W odcinku usłyszysz:
- Od czego zaczynamy przygotowanie do urlopu?
- Jak przygotować osobę, która będzie nas zastępować podczas naszej nieobecności w firmie?
- Co możesz przewidzieć przed urlopem?
- Dlaczego należy poinformować swoich współpracowników o urlopie?
- Jak zarządzać mailami do wiadomości?
- Jak delegować zadania we właściwy sposób?
- O autoresponderach.
- O rozliczaniu dokumentów przed urlopem.
- Dlaczego dawanie pełnomocnictw jest ważne?
Linki:
- Anita Kowalska – https://anitakowalska.pl
Transkrypcja nagrania:
Dzisiejszy, trzeci odcinek podcastu „Strefa produktywności” będzie o tym, jak dobrze zorganizować swoją pracę przed urlopem tak, aby wyjeżdżając na urlop móc się nim cieszyć i w pełni zrelaksować, zamiast nerwowo przeglądać swoją skrzynkę mailową i myśleć o pracy. Aby tak się stało należy się do tego dobrze przygotować. I o tym jest dzisiejszy odcinek. Zapraszam.
W swojej pracy zawodowej widziałam już wiele strategii na urlop, wiele sposobów na to, jak pogodzić pracę i odpoczynek. Są tacy, którzy w czasie urlopu przyjmują taką strategię, że przynajmniej raz dziennie sprawdzają swoją skrzynkę mailową i nawet, jeżeli nie odpisują na żadne maile, to przynajmniej twierdzą, że w ten sposób są na bieżąco. Widzą, jakie sprawy wpływają, co ich czeka po urlopie. I też często słyszę takie zdanie, że to pozwala im się oswoić tak psychicznie z tym, co ich czeka, kiedy tylko wrócą do pracy. I wtedy nie są zaskoczeni i podobno jest im łatwiej w taki sposób wracać do pracy. Są też tacy, którzy podczas urlopu pracują. To często dotyczy managerów, którzy mają nieregulowany czas pracy i teoretycznie cały czas są w pracy, przynajmniej tak twierdzą. I tak naprawdę nigdy się nie wyłączają. Jeżeli jest coś pilnego, to niezależnie od tego czy ta osoba jest na urlopie czy nie odpisuje, podpisuje, zatwierdza. I tak naprawdę nawet zespół wówczas nie wie, jak ma podejść do tej sytuacji, czy traktować tą osobę jakby była w pracy, czy jednak okazać jakąś powściągliwość i powstrzymać się od wysyłania jej maili czy próśb o jakiekolwiek akceptacje. No i oczywiście są osoby, do których ja należę, które jadąc na urlop zostawiają swój komputer służbowy w domu, komórkę służbową również zostawiają w domu, ale zanim wyjadą dobrze się do tego przygotowują. Tak, aby nic nie zaskoczyło ludzi, którzy mnie zastępują. I tymi sposobami chciałam się dzisiaj z Tobą podzielić tak, abyś mógł faktycznie wypocząć w czasie swojego urlopu. Jeżeli jesteś pracownikiem etatowym, to te rady najbardziej, myślę, będą dla Ciebie pożyteczne, ponieważ one najbardziej będą pasowały do takiej pracy na etacie. Natomiast, jeżeli jesteś przedsiębiorcą to prawdopodobnie część z nich również będziesz w stanie wykorzystać przed urlopem. Chociaż wiem, że w przypadku przedsiębiorców trudno mówić o urlopie bez myślenia takiego całkowitego o pracy. Natomiast, jeżeli jesteś pracownikiem etatowym, to w ciągu roku masz maksymalnie 26 dni urlopu, więc dobrze by było, abyś faktycznie ten czas wykorzystał na porządny urlop. Jeżeli tylko się da, jeżeli tylko polityka w Twojej firmie jest taka, że możesz wziąć trzy tygodnie urlopu, to serdecznie Ci to polecam, ale pod takim warunkiem, że dobrze się do tego przygotujesz.
Od czego zacząć? Pierwszym i najważniejszym punktem przygotowania swojej pracy przed urlopem jest przygotowanie zastępcy. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy z nas ma takiego zastępcę, chociaż powinno być tak, że każde stanowisko ma jakąś osobę, która w razie potrzeby, czy to właśnie urlopu, ale czy też jakiejś niespodziewanej choroby, czy też zwolnienia, które nie było jakoś wcześniej planowane będzie w stanie przynajmniej część obowiązku przejąć. Czasami jest to kilka osób. Jeżeli dana osoba ma dość szeroki zakres stanowiska, to prawdopodobnie będą to czasem dwie albo trzy osoby, które gdzieś mogą pokryć te obszary, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Więc po pierwsze ustal, kto będzie zastępował Cię w czasie urlopu i przygotuj dobrze tę osobę. Jeżeli jest to kilka osób, to oczywiście każdą z nich przygotuj w tym zakresie, za które ona będzie odpowiadać. Ważne jest to, aby zacząć te przygotowania dużo wcześniej. W większości firm urlopy planuje się nawet rok wcześniej, a na pewno kilka miesięcy wcześniej, więc to, że Ty idziesz na urlop w lipcu czy w sierpniu nie powinno być dla nikogo zaskoczeniem. I te osoby, z którymi stale współpracujesz powinny doskonale zdawać sobie z tego sprawę, tak, aby miały czas reakcji, aby mogły zareagować, aby mogły przyjść do ciebie z jakimś tematem, na którym im bardzo zależy i potrzebują na przykład Twojej decyzji czy Twojego wkładu w jakieś zadanie zanim ty na ten urlop pójdziesz. W takim razie dobrze by było im o tym urlopie przypomnieć. Myślę, że taki optymalny czas to jest trzy, minimum dwa tygodnie przed urlopem. Warto za każdym razem, kiedy już planujesz sobie urlop, kiedy masz zgodę pracodawcy na to, aby w danym konkretnym terminie pójść na urlop, od razu zapisać sobie w kalendarzu na trzy tygodnie przed taką notatkę przypominającą, aby zacząć przygotowania do urlopu. I co tutaj mam na myśli? Jeżeli masz już te osoby wytypowane, a jeżeli nie masz to porozmawiaj koniecznie ze swoim przełożonym, aby takie osoby wskazał, ponieważ, no ktoś musi cię zastępować, ta praca nie może leżeć i czekać na Twój powrót. Więc jeżeli już się ustalisz, to przede wszystkim przygotuj dla nich materiały. Największa praca w tym obszarze jest po Twojej stronie. Co warto przygotować? Po pierwsze na pewno warto spisać wszystkie potencjalne sytuacje, które mogą się pojawić w czasie Twojej nieobecności. Napisz też, jakie jest właściwe postepowanie w każdej z tych sytuacji. Chodzi o to, aby osoba, która Cię zastępuje nie była zaskoczona jakąś sytuacją. Ty oczywiście, jako osoba, która… pracujesz w tym zakresie obowiązku każdego dnia, jesteś najlepiej zorientowany i wiesz, co potencjalnie może się wydarzyć. Nawet, jeżeli jest to taka rzadka sytuacja, to wierz mi, bardzo często właśnie w czasie urlopu potrafią takie sytuacje nagle wypłynąć i wtedy osoba, która cię zastępuje po prostu będzie miała problem. Więc uprzedź ją, co może się wydarzyć i co ona powinna w tej sytuacji zrobić. Nawet, jeżeli to będzie tylko przekazanie informacji, że Ty wrócisz po urlopie z jakąś informacją do tej osoby, to to już będzie, no jakaś konkretna rzecz, którą ona będzie miała zrobić i nie będzie musiała się ona nad tym zastanawiać. I warto też, tak już zupełnie na marginesie, pamiętać o tym, że ta osoba, która Cię zastępuje ma też swoje obowiązki. Więc warto podejść też z takim szacunkiem do jej pracy, aby jej tej pracy nie dokładać ponad to, co jest absolutnie niezbędne. Druga rzecz, to warto by było wylicytować, jakie rzeczy muszą zostać zrobione w czasie Twojej nieobecności. Oczywiście myślę, że nikt nie oczekuje idąc na urlop, że jakoś szczególnego tempa nabiorą sprawy podczas ich nieobecności, tylko że raczej będzie to utrzymanie takiego minimum, które powinno być dostarczone i co trzeba dostarczyć niezależnie od tego, czy Ty jesteś w pracy czy jesteś na urlopie. Więc wylistuj te rzeczy, które pop prostu muszą być zrobione i wskaż oczywiście, jak powinny być one zrobione. Jeżeli jest to osoba, która standardowo jest Twoim backupem, czyli zastępuje Cię standardowo w takich sytuacjach, to prawdopodobnie nie będziesz już musiał jej tłumaczyć, co jak krok po kroku zrobić. Ale jeżeli jest to osoba, która no nie zastępowała Cię wcześniej, jest to dla niej też nowy obszar, to warto by było przygotować dla niej instrukcje. I ja niejednokrotnie robiłam to w swojej pracy zawodowej. Albo przygotowałam takie instrukcje krok po kroku, albo wręcz nagrywałam filmiki, jak co po kolei zrobić, gdzie kliknąć, aby na przykład wygenerować jakiś raport, który no musiał być dostarczony, a na przykład nie można było tego z automatyzować tak, aby ta osoba nie czuła się zagubiona, tylko aby miała instrukcję jasną krok po kroku, co musi zrobić i aby faktycznie to dostarczyła.
Kolejny punkt, o który warto zadbać to przekaż wszystkie materiały pomocnicze do aktualnych projektów, z którymi być może ta osoba będzie musiała się zetknąć albo odpowiedzieć na jakieś pytanie, na jakaś prośbę, czy na jakiekolwiek zadanie oraz, jaki jest ich bieżący status. Tak, aby ta osoba i też Twój przełożony wiedzieli, na jakim etapie zostawiasz projekty, jakie są kolejne kroki, które mogą poczekać na Ciebie, i Ty je wykonasz, a które będziesz prosił, aby dana osoba wykonała w Twoim imieniu.
Kolejny punkt to zostaw listę wszystkich kontaktów, które mogą się przydać osobie, która będzie Cię zastępować. To jest bardzo ważne, aby ta osoba nie musiała szukać już po mailach, po innych osobach, dopytywać, jak skontaktować się z jakimś dostawcą czy jak skontaktować się z jakąś osobą, z którą Ty współpracowałeś nad tym konkretnym projektem. Zostaw jej wszystkie kontakty, maile, telefony, imię, nazwisko, stanowisko, wszystko to, co może jej być faktycznie potrzebne. Uprość jej życie maksymalnie, jak tylko się da. Dlatego, że to również przysłuży się Tobie. Im więcej pracy wykonasz w tym obszarze, im bardziej uprościsz życie tej drugiej osobie, która ma Cię zastępować, tym chętniej ona to zrobi, tym lepiej to zrobi i tym mniej pracy zostanie dla Ciebie po Twoim powrocie.
Kolejny punkt to postaraj się przewidzieć możliwy scenariusz, możliwe problemy, które wymagałyby kontaktu z Tobą podczas tego urlopu i przygotuj rozwiązania. I to jest najbardziej taki punkt, na który trzeba zwrócić największą uwagę. Dlatego że im lepiej odrobisz to zadanie, tym mniej będzie w ogóle takich pomysłów, aby się z Tobą skontaktować i wyrwać Cię z urlopu. Postaraj się przewidzieć takie typowe sytuacje, z czym ktoś może mieć problem, gdzie tylko to masz wiedzę, jak to rozwiązać. Nie zatrzymuj tej wiedzy dla siebie. Lepiej jest powiedzieć na wyrost czy opisać coś na wyrost, gdyby w razie się to wydarzyło, niż potem jednak musieć odebrać ten telefon czy maila podczas urlopu. Co dalej? Jeśli to konieczne zrób krótkie szkolenie z obsługi czy to urządzeń, czy to programów, z których być może będzie musiał skorzystać Twój zastępca. I tak, jak mówię, ja pisałam instrukcję i filmiki, Ty możesz zrobić równie dobrze szkolenie na żywo, a ta osoba może sobie zrobić notatki. Zostawiam to do Twojej decyzji, ale nie zostawiaj ludzi, którzy nie wiedzą, jak wykonać te zadania, które Ty im zlecasz.
Punkt taki duży, duży drugi punkt to jest poinformuj o urlopie. I tutaj mam na myśli absolutnie wszystkich, z którymi stale współpracujesz. Nie tylko osoby wewnątrz firmy, czyli Twoi współpracownicy, oczywiście przełożony to myślę, że wie, ale już może jego szef może nie wiedzieć. Więc warto by było też poinformować go o tym urlopie. No i oczywiście wszystkich takich dostawców usług czy osób, którym coś zlecasz, z którymi często pracujesz i które potencjalnie mogą być zainteresowane tym, że Ciebie nie będzie przez dwa czy trzy tygodnie w biurze. Więc warto się z tymi osobami odpowiednio wcześniej skontaktować. Myślę, że tutaj spokojnie wystarczą dwa tygodnie, jeżeli są to osoby, z którymi, no współpracujesz, ale jednak nie są one wewnątrz firmy. I przedstawić im po prostu plan, że w tym czasie planujesz urlop. Jeżeli byłyby jakiekolwiek tematy czy są jakieś niezałatwione tematy, nieopłacone faktury czy jakieś dokumenty, które należałoby jeszcze załatwić czy jakieś umowy, które należałoby podpisać przed Twoim urlopem, to warto by było po prostu zadbać o to teraz, bo potem może być to trudniejsze albo wręcz po prostu będą musieli poczekać dłużej na Twój powrót. Więc warto poinformować absolutnie wszystkich. Ja zawsze też wysyłam takiego maila do moich współpracowników, w których piszę, że w tym i w tym terminie po prostu mnie nie będzie. Jeżeli są jakieś tematy, w których potrzebują mnie czy to do decyzji, czy to ja muszę dostarczyć jakiś element pracy czy element projektu, którego potrzebują, a no nikt inny tego zrobić nie może albo jest to moim obowiązkiem, to proszę, aby dawali mi znać do tego i tego dnia, abym po prostu miała szansę to zrobić zanim wyjadę.
Też zawsze jasno komunikuję, że no dość niechętnie, czasem wręcz, że nie ma aż takiej nawet możliwości, aby kontaktować się ze mną w czasie urlopu, ale też z drugiej strony staram się dostarczyć wszystko to, aby w ogóle nie było takiej potrzeby. Bo to się wszystko rozbija o potrzebę. Ktoś się kontaktuje z Tobą dlatego że nie wie, co zrobić, że nie wie gdzie co znaleźć, że nie może podjąć decyzji, bo na przykład nie dałeś mu pełnomocnictwa, aby taką decyzję podjął. Więc po Twojej stronie jest zebranie tych wszystkich potencjalnych sytuacji, które wymagałyby kontaktu z Tobą podczas urlopu.
Trzeci punkt to zarządzanie maila do wiadomości. Nie wiem czy też tak macie, ale mi się nie jednokrotnie na początku mojej kariery zawodowej zdarzało, że po urlopie ja byłam zasypywana wiadomości tak zwanymi „do wiadomości”. Czyli to były takie maile, które nie wymagały ode mnie żadnej akcji, to nie było żadne zadanie, które ja miałam zrobić, tylko po prostu ktoś uznał, że powinnam o tym wiedzieć, powinnam mieć taką świadomość, że coś takiego zostało czy to ustalone, czy to ktoś zbiera jakieś opinie na jakiś temat, no i oczywiście wysłał to do mnie. I tutaj warto już tak niezależnie od urlopu, tylko tak w ogóle warto to ustalić, jakie maile „do widomości” chcesz otrzymywać, a jakie nie. Dlatego że jeżeli jakieś tematy leżą aktualnie poza Twoim zakresem obowiązków albo w ogóle Cię nie dotyczą, albo Ty nie jesteś ekspertem w tym zakresie, no i tak nie doradzisz w jakiś sensowny sposób, to warto napisać takiego maila zwrotnego, że po prostu, no nie czujesz, że jesteś faktycznie grupą docelową tego maila i że prosisz, aby takie informacje nie były wysyłane, jeżeli absolutnie nie jest to konieczne. I też warto poinformować w czasie urlopu, jeżeli dobrze wykonasz swoją pracę i przygotujesz ludzi do tego, to oni też nie będą mieli potrzeby, aby Ci pisać w kopii. Też ich uprzedź, że Ty ich zostawiasz z tymi zadaniami, to jest do zrobienia, taką mają decyzyjność, tutaj mogą samodzielnie podjąć jakąś decyzję bez pytania Ciebie o zgodę. I powiedz, o jakich wiadomościach chcesz być informowany, a o jakich nie. Dlatego że potem odkopywanie się z tych maili „do wiadomości” to często, no jest tylko stratą czasu, ponieważ większość z nich albo już jest przeterminowana, albo w ogóle nie dotyczyła Ciebie, albo tak naprawdę, no nic by się nie wydarzyło, gdybyś Ty na tej kopii nie był, a Ty tracisz czas na po prostu usuwanie tych maili, czytanie ich najpierw, a potem decydowanie co z nimi zrobić i w konsekwencji i tak je wyrzucasz do kosza albo archiwizujesz. Więc warto też uprzedzić ludzi, o czym mają Cię informować, a o czym absolutnie nie muszą.
Czwarty punkt to deleguj zadania we właściwy sposób. No i tutaj jest to temat rzeka. Myślę nawet, aby zrobić kiedyś o tym zupełnie osobny podcast, o tym, jak pisać maile, skutecznie pisać maila, tak, aby faktycznie otrzymać szybko odpowiedź, o jaką nam chodzi. Ponieważ bardzo często widzę maile, które są tak niekompletne, że same w sobie już generują kolejne pytania i kolejne maila. I to jest zawsze wtedy, kiedy już widzimy po tym mailu, że nie ma tam pełnych informacji. Że aby ktoś mógł podjąć jakąś decyzję albo nam na coś odpisać to on i tak będzie nas musiał o coś dopytać. Starajmy się przewidywać takie informacje i dawać maksymalnie komplet tych informacji, które są potrzebne, aby uzyskać odpowiedź. I można sobie to zrobić poprzez takie zdanie sobie takiego prostego pytania, zanim klikniesz „Wyślij maila” to zastanowić się, czy ta osoba ma absolutnie wszystkie informacje, które są potrzebne, aby mi odpowiedzieć. Ja idę też w tym o krok dalej i staram się przewidzieć też takie potencjalne sytuacje, które mogą mieć miejsce w przyszłości, ale do tego przejdę za chwilę, kiedy będziemy właśnie mówić o mailach takich związanych z delegowaniem zadań.
I teraz tak, takich kilka wskazówek, którymi należy się kierować pisząc takie maile. Po pierwsze warto na samym wstępie, można to nawet pogrubić, zdefiniować problem, z jakim piszesz. Czego dotyczy mail. Konkretnie, proste zdanie. Tak, aby ułatwić też innym ludziom pracę. Tych maili dostajemy dziesiątki, a czasem nawet setki dziennie. Więc naprawdę ludzie zaczynają doceniać, kiedy ktoś w pierwszym zdaniu mówi: Ten mail dotyczy tego i tego projektu. Chodzi o to i o to. Ponieważ wystarczy jeden rzut oka i on już wie, on już jest w temacie, tak. Wie czego dotyczy, a nie musi wyłapywać to z kontekstu całego maila. I napisz, jakiego działania oczekujesz od tej osoby, do której piszesz maila. Konkretnie, czego oczekujesz w odpowiedzi zwrotnej. Nie zostawiaj tutaj jakichś niedopowiedzeń, nie licz na to, że ktoś się domyśli. Postaraj się również przewidzieć, jakie mogą być następne kroki, jakie pytania mogą się pojawić w związku z tym. I postaraj się też w tym mailu od razu zawrzeć odpowiedzi na te pytania. Zanim ta osoba w ogóle będzie miała szansę Ci je zadać, to Ty już ją wyprzedź i powiedz po prostu, jakie są potencjalne odpowiedzi. Za chwilę zrobimy przykład, to będzie to myślę jaśniejsze. Kolejno przedstaw możliwy scenariusz dalszych działań. Czyli co ta osoba mogłaby zrobić w jakiejś tam hipotetycznej sytuacji, z którą może się spotkać. Tak, aby ona nie utknęła znowuż na jakiejś sytuacji, co do której nie będzie miała pewności, jak się zachować. Bo to już znowu jest potencjalnie ten moment, w którym ktoś może chcieć złapać za słuchawkę i do Ciebie zadzwonić. Poinformuj również tę osobę, do której piszesz maila o to, w jakim zakresie ona może sama podjąć decyzję. Takie upełnomocnianie ludzi jest bardzo ważne, jeżeli idziesz na urlop. O tym jeszcze powiem później, to jest w ostatnim punkcie. Ale na etapie maila też warto dać, w jakim zakresie ta osoba może zdecydować sama i już po prostu nie wracać z tym do Ciebie po to, aby uzyskać odpowiedź, abyś Ty podjął tę decyzję. Tylko przekaż jej to pełnomocnictwo do tego, aby ona w jakimś tam zakresie mogła te decyzje podejmować i oczywiście podaj wszystkie kontakty, które mogą się okazać potrzebne do realizacji tego zadania. Ważne jest, aby ta osoba wiedziała, co ma robić nie tylko w pierwszym kroku, ale też w kolejnych krokach. Tak, żeby po prostu nie utknęła na jakimś etapie realizowania tego zadania, dlatego że ją nie doinformowałeś. I to powoduje też oprócz tego, że ta osoba wie, co ma robić, to ogranicza też liczbę maili, takich dopytujących, doprecyzowujących, ustalających, kontraktujących. Warto po prostu maksymalnie poświęcić czas na to, aby dobrze napisać te maile, aby one były jasne, aby nikt nie miał po prostu pytań, co do tego, a miał za to jasność co robić i w jakiej kolejności. I mam tutaj taki przykład takiej wiadomości. Pozwól, że przeczytam.
Aniu, proszę abyś w czasie mojej nieobecności wysłała do działu X raport Y. Raport powinien być wysłany w każdy poniedziałek do godziny 12.00. Raport jest generowany automatycznie i możesz go pobrać ze strony (tu wklejam linka). Pamiętaj, aby przed wysłaniem raportu dokonać w nim niżej wymienionych modyfikacji. I od myślnika: zmienić tytuł, dodać datę w stopce, ustawić filtry według… (i tutaj podaję konkretne wytyczne).
Jeśli napotkasz problemy związane z wygenerowaniem raportu lub jego modyfikacją, proszę skontaktuj się z osobą X (telefon i email do tej osoby). Możliwe, że pojawią się prośby o częstsze wysyłanie raportów w ostatnim tygodniu miesiąca. Jeśli tak się stanie, podejmij samodzielnie decyzję w zależności od natężenia Twojej pracy.
Pozdrawiam, Anita
I to jest przykładowy mail, który zawiera prośbę o wykonanie konkretnego zadania, z informacją, gdzie to zadanie znaleźć, kiedy ono ma być wykonane, w jakim odstępie czasu, co należy zrobić z tym zadaniem w kolejnych krokach, kiedy już wygeneruje ten raport, to co w kolejności trzeba w nim zmienić. Na jakie przeszkody ktoś może napotkać i co wtedy ma zrobić. No i kolejno, jaki jest możliwy dalszy scenariusz, to to, że być może pojawi się tu w przypadku tego hipotetycznego raportu prośba o to, aby w ostatnim tygodniu miesiąca generować je częściej, to zostawiam tutaj decyzję tej osobie, jeżeli będzie miała na to czas, patrząc na to, że no zastępuje mnie i ma też swoje obowiązki, to niech podejmie te decyzje w zależności od natężenia pracy. I taka wiadomość daje bardzo dużą szansę, oczywiście, no nie da mi 100% gwarancji, że ktoś jeszcze nie będzie miał jakichś pytań, bo też ja mogę, no nie przewidzieć wszystkich możliwych sytuacji. Ale jednak musisz przyznać, że zwiększa prawdopodobieństwo tego, że ta osoba będzie czuła, że wie co ma robić, wie, gdzie się może zwrócić o pomoc, jeśli coś pójdzie nie tak. I nie będzie miała potrzeby, aby się akurat w tym temacie ze mną kontaktować.
Kolejny, piąty punkt to autorespondery, autoodpowiedzi, nagranie być może wiadomości również na swojej sekretarce w telefonie. Jeżeli nie korzystasz z automatycznej sekretarki, ja na przykład na co dzień nie korzystam, ale włączam w okresie urlopów. Dlatego, że jeżeli dzwonią do mnie osoby, które są spoza firmy, nie wiedzą o tym, że ja jestem poza dostępem, poza w ogóle siecią, no to mogą nie wiedzieć z jakiej przyczyny ja nie odbieram. Taka oto odpowiedź od razu załatwia temat. Oczywiście autorespondery w mailach, ostatnio widziałam bardzo ciekawy przykład autorespondera, który brzmiał „Nie ma mnie w biurze.” Kropka. To wszystko. I tak w zasadzie nie wiesz kiedy wróci, czy wróci, kto go zastępuje, jak się z tą osobą skontaktować. Szukaj wiatru w polu. Nie mam pojęcia. Tak nie należy robić, to oczywiste. Ale czasem zdarzają się maile pod tytułem „Jestem poza zasięgiem, bez dostępu do skrzynki mailowej, bez dostępu do telefonu, zastępuje mnie osoba…” I Ty piszesz do tej osoby, okazuje się, że ta osoba, która teoretycznie powinna zastępować też jest na urlopie. No więc to też jest kolejny taki przykład, kiedy ten autoresponder po prostu nie spełnia swojej funkcji. A on musi wskazywać na osobę, która na pewno będzie każdego dnia w pracy w tym czasie, w którym Ty jesteś na urlopie i na pewno będzie w stanie Cię zastąpić i będzie wiedziała o tym, że Cię zastępuje. Też nie zaskakujmy w ten sposób osób, uprzedźmy, że kogoś, nawet podczas takich jednodniowych nieobecności, że kogoś wpisujemy tam, jeżeli to nie jest tak na sztywno przypisane oczywiście albo jeżeli to nie jest jakiś wyjątek od reguły, to poinformujmy tę osobę, że ona jest wskazana u nas, jako taka osoba do kontaktu. No i przekażemy jej wtedy te obowiązki. Tak że, no taka rzecz, o której teoretycznie wszyscy wiedzą, a w praktyce okazuje się, że nie do końca.
Szósty punkt to rozlicz dokumenty. I to jest coś takiego, co powinno być, jeśli byśmy ustawili to w hierarchii ważności, to chyba postawiłabym to na pierwszym miejscu. Dlatego że czasem spotykam się z tym, że ktoś z dostawców idzie na urlop, jest naszym opiekunem klienta czy taką osobą po prostu kontaktową i ta osoba idzie na urlop i na przykład mamy niepopłacone faktury, mamy niepodpisaną umowę, mam coś takiego, no co ja nie wiem z kim się kontaktować w tej sytuacji i coś musi czekać. Siłą rzeczy musi czekać na powrót tej osoby. I to jest bardzo zła sytuacja, która rzutuje też i na jakość współpracy, na poziom zaufania. Nie róbmy tego. To, że my idziemy na wakacje to nikogo nie interesuje, faktury muszą być popłacone, umowy muszą być podpisane, w dokumentach musi być porządek. I też nie zostawiajcie takiej papierkowej roboty osobom, które będą was zastępować. To jest brak szacunku. Nikt nie lubi papierkowej roboty. Myślę, że dla każdego to jest zmora i każdy najchętniej by się tego pozbył, ale jednak, no taka przyzwoitość wymaga, aby te wszystkie najgorsze tematy, rozliczanie faktur, jakakolwiek dokumentacja, którą trzeba przygotować, abyśmy to przygotowali, zamknęli temat i ewentualnie, jeżeli spodziewamy się, że coś przyjdzie w trakcie, no to wtedy poprowadzić tą osobę, co ona powinna z tą fakturą czy umową dalej zrobić, aby to znowu nie leżało i nie czekało na Twój powrót. No i ostatni punkt to jest daj niezbędne pełnomocnictwa. Jeżeli oczywiście możesz sobie na to pozwolić, bo jesteś osobą decyzyjną w jakimś obszarze, to warto by było przekazać przynajmniej cześć decyzji, umożliwić podjęcie części decyzji swojemu zastępcy. Jeżeli nie masz zastępcy i nie możesz tego scedować na zastępcę to przesuń to w górę, czy do Twojego przełożonego. Chodzi o to, aby nie wstrzymywać pracy do uzyskania Twojego podpisu. Tu oczywiście mam na myśli takie decyzji, które, no nie są strategiczne, raczej mają taki charakter operacyjny, no ale jednak decyzja to decyzja, jeśli ona jest przypisane do Ciebie, to warto by było coś z tym zrobić i ustalić na czas Twojego urlopu, kto taką decyzję może podjąć, znowuż aby nie wstrzymywać tej pracy. Zwłaszcza to będzie miało zastosowanie wbrew pozorom w takich drobnych sytuacjach, które wcale nie są jakieś strategiczne i bardzo ważne, no ale jednak one w sumie mogą złożyć się na to, że po powrocie z urlopu Ty jednak będziesz miał bardzo dużo tej pracy do nadrobienia. I to wszystkie rady, które przygotowałam. Myślę, że jeżeli je wdrożysz i jeżeli faktycznie odrobisz to zadanie domowe i przygotujesz się bardzo dobrze, najlepiej jak potrafisz do tego urlopu, to wtedy możesz z czystym sumieniem, spokojnie odłożyć laptop, zostawić go w domu, pojechać na wakacje, a na wakacjach nie myśleć o niczym innym tylko o relaksie. I jestem przekonana, że ani Twoja praca na tym nie ucierpi, bo wszystko jest zaopiekowane, każdy wie co ma robić, wie jak się nawet przygotować na sytuacje nieprzewidziane, bo Ty to przewidziałeś i przygotowałeś tą osobę. Więc z pracą jest wszystko w porządku. Ty wypoczniesz, nabierzesz sił, wrócisz z większą energią do pracy, więc to też jest tylko na plus dla Twojej przyszłej efektywności. No i będziesz mógł przede wszystkim odpocząć, zregenerować się, zmienić otoczenie i po prostu nie myśleć o pracy. Taki czas też jest bardzo potrzebny. I ja z całego serca rekomenduję Ci, aby nigdy tego nie łączyć. Jak tylko możesz przygotuj się dobrze do tego i na urlopie po prostu wypoczywaj. A gwarantuję Ci też, że ten system przygotowania przed urlopem sprawi też, że powroty będą łagodniejsze, będziesz w stanie szybciej odgrzebać z tych maili, które do Ciebie wpłyną, dlatego że siłą rzeczy będzie ich po prostu mniej, bo ludzie nie mili potrzeby takiej sytuacji, aby się z Tobą bardzo często kontaktować, co najwyżej ci, co nie wiedzieli, jak się z Tobą pracuje i że jesteś akurat na urlopie. Ale oto jest wskazówka dla Ciebie, kogo jeszcze następnym razem poinformować. Więc ten powrót do rzeczywistości też będzie łagodniejszy i ten taki efekt urlopu też, jestem przekonana, utrzyma się dłużej.
To wszystko w dzisiejszym odcinku podcastu. Mam nadzieję, że Ci się podobało. Daj mi znać, co myślisz o tych radach i czy je zastosujesz. No i jeżeli Twój urlop jest jeszcze przed Tobą, to życzę Ci, abyś po prostu wspaniale wypoczął i pełen energii wrócił do pracy, no i oczywiście do słuchania podcastów. Do zobaczenia i do usłyszenia. Cześć!