×

W odcinku usłyszysz:

Jak opanować chaos w zadaniach?
W jaki sposób zebrać zadania w jedną całość, w jednym miejscu i efektywnie nimi zarządzać?
O tym, że należy się „odgruzować”!
Czy należy rozdzielić sferę zawodową od prywatnej, żeby precyzyjniej skupić się na wyznaczonym zadaniu?
O 3 krokach, które należy podjąć, aby wydajniej pracować.
Czym jest selekcja?
Czy tylko deadline ma znaczenie?
O „długiej” i „krótkiej” liście zadań.

Linki:

Kurs Czas na Plan – http://czasnaplan.pl
Metoda GTD https://pl.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Dołącz do grupy – Strefa Produktywności:

http://bit.ly/Grupa_StrefaProduktywności

Transkrypcja nagrania

Witaj w piątym odcinku podcastu „Strefa produktywności”. Dzisiaj o tym, jak opanować chaos w zadaniach.

Któregoś dnia jedna z moich kursantek napisała do mnie tak:

„Anita, chciałam ci powiedzieć, że Twoje dwa słowa zmieniły moje życie w pracy i w domu. Jakie to słowa? Krótka lista.”

Jeśli chcesz wiedzieć, jak krótka lista może zmienić Twoje podejście do sposobu, w jaki zarządzasz swoimi zadaniami, to koniecznie wysłuchaj tego odcinka podcastu. Zapraszam.

Dzisiaj porozmawiamy sobie o tym, jak opanować chaos w zadaniach. Myślę, że jest to problem wielu osób, ponieważ kiedyś zadania napływały do nas głównie poprzez skrzynkę mailową, ewentualnie ktoś przychodził do nas osobiście i zlecał nam jakieś zadanie. Tymczasem dzisiaj te zadania spływają dosłownie zewsząd. Nie tylko z naszego maila, ale również z wszelkiej maści komunikatorów, programów do zarządzania zadaniami, no i pewnie masy jeszcze innych źródeł, nie tylko w życiu zawodowym, ale również w prywatnym. I to, co męczy dzisiaj wiele osób to to, jak zebrać te wszystkie zadania w jedną całość, najlepiej w jednym miejscu i jak nimi zarządzać, aby doprowadzać te sprawy do końca. Ponieważ czasami mamy takie wrażenie, że te sprawy ciągle napływają, a my nie nadążamy ich realizować. I oczywiście te sprawy, które do nas przychodzą, one są w różnym stopniu pilne w różnym stopniu ważne. Natomiast to nie będzie dzisiaj przedmiotem tego podcastu, jak wybierać pomiędzy zadaniami pilnymi i ważnymi. Ale przede wszystkim chciałabym Ci powiedzieć, jak zarządzić tym strumieniem zadać, aby faktycznie ten chaos opanować. I takim pierwszym krokiem, aby w ogóle móc pomyśleć o tym, aby wprowadzić porządek do swoich zadań jest przede wszystkim odgruzowanie się. Co mam na myśli? Mam na myśli przede wszystkim przejrzenie tych wszystkich źródeł, z których wpływają do Ciebie zadania. Jeżeli masz taką możliwość ograniczyć je, to byłoby idealnie, aby tych źródeł było… najlepiej jak by było jedno, ale to czasem jest niemożliwe, no to maksymalnie dwa, góra trzy źródła, z których te zadania mogą do Ciebie przychodzić. A następnie umieszczać je w jakimś godnym zaufania systemie. I pierwszy krok to jest odgruzowanie się. Zebranie absolutnie wszystkich zadań, które masz w swoim życiu. Jeżeli zostaniemy dzisiaj przy aspekcie zawodowym, to wszystkie zadania, które masz w swojej pracy, zbierz je poi prostu w jedno miejsce. Tak, jak leci, nie zastanawiając się na tym etapie, czy są to zadania ważne, czy pilne, czy powinieneś je zrobić teraz, czy jutro, czy pojutrze, czy mają datę wykonania, czy nie mają takiej daty. Po prostu najpierw je zbierz. A najczęściej wyrzuć i po prostu z głowy. Wiele osób trzyma swoje zadania nie tylko w skrzynkach mailowych, nie tylko w kalendarzach, czy w jakichś papierowych planerach, ale przede wszystkim trzyma je w swojej głowie. I to też jest powód, dla którego wiele osób czuje się przemęczonych, przygniecionych i ma takie poczucie, że no nie ogarnia tych wszystkich swoich spraw mówiąc już zupełnie kolokwialnie. Dlatego przede wszystkim wyrzuć to wszystko z głowy, przelej to najlepiej na papier, nie musisz na tym etapie szukać jeszcze jakichkolwiek programów do zarządzania zadaniami czy planerów, po prostu weź zwykłą kartkę papieru, a pewnie więcej tych kartek, może nawet i całą ryzę. Oczywiście żartuję – weź tyle, ile potrzebujesz. Po prostu wyrzuć absolutnie wszystko tak, abyś miał pewność, że nic nie zalega w Twojej głowie. I ja jestem fanem robienia takiego odgruzowania zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Dlatego że dobrze jest oddzielać te sfery, ale jeżeli chodzi o naszą głowę, to tam po prostu znajduje się wszystko i tam nie ma podziału na to, czy to jest sfera zawodowa czy prywatna. Dlatego po prostu na tym etapie wyrzuć wszystko, co chodzi Ci po głowie, co jest taką, jak to mówi David Allen, twórca metody „Getting Things Done”, otwartą pętlą. Czyli taką niezałatwioną sprawą, taką sprawą, co do której ani nie podjąłeś czy nie podjęłaś decyzji czy ją zrobisz, a już tym bardziej kiedy ją zrobisz i nie masz jakkolwiek uchwyconej tej sprawy w żadnych ze swoich systemów. Ona po prostu krąży po Twojej głowie i za jakiś czas rotacyjnie Twój umysł gdzieś Ci o tej sprawie przypomina. I to najczęściej oczywiście nie wtedy, kiedy masz możliwość się nią zająć, ale w zupełnie przypadkowych momentach. Więc wypisz to wszystko i wypisu tak długo, aż po prostu będziesz miał absolutną pewność, że już nic w Twojej głowie nie zalega. I wierz mi, jeżeli nawet już przejdzie Ci przez głowę, że to już jest wszytko, to daj sobie jeszcze trochę czasu, daj sobie 15-20 minut na to, bo być może jeszcze coś przyjdzie Ci do głowy. Pierwszy krok to jest po prostu takie oczyszczenie, zebranie, zobaczenie tego obrazu całości, ile jest tych wszystkich spraw, niedokończonych spraw w Twoim życiu. Zarówno w sferze zawodowej, jak i w sferze prywatnej. To jest pierwszy krok. I przez sprawy mam tu tak naprawdę na myśli wszystko to, co wymaga od Ciebie jakiegokolwiek działania. I na tym etapie na równi stawiam zarówno dokończenie jakiegoś projektu w pracy, jak taką sprawę, jak skoszenie trawnika w ogrodzie. Dla mnie to wszystko jest sprawa, która gdzieś krąży w Twoim umyśle. I jeżeli chcesz w którymś momencie dojść do takiego etapu, że nie myślisz o tych swoich zadaniach, tylko masz taką pewność, że one są zaopiekowane, że one są ujęte gdzieś w systemie i wierzysz, że o nich nie zapomnisz, dlatego możesz się zrelaksować i po prostu o nich nie myśleć, no to musisz je po prostu najpierw wszystkie wyrzucić na zewnątrz. Nie trzymać tych zadań w głowie. Bo to jest pierwsza rzecz, która odpowiada za to, że czujesz się psychicznie po prostu zmęczony natłokiem tych zadań. Krok drugi, kiedy już zobaczysz tą całość, zbierzesz to wszystko w jakimś jednym miejscu, to jest selekcja. I przejrzenie każdego tego zadania krok po kroku, zadanie po zadaniu, sprawa po sprawie. Tak, jak leci, bez wybierania, które lubisz bardziej, których nie lubisz bardziej. Na tym etapie jeszcze nie zastanawiasz się kiedy to zrobisz, czy to zrobisz. Znaczy nie zastanawiasz się, kiedy zrobisz, ale co to w ogóle jest. Czy to jest jakieś zadanie, czy to wymaga Twojego działania i jakiego. I starasz się zapisać na osobnej kartce wszystkie zadania. Czyli to, co ostatecznie zdecydujesz się zrobić. I robisz to według po prostu takich wytycznych. Jeżeli jest to zadanie, które ma przypisaną datę realizacji, po prostu ma jakiś termin, tak zwany deathline, to wpisujesz to od razu do kalendarza. Patrzysz na tą sprawę, widzisz ją, a to ma deathline, wpisujesz do kalendarza. Ja zawsze jeszcze proponuję zapisać drugą datę – za każdym razem, kiedy masz taki projekt, do którego musisz się w jakiś sposób przygotować, to warto jest też zapisać jeszcze jedną datę, a mianowicie, kiedy należy rozpocząć przygotowania. Dlatego że czasem samo ujęcie w kalendarzu ostatecznego terminu jest niewystarczające. Ponieważ, jeżeli natkniesz się na tą rzecz w kalendarzu w przeddzień albo wręcz w ten dzień, w który przypada termin, to czasem może to być zbyt krótki czas, aby to zadanie zrealizować. Dlatego, jeżeli jest to jakiś projekt, jest to jakieś spotkanie, do którego się musisz przygotować, a już zwłaszcza, jeżeli to jest jakiś duży projekt, typu wesele, na które się wybierasz i musisz odpowiednio wcześniej kupić i kreację i prezent, i pewne załatwić jeszcze masę innych rzeczy, no to oczywiście warto by było takie przypomnienie wpisać sobie w kalendarz odpowiednio wcześniej. Czy to tydzień wcześniej, dwa miesiące wcześniej, w zależności od tego, co to jest i jak długiego czasu potrzebujesz, aby się dobrze do tego przygotować. To też pozwoli ci dość spokojnie podchodzić do realizacji takich projektów, ponieważ wiesz, że w odpowiednim momencie Twój kalendarz Ci przypomni, natkniesz się po prostu na tą informację w kalendarzu. Wówczas, jeżeli masz takie zaufanie do swojego narzędzia, ufasz swojemu kalendarzowi, wiesz, że tam są po prostu tylko sprawdzone informacje, to możesz się wówczas zrelaksować i przestać ciągle trzymać te zadania w głowie. To oczywiście się nie stanie z dania na dzień, ale z czasem, jak będziesz to wszystko robił według tego procesu, o którym Ci zaraz powiem, to z czasem dojdziesz do tego, że przestaniesz myśleć o swoich zadaniach, bo będziesz miał pewność, że one są ujęte w jednym systemie i w odpowiednim czasie przyjdzie na nie pora. Więc każde z tych zadań patrz pod takim kątem, czy ma przypisaną datę realizacji czy nie. Jeżeli ma, to trafia do kalendarza, jeżeli nie ma, to trafia na jedną wspólną listę. Oczywiście z czasem możesz to podzielić sobie na projekty, na życie prywatne, zawodowe, ale na tym etapie najbardziej prostej wersji tego systemu wystarczy Ci po prostu jedna wspólna lista. I lecisz po kolei. Każdą rzecz bierzesz, zastanawiasz się, co to jest, czy wymaga działania, jeżeli tak, czy to działanie ma jakiś termin, no i wpisujesz to w odpowiednie miejsce. Na tym etapie też podejmujesz decyzję, że czegoś realizować na przykład nie będziesz, z różnych względów. Czasem życie się zmienia, nasze oczekiwania względem nas się zmieniają, zmieniają się nasze pomysły, cele, priorytety. Więc śmiało, jeżeli czujesz, że coś chciałeś zrobić, ale dzisiaj już to nie jest aktualne, to po prostu ważne jest to, aby sobie powiedzieć po prostu „nie będę tego realizował, wykreślam to z głowy mentalnym ołówkiem i po prostu więcej o tym nie myślę”. Jeżeli to dotyczy jakichś zobowiązań podjętych względem innych osób, no to możesz oczywiście podjąć tutaj próby renegocjacji warunków albo w ogóle spróbować się z danego zadania czy z danego projektu wymiksować, jeżeli uznasz na tym etapie, że to już nie jest dla Ciebie aktualne. Natomiast ważne jest to, żeby do każdej z tych rzeczy podjąć jakąś decyzję. Dlatego że te otwarte pętle biorą się głównie z tego, że te decyzje nie zapadły. I one po prostu Twój mózg nie wie, co z tym zrobić, więc co chwilę Ci o tym przypomina. I nie może tego po prostu uznać albo za wykonane, albo za usunięte. I jeżeli przebrniesz już przez tą listę, to oczywiście pewnie trochę potrwa, nie jest to łatwy proces, no ale nagroda też jest spora. Takie poczucie, że masz czysty umysły, takie poczucie harmonii, ale też kontroli, no myślę, że jest warte tego, aby te kilka godzin, może trochę więcej, w zależności od tego, ile tych spraw w swoim życiu masz poświęcić jednak na to. Ale dobra wiadomość jest też taka, że jeżeli zrobisz to porządnie, a następnie będziesz dbać o czystość tego systemu, no to nieprędko będziesz musiał powtórzyć ten proces. Więc warto się na pewno do tego bardzo dobrze przyłożyć. I kiedy już masz posegregowane te zadania, już oddzieliłeś to ziarno od plew i masz tylko listę zadań, kolejnych zadań, no bo te zadania, które miały termin trafiły do kalendarza, no to jesteś w sytuacji, w którą masz jedną, wielgachną listę.

I kolejnym, trzecim krokiem jest decyzja, które z tych zadań są priorytetem na następny tydzień. Tak, jak już wiesz, ja uwielbiam planowanie tygodniowe i stosuję je zawsze, również oczywiście w pracy zawodowej, nie tylko w życiu prywatnym. Dlatego dla mnie priorytet to jest to, co mam zaplanowane na ten tydzień. Jeżeli coś jest priorytetem trafia na tak zwaną „krótką listę”. Krótka lista to są zadania, które są do zrobienia w tym konkretnym tygodniu. I teraz uwaga, raz w tygodniu, ja robię to w poniedziałek rano, ale każdy inny dzień jest równie dobry, o ile jest to faktycznie raz w tygodniu, siadam i przeglądam wszystkie moje listy. Ja już dzisiaj korzystam z aplikacji do zarządzania zadaniami i tam mam to podzielone na konkretne obszary i projekty, ale mam też taki podgląd, który się nazywa „any time” i na tej konkretnej liście widzę wszystkie zadania. No i przeglądam je. I za każdym razem w każdym tygodniu zastanawiam się, które z nich wybrać do zrobienia w kolejnym tygodniu. I kieruję się tym, jakie cele mam do zrealizowania w tym tygodniu. Co muszę zrobić w najbliższej kolejności, aby te cele w konsekwencji zrealizować. Co jest kolokwialnie mówiąc u mnie w tym momencie na tapecie. I kiedy decyduję się na zrobienie jakichś zadań i wrzucenie ich na tak zwaną krótką listę, to przez cały tydzień pracuję tylko i wyłącznie na tej krótkiej liście. Ta cała długaśna lista w ogóle mnie nie interesuje. A mogę się zrelaksować pod tym kątem dlatego, że wiem, że w przyszłym tygodniu w poniedziałek rano ja znowu przejrzę tą listę i znowu podejmę decyzję, które z tej listy zadania wybiorę na kolejny tydzień. I w ten sposób funkcjonuję już od bardzo dawna i to się u mnie sprawdza świetnie. Dlatego że zwiększa się moje skupienie na tych zadaniach, które faktycznie mam do wykonania. TA lista jest realna, ponieważ za każdym razem patrzę przede wszystkim na to, ile ja faktycznie mam czasu w danym tygodniu i oczywiście odpowiednio tę listę do tego mojego czasu dostosowuję. Jeżeli wiem, że wyjeżdżam na kilka dni w delegację, to inaczej planuję niż wtedy, gdy wszystkie wieczory na przykład mam wolne i mogę sobie zaplanować więcej, na przykład w obszarze rozwoju własnego biznesu. Więc urealnienie tej listy tutaj jest bardzo ważne dla tego poczucia komfortu związanego z tym, że mogę się skupić tylko i wyłącznie na tej krótkiej liście i nie myśleć o reszcie zadań. I to też daje takie poczucie, że to jest do zrobienia.

Ponieważ, jeżeli spojrzymy faktycznie na tą jedną wielką długą listę, to można się poczuć troszeczkę przygniecionym, dlatego że, no oczywiście pojawia się pytanie, ile czasu zajmie mi wyczyszczenie tej listy. I ja już dawno odpuściłam sobie myślenie, że ta lista kiedykolwiek będzie czysta. Tylko po prostu, no cały czas wpływają nowe zadania, część realizuję, część nie. Myślę, że nigdy nie będzie takiego dnia, kiedy po prostu nie będę miała nic do zrobienia. To już by chyba oznaczało, że albo jestem na emeryturze, albo już wręcz umarłam, no bo już nie mam żadnej aktywności życiowej, już żadnego kolejnego zadania przed sobą. Więc w ogóle nie myślę o tym, żeby tą listę wyczyścić po prostu do zera, tylko bardziej myślę o tym, żeby realizować swoje cele, żeby realizować projekty, żeby je odhaczać i po prostu brać się za kolejne. Ponieważ to oznacza progres w życiu. Jeżeli to są dobrze poukładane cele, dobrze poukładane projekty, to to oznacza postęp. I na tym się koncentruję, a nie na tym, żeby doprowadzić do tego, zęby ta lista była jakaś turbo krótka albo żeby w ogóle nie było na niej zadań. Więc to pozwala mi się zrelaksować i jednocześnie skupić na tym, co mam do zrobienia, nie myśleć o całej reszcie. Ale to jest możliwe tylko wtedy, kiedy faktycznie dokonujesz co tydzień tych przeglądów, no i zastanawiasz się, które zadania wybierzesz na kolejny tydzień, no i faktycznie realizujesz te zadania, tak. No bo to żadna metoda na nic się zda, jeżeli nie będziesz tych zadań realizować. Ale z czasem jak dojdziesz do wprawy, to zobaczysz, że to świetnie posuwa wszystkie projekty na przód i taka systematyczność w tym też bardzo pomaga. Dlatego że, jeżeli działasz systematycznie, Twój umysł też się oczywiście przyzwyczaja, wyrabia Ci się nawyk i rodzi się też zaufanie do tego systemu, co oczywiście pozwala Ci faktycznie trwale wyrzucić te projekty z głowy i masz więcej czasu na to, aby myśleć o tym, co teraz robisz, o projekcie, nad którym pracujesz, a nie o tym, ile rzeczy masz jeszcze do zrobienia. Więc gorąco Ci polecam wypróbowanie krótkiej listy. To jest najprostsza z możliwych wersja systemu, którego uczę w swoim kursie „Czas na plan”. Ale już w takiej nawet okrojonej wersji ona powinna zdać świetnie egzamin. Sam fakt, że już się odgruzujesz, że zobaczysz całokształt wszystkich swoich zadań, zbierzesz je w jednym godnym zaufania systemie i co tydzień będziesz przeglądać te zadania i decydować, które zrobisz w tym tygodniu, a które nie, to już na pewno zrobi dużą różnicę. Bo już sam fakt, że będziesz mieć system, którego się będziesz trzymać już sprawi dużą różnicę i tak naprawdę upłynni sposób, w jaki będziesz zarządzał swoimi zadaniami. Tak że polecam Ci, abyś to spróbował koniecznie. Daj mi znać, jak się to spisuje u Ciebie. Moja kursantka, która napisała mi, że te dwa słowa, ta krótka lista tak bardzo zmieniły sposób, w jaki zarządza swoimi zadaniami. Napisała mi jeszcze, że w końcu przestała się bać tej długiej listy. Kiedy nie było krótkiej listy, kiedy jeszcze o niej nie wiedziała, to bała się tego sposobu zbierania wszystkich zadań w jedno miejsce i po prostu trzymania się jednej listy. A wcześniej też próbowała metody właśnie GTD – Getting Things Done Davida Allena, który właśnie uczy też tego, aby wszystko zebrać w jednym miejscu, ale jednak nie uczy tego, aby wybierać potem z tej długiej listy zadania na kolejny tydzień. I to dopiero sprawiło u niej tą różnicę, że ona faktycznie przekonała się do tej metody i zaczęła ją stosować, dlatego że miała taki spokój, że to nigdzie nie zginie, jednocześnie nie musiała pamiętać i myśleć o tej całej długiej liście zadań do zrobienia, bo koncentrowała się tylko na tym, co ma do zrobienia w kolejnym tygodniu. I to tyle w dzisiejszym odcinku podcastu. Mam nadzieję, że Ci się podobał i że wypróbujesz tę metodę. Jeżeli tak, koniecznie daj mi znać, jak się dla Ciebie sprawdza. Pozdrawiam. Cześć!