W poprzednim poście opisałam podstawowe założenia metody Getting Things Done autorstwa Davida Allena. Wspólnie zrobiliśmy pierwszy krok, polegający na zgromadzeniu wszystkich spraw zalegających w głowach oraz poznałeś zasady analizy spraw przychodzących. Teraz czas na kolejny krok. Jeśli jeszcze nie przeczytałeś wczorajszego artykułu kliknij tutaj.
KROK 3 – Porządkowanie
Kolejnym krokiem jest uporządkowanie wszystkich spraw, które zebraliśmy i przeanalizowaliśmy w jeden spójny system. W tym celu konieczny jest wybór odpowiedniego narzędzia, takiego jak np. organizer, program, czy aplikacja do zarządzania zadaniami, w którym będziesz przechowywać wszystkie niezbędne informacje. Tak naprawdę każde miejsce inne niż twoja głowa jest dobre. Ważne, aby było to miejsce, do którego będziesz często zaglądać, a co za tym idzie będziesz mieć pewność, że informacje tam zapisane nie zostaną zapomniane. W praktyce najważniejsze jest zaufanie do swojego systemu oraz przyjemność użytkowania, która zwiększa szanse na trwałą implementację tej metody.
Ja korzystam z tradycyjnego organizera marki Filofax zawierającego kalendarz, oraz zakładki: działania, oczekujące, projekty, kiedyś/może oraz notatnik z czystymi kartkami. Wybrałam tę metodę ponieważ lubię pisać i rysować oraz zawsze mieć dostęp do mojego systemu.
Poniżej znajdziesz 5 wskazówek jak uporządkować swoje sprawy i nimi zarządzać:
Po pierwsze stwórz własną SKRZYNKĘ SPRAW PRZYCHODZĄCYCH, do której będą trafiać wszystkie twoje sprawy. Najprawdopodobniej będzie ich więcej niż jedna, uważaj jednak, aby nie było ich zbyt wiele. Zwykle wystarczają 4 skrzynki:
▪mailowa –służbowa ▪mailowa – prywatna ▪taca na dokumenty w biurze ▪taca na dokumenty w domu.Po drugie zrezygnuj z list zadań dziennych i umieszczaj wszystkie NASTĘPNE DZIAŁANIA na jednej liście, lub kilku listach podzielonych wg kontekstu, jaki jest potrzebny do ich wykonania. Najpopularniejsze konteksty to:
▪biuro ▪dom ▪przy komputerze ▪na mieście ▪telefon itp.Chodzi o to, abyś grupował zadania wg kontekstu i kiedy akurat jesteś na mieście, mógł wyjąć lub otworzyć gotową listę rzeczy, które możesz przy okazji załatwić. Albo czekając w kolejce do lekarza wyjąć komputer i wykonać jakieś zadania wymagające jedynie dostępu do komputera. Takie podejście do sprawy służy efektywnemu wykorzystaniu czasu i uwalnia nas od wciąż przesuwanych na następnych dzień list zadań do zrobienia.
Po trzecie, zdaniem Allena KALENDARZ jest święty, wszystko co do niego wpiszesz: albo wydarzy się w ustalonym terminie, albo nie wydarzy się wcale. Dlatego wpisuj do niego tylko 3 kategorie spraw:
▪działania, które musisz podjąć w konkretnym dniu, w konkretnych godzinach np. spotkania
▪działania, które musisz podjąć konkretnego dnia, ale o dowolnej porze np. telefon do przyjaciela
▪informacje, które musisz uzyskać danego dnia, lub które tego dnia będą użyteczne, np. informacja o rozpoczęciu przedsprzedaży biletów na koncert.
Po czwarte stwórz folder, listę lub teczkę na sprawy, które w tym momencie nie wymagają żadnych d ziałań, ale chcesz je trzymać do wglądu, możesz je umieścić albo pod nazwą KIEDYŚ/MOŻE, albo w zbiorze spraw NA PÓŹNIEJ.
▪Sprawy kiedyś/może to swoisty „parking dla projektów”, powinno się tu znaleźć wszystko to, co możesz chcieć zrobić w bliżej nieokreślonej przyszłości jak np. lot balonem, kurs tańca, przeczytanie konkretnej książki lub obejrzenie filmu.▪Z kolei pod określeniem „sprawy na później”, kryją się rzeczy, o których nie chcesz teraz pamiętać, ale chcesz sobie o nich przypomnieć w odpowiednim momencie. Może to być notatka w kalendarzu, lub mail wysłany z datą przyszłą, który konkretnego dnia przypomni Ci, że w ciągu miesiąca musisz rozliczyć podatek PIT. Allen przekonuje również do swojego systemu 43 teczek, 12 z nazwami miesięcy i 31 z dniami miesiąca,
codziennie wyjmujesz teczkę odpowiadającą aktualnej dacie i wyciągasz z niej wiadomość jaką sobie zostaiłeś wcześniej np. przypomnienie o podróży służbowej, agendę na zbliżające się spotkanie itp. Szczerze powiem, że jest to jedyny element systemu, który nie został ze mną na dłużej. W praktyce okazało się, że wolę takie przypomnienia notować w kalendarzu.Po piąte stwórz własne ARCHIWUM, w którym będziesz trzymał dokumenty i materiały pomocnicze. Autor GTD namawia do umieszczania dokumentów i materiałów w zwykłych papierowych teczkach ułożonych alfabetycznie, z których każda jest opisana wg schematu np. BLOG_pomysły, BLOG_posty, BLOG_materiały pomocnicze. Za narzędzie równie niezbędne jak zszywacz uznaje on metkownicę, dzięki której system zyskuje na estetyce i przejrzystości. Ten element systemu wdrożyłam jako ostatni i po czasie przyznaję, że ma on sens i bardzo skraca czas potrzebny na znalezienie potrzebnych dokumentów. Główny plusem jest powtarzalna logika ułożenia dokumentów w archiwum, co rodzi poczucie porządku i kontroli. Tę samą zasadę możemy zastosować w archiwach elektronicznych. Dzięki zapisywaniu nazw plików wg powyższej zasady, nasze archiwum przestanie przypominać rosyjskie matrioszki. Zamiast folderów w folderach zyskamy przejrzyste archiwum o płaskiej strukturze, dzięki czemu zaoszczędzimy czas potrzebny na odszukanie plików.
W ostatnim artykule z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań, zajmiemy się najbardziej newralgicznym punktem utrzymania systemu GTD, jakim jest przegląd tygodniowy czytaj dalej ->
A jeśli coś nie jest dokumentem ani mailem, np. Coś Ci przyszło do głowy to wpisujesz od razu we właściwe miejsce, bez żadnej przychodzącej „skrzynki”?
Dokładnie tak :)
Czyli wpisujemy do kalendarza tylko pewne rzeczy. Rozumiem, że celem jest to, żeby tam było niewiele wpisów, więc jeśli chcemy coś zrobić danego dnia, a już nic nie ma w kalendarzu, to żeby sięgać po te z list tygodniowych i czuć się spokojnym, że mogę, ale nie muszę tego dziś robić?
Oczekujące:
1. Wpisujesz tam rzeczy, które mogą się wyjaśnić za godzinę np.? Teoretycznie dobrze wpisać, żeby nie zalegało w głowie, ale mam jakiś opór przed „marnowaniem” miejsca.
2. Czy dzielisz te oczekujące na jakieś kategorie? Np. oczekujące z pracy, prywatne, domowe?
3. Zawsze mówisz komuś, kiedy go zapytasz o te oczekujące, kiedy spodziewasz się odpowiedzi? Np. w pracy to OK, ale jakieś prywatne czy pół-prywatne sprawy?
4. Jeśli czekam na odp. w sprawie, która rozwiąże się za pół roku, to jakoś to zaznaczyć na tej liście?
Kalendarz:
1. Jeśli wiem, że coś będzie mniej wiecej za pół roku, to wpisać to w kalendarz na grudzień z grubsza czy na kiedyś/może?
Celem jest to, aby w kalendarzu znalazły się absolutnie wszystkie sprawy, które powinny się tam znaleźć (spotkania, informacje potrzebne konkretnego dnia, zadania konieczne do wykonania konkretnego dnia, przypomnienia) i nic więcej. Zadań z list następnych działań nie musisz zrobić dziś, czy jutro – zadania z konkretnym terminem znajdują się w kalendarzu. Na liście następnych zdań znajdują się zadania do zrobienia w najbliższym, możliwym terminie.
Oczekujące:
1.Wpisuję tam wszystkie zadania, nie raz było tak, że coś się miało wyjaśnić za godzinę, ale gdzieś utknęło i ostatecznie wróciło za tydzień :)
2.Cały mój system dzielę na prywatny i zawodowy, dotyczy to też zadań w kategorii oczekujące.
3.Sprawy prywatne, też mają terminy, staram się na nie umawiać, ale jeśli z jakiegoś powodu się nie umówiłam, to wpisuję datę kiedy się przypomnę w temacie. Ważne, żeby na początku ustalić, czy dana osoba na pewno zajmie się ta sprawą, żeby nie czekać na próżno.
4.Sprawę z półrocznym terminem, też zapisałabym na tej liście, to termin jak każdy inny :)
Kalendarz:
1.Do kalendarza :)
Mam poczucie jednak pewnego niedowierzania, gdy czytam o tak dużym udziale papierowych dokumentów i fizycznych archiwów.
Polecam, na ile to możliwe, stosować do archiwizacji dysk google albo aplikację Evernote. Wiele dokumentów można tam wrzucić w formie skanu, a oryginału się pozbyć na trwałe.
Archiwizacja elektroniczna pozwala najczęściej szybciej coś znaleźć, łatwiej zmieniać ułożenie różnych treści po jakimś czasie, fizycznie nie zajmuje to miejsca, przestrzeni, nie waży, w końcu jest dostępne w każdym miejscu z dostępem do internetu ( o ile archiwum jest w chmurze).
Na potrzeby prywatne jak najbardziej, ale w firmach – zwłaszcza w dużych korporacjach – przechodzenie na archiwa elektroniczne jeszcze potrwa. Ostatnio nawet zderzyłam się z sytuacją, gdzie w firmie wprowadzono system elektronicznej archiwizacji,a le na potrzeby kontroli trzeba było wszystko wydrukować i był problem :)