W dwóch poprzednich artykułach z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań, pokazałam ci od czego zacząć wdrożenie metody Getting Things Done autorstwa Davida Allena, jak zgromadzić, przeanalizować i uporządkować wszystkie swoje sprawy. Nadszedł czas, abyś poznał klucz do utrzymania tej metody w życiu. Bez tego kroku nie ma mowy, o skutecznym zarządzaniu zadaniami.

KROK 4 – Przegląd

Niezależnie od tego, czy twój system mieści się papierowym zeszycie, czy w najnowszej aplikacji do zarządzania zadaniami, nigdy nie odkryjesz w pełni potęgi tej metody, jeśli nie będziesz regularnie przeglądał i aktualizował swojego systemu. Zgromadzenie, przeanalizowanie i uporządkowanie spraw to jedno, ale aby utrzymać system w czystości konieczne są regularne przeglądy. Kalendarz należy przeglądać codziennie, podobnie jak listy najbliższych działań, ale już projekty, sprawy delegowane, czy odłożone na później, wystarczy przejrzeć raz w tygodniu. Przegląd wszystkich spraw, zwany przez Allena przeglądem tygodniowym polega na:

▪zaktualizowaniu statusów spraw ▪wykreśleniu spraw już załatwionych ▪dopisaniu nowych działań ▪zaktualizowaniu list

Tylko regularny przegląd zapewni ci zaufanie do własnego systemu. Jeśli twój umysł będzie miał pewność, że wszystko co zostanie zapisane w twoim osobistym systemie, nie zostanie pominięte, będzie mógł się zrelaksować i nie przypominać ci w kółko o wszystkim, co powinieneś zrobić, często w najmniej odpowiednich momentach. Wyobraź sobie jakie to będzie wspaniałe uczucie mieć czysty i zrelaksowany umysł, pełen wolnej przestrzeni, na nowe kreatywne pomysły.

KROK 5 – Wykonanie

Ostatni etap to oczywiście sukcesywne wykonywanie tego, co sobie zaplanowałeś. Według autora, wybierając zadanie do realizacji, powinieneś zwrócić uwagę na: ▪kontekst  – Co jest możliwe do zrobienia, przy uwzględnieniu fizycznych warunków, w których się znajdujesz? ▪czas do dyspozycji – Jaką ilością czasu dysponujesz, a ile czasu wymaga wykonanie danego zadania? ▪poziom energii – Ile masz energii? Czy jesteś gotów do kreatywnej pracy, czy też jedyną aktywnością jaką możesz podjąć jest coś niewymagającego zbytniej koncentracji?

Dzięki zastąpieniu dziennych list „do zrobienia”, listami następnych działań (do wykonania w najbliższym możliwym terminie) możesz zarządzać swoimi zadaniami elastycznie, dopasowując je do warunków jakie masz w danej chwili. Rodzi to jednak niebezpieczeństwo prokrestynacji i pomijania niektórych spraw, których najzwyczajniej w świecie nie lubimy. Mamy przecież możliwość wyboru, dlaczego nie wybrać najpierw tych, które najbardziej lubimy? To trochę tak jak z pudełkiem Merci, najpierw znikają czekoladki w ulubionych smakach, potem te, które są nie najgorsze, a te o smaku gorzkiej czekolady leżą długie tygodnie pokrywając się nalotem ;) Aby nie dopuścić do tego w naszym osobistym systemie zarządzania proponuję trzymać się zasady, że jeśli jakieś zadanie pozostało nietkniętę przez dwa przeglądy tygodniowe, sprawdź, czy nie za szeroko zdefiniowałeś następne działanie i natychmiast zrób pierwszy krok do jego realizacji. Nawet jeśli tym pierwszym krokiem będzie odszukanie maila, czy wykonanie telefonu. Często zwlekamy z zadaniami, za które nie wiemy jak się zabrać. A jak mówi stare powiedzenie, nawet najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku.

Podsumowanie

1. Zacznij od zgromadzenia absolutnie wszystkich materialnych rzeczy i niematerialnych spraw, które zaprzątają twoją głowę.
2. Przeanalizuj każdą z nich i podejmij decyzję, co z nią zrobisz wg załączonego schematu.
3. Uporządkuj swoje sprawy w jednym zaufanym systemie.
4. Rób regularne przeglądy.
5. Opróżniaj listy następnych działań i projektów, jeśli widzisz, że coś zalega w twoim systemie, jeszcze raz zdefiniuj najbliższe działanie i wykonaj je od razu.

Podsumowując, GTD nie jest najprostszą metodą zarządzania zadaniami na świecie. Trudno jest znaleźć kilka przypadkowych osób, które rozumieją i stosują tę metodę w identyczny sposób. Pamiętaj jednak, że to system ma służyć tobie, a nie ty systemowi. Dlatego eksperymentuj, próbuj, zmieniaj! Potraktuj tę koncepcję jako dobry punkt wyjścia do wypracowania własnego sposobu na zarządzanie przepływem zadań.