie chce jest jakimś takim nawykiem myślowym. Czymś, co często mnie powstrzymywało przed działaniem, ale jednak im częściej ja pokonuje tą niechęć, to osłabia jakby ten nawyk i coraz częściej faktycznie udaje mi się przez to przebrnąć. Nie zawsze to działa. Te parę procentów, o których mówiłam, te 5% kiedy to nie działa, to najczęściej jest przy tej metodzie. Dlatego że czasem ta emocja, to uczucie jest tak silne, że faktycznie, no przegrywam z nim, ale często staram się działać pomimo. Pomimo że mi się nie chce, ale też pomimo tego, że się czasem boję, pomimo tego, że czuję jakiś dyskomfort, pomimo tego, że faktycznie mam mało czasu, to staram się działać pomimo. I gdzieś mam z tyłu głowy zawsze to, że jeżeli chcesz osiągać swoje cele, to zawsze będziesz musiał działać pomimo czegoś. Dlatego, że no życie to jest ogólnie sztuka wyboru – to moim zdaniem najmądrzejsze co powiedziane o efektywności osobistej, choć pewnie nie mówiono o tym w tym konkretnym kontekście, że zawsze musimy dokonać jakichś wyborów. I możemy okej, dzisiaj usiąść na kanapie i będzie nam wygodnie, ale ostatecznie po roku na przykład nie zbierzemy efektów. No rok jest tu oczywiście umowny, ale chodzi o to, że to, co zasiejemy dzisiaj zbierzemy później. Jeżeli dzisiaj nic nie zasiejemy, to nic nie zbierzemy. Jeżeli źle zasiejemy, no to też źle zbierzemy. Więc zawsze staram się pomyśleć: Okej, nie chce mi się, ale działam pomimo, bo coś za tym stoi, bo wiem, że ma to sens, bo wiem, że mnie to prowadzi do moich celów. I myślę, że jest to coś, co trzeba sobie prędzej czy później wypracować, aby działać pomimo tego. To czy Ci się chce, czy Ci się nie chce na dobrą sprawę dla działania nie ma znaczenia. To jest tylko uczucie, które można po prostu zauważyć, ale działać pomimo niego.

Piąty punkt to MYŚL O EFEKCIE KOŃCOWYM. I to jest rzecz, która na mnie działa chyba najlepiej. Dlatego że jestem osobą, która planuje długoterminowo i planuje dość strategicznie i też staram się ugruntować swoje cele w takiej sieci innych celów i wiem, że praktycznie każdy cel, który realizuję czy każda czynność składa się na coś. Czynność składa się na cel, cel składa się na długoterminową strategię. I mam takie poczucie, że na końcu zobaczę tą nagrodę, o którą mi chodzi i mnie to mobilizuje. I bardzo często wiedząc, że tak funkcjonuję zaczynam właśnie z taką wizją końca, o której mówił Covey. I na przykład, jeżeli zaczynałam myśleć o tym podcaście, to absolutnie pierwszą rzeczą, którą zrobiłam było stworzenie okładki. Dlatego, że to było coś, co mogłam sobie zwizualizować, coś już takiego, co było namacalnego. I jeżeli chciałam, aby to się stało faktycznie rzeczywistością, aby ten podcast powstał, aby on tak wyglądał, aby tak, no wyglądał tak dokładnie, jak ja sobie to wyobraziłam, to ta okładka była dla mnie taką kotwicą i pomagałą mi sobie to zwizualizować. I zawsze, kiedy po prostu chciałam postawić kolejny krok, a też oczywiście były takie momenty, kiedy mi się nie chciało, to sobie mówiłam: Kurczę, ale ja chcę żeby ten podcast wyszedł, żeby on był taki konkretnie, jaki sobie zaplanowałam. I ta myśl, że w końcu przyjdzie ten dzień – dzień premiery podcastu – i to wszystko będzie dopięte na ostatni guzik tak, jak chcę, to samo w sobie mnie motywowało. Bardzo często też jest tak, że poleca się osobom, na przykład, które piszą książki, aby gdzieś na wczesnym etapie powstała okładka. Bo to już jest znowu coś, do czego Ty ostatecznie idziesz i co już możesz sobie zacząć wizualizować. I przypuszczam, że do wielu celów można stworzyć sobie taką wizualizację. Mapa marzeń mogłaby być też taką wizualizacją w szerszym kontekście, jeżeli chcesz sobie zwizualizować kilka celów czy swoich marzeń, do których w ogóle idziesz w życiu, to na pewno jest to takie narzędzie, które będzie gdzieś dodawało Ci energii do działania i przełamywania tych momentów właśnie niechęci, takiego oporu, kiedy po prostu nie chce Ci się działać, a wiesz, że powinieneś, aby ostatecznie zobaczyć na końcu drogi ten swój cel.

I kolejnym szóstym punktem to jest WYBIERZ NAGRODĘ. Za każdym razem, kiedy nie chce mi się działać i wiem, że muszę włożyć dużo energii w to, aby jednak coś zrealizować, to wybieram sobie jakąś drobną nagrodę. Albo jakąś przyjemność, którą sobie zrobię. Czasem coś sobie kupię, a czasem to jest zupełnie coś takiego w stylu: Jak nagram ten odcinek, ja napiszę ten artykuł, jak zrobię to czy tamto, to wtedy na przykład pójdę na basen, pójdę na kijki, albo pójdę do sklepu coś tam kupić, co od dawna chciałam kupić i wybiorę ten moment właśnie zaraz po. Albo zobaczę sobie jakiś serial, który chcę obejrzeć, albo przeczytam sobie jakąś książkę. Coś takiego, co nastąpi po tej czynności. Tak, aby faktycznie zmobilizować się, aby zacząć już teraz, aby jak najszybciej skończyć, aby potem móc doświadczyć tych przyjemności, które nadchodzą po pracy. Jeżeli chodzi o takie większe cele, no to oczywiście mówimy już o innych nagrodach, większych odpowiednio. Ale tak naprawdę mam taki zwyczaj, aby za każdym razem się jakoś nagradzać, aby za każdą tą czynnością stała jakaś mini nagroda w przeróżnej postaci. Tak, aby faktycznie mieć taką jeszcze dodatkową motywację do tego, aby zrobić to teraz dokładnie w tym momencie.

Tak więc podsumowując: Pierwsze to: „Zacznij, to ci się zachce”, drugie „Daj się zarazić energią osobom”. Czy to na żywo, czy to poprzez jakieś filmy video czy Insta Stories, które ktoś nagrywa właśnie w tym celu, aby Ciebie zainspirować. Po trzecie tylko jedna rzecz, tylko przez minutę. Czyli spróbuj siebie samego troszeczkę oszukać i dać sobie też przyzwolenie do tego, aby odpuścić, jeżeli faktycznie nie przyjdzie energia za tym. Ale najczęściej okazuje się, że jeżeli chcemy i zaczniemy to ta energia przychodzi i doprowadzamy tą czynność do końca. Czwarty punkt to „Zauważ emocje i działaj pomimo tego. Czyli pomimo, że mi się nie chce. Okej, zauważam, nie chce mi się, ale mimo tego to zrobię. Taki niechętny, ale to zrobię. I piąty punkt „Pomyśl o efekcie końcowym. Pomyśl, do czego ty idziesz. Jak to będzie wspaniale, kiedy to stanie się rzeczywistością. Nawet, jeżeli to ma być sprzątanie, to wyobraź sobie ten czysty, piękny, pachnący dom, który aż po prostu bije od niego harmonia i jakaś wspaniała energia, która wiąże się z tym, kiedy wspaniale posprzątasz. Pomyśl po prostu o tym, do czego Ty idziesz. Mnie ten efekt niesamowicie mobilizuje, mam nadzieję, że Ciebie też. I szósty punkt „Wybierz nagrodę”. Nawet jeżeli będzie to obejrzenie serialu, to wybierze to po wysiłku, a nie przed. Czyli jeżeli chcesz obejrzeć serial, to musisz sobie na niego najpierw zasłużyć. Czyli najpierw zrób to, co długofalowo doprowadzi Cię do twoich celów i przyniesie Ci w życiu dobre owoce, a dopiero potem postaw na rozrywkę czy… No umówmy się, że jest to rozrywka. I pamiętaj, nigdy nie będzie tak, że zawsze będzie Ci się chciało działać, że zawsze biometr będzie korzystany i zawsze wszystko będzie Ci sprzyjało, abyś tylko zrobił to zadanie, które właśnie na Ciebie czeka. Umiejętność przekonywania samego siebie czy czasami pokonywania własnej niechęci jest umiejętnością, która przyda Ci się w wielu aspektach życia. Praktycznie w każdym celu, który będziesz chciał kiedykolwiek zrealizować. Dlatego warto szukać nowych sposób. Tak naprawdę cokolwiek działa, cokolwiek jest skuteczne warto stosować, warto wypróbować. Mam nadzieję, że wypróbujesz przynajmniej jeden z tych sposobów. Oczywiście rekomenduję Ci, abyś wypróbował wszystkie i proszę Cię koniecznie, daj mi znać, jak je oceniasz, jak sprawdzają się w Twoim przypadku. A jeżeli ten odcinek podcastu Ci się podobał i chciałbyś, abym nagrywała dalej takie odcinki, to koniecznie zostaw mi ocenę w iTunes, na pewno pomoże mi to dotrzeć do nowych odbiorców. Ja już Ci dzisiaj serdecznie dziękuję i zapraszam Cię do kolejnego odcinka. Cześć!

PREZENT DLA CIEBIE

Pobierz Planer Tygodniowy i poukładaj swoje życie

Skoncentrujesz się na celu

Zadbasz o swoje kluczowe obszary

Nie zboczysz z obranego kursu

Zaplanujesz czas na odnowę w 4 obszarach