Mówi się, że papier jest cierpliwy i przyjmie wszystko. W przypadku planowania konieczne jest jednak małe dopowiedzenie.
To prawda, papier przyjmie wszystko – ale kalendarz nie.
Gdybym miała wskazać najczęstszy błąd związany z planowaniem czasu to byłoby to odrealnienie.
Zwykle po prostu planujemy za dużo.
Planujemy zbyt optymistycznie.
Planujemy nie zważając na to, co już zaplanowane.
To wszystko sprawia, że wiele osób jest przekonanych, że planowanie nie działa, bo przecież plany swoje, a życie swoje. Albo, co gorsza, że to oni sami są nieefektywni i niezorganizowani.
A najczęściej wystarczy te plany jedynie UREALNIĆ i okaże się, że planowanie ma sens, a Ty jednak „masz tę moc” ;)
Jak to zrobić?
Po pierwsze:
Zanim zaplanujesz dzień, tydzień, czy miesiąc upewnij się, ile REALNIE masz czasu.
Oczywiście zakładam, że siadając do planowania, masz pod ręką kalendarz, a w nim wszystkie swoje zobowiązania, spotkania, czy wydarzenia, które wymagają Twojej obecności. Chcę się tylko upewnić, że bierzesz pod uwagę również swoje standardowe obowiązki oraz czynności związane z przygotowaniem się do tego, co już zaplanowane.
Np. Jeśli wybierasz się w delegację, to oczywiste jest, że patrząc w kalendarz zobaczysz, że nie ma Cię w domu przez dwa dni. To czego tam najczęściej nie zobaczysz, to dodatkowe trzy lub cztery godziny, które musisz poświęcić na pranie, prasowanie pakowanie i zapewnienie wyżywienia domownikom w czasie Twojej nieobecności. Kiedy nie bierzesz tego pod uwagę, to czujesz, że życie Cię zaskakuje nieplanowanymi aktywnościami, a przecież możesz od razu założyć, że ta delegacje będzie Cię kosztowała 3 wieczory, a nie tylko dwa i zaplanować odpowiednio mniej na ten tydzień.
Ważne, żeby do planowania naprawdę się przyłożyć.
Choćby dlatego, że jak twierdzi Brian Tracy „Minuta planowania zaoszczędza 10 minut pracy”. Nie wiem, czy przełożenie jest zawsze 1 do 10, ale niewątpliwie jest.
Po drugie:
Nie planuj więcej niż 60% swojego czasu w kalendarzu. Dotyczy to zarówno pracy zawodowej, jak i życia prywatnego.
Znam wielu managerów, którzy skarżą się, że nie wyrabiają się ze swoją pracą, bo dni upływają im na spotkaniach. Musisz mieć czas, żeby w skupieniu popracować, dlatego jeśli chodzi o pracę zawodową, nie dopuszczaj do sytuacji, w których biegasz ze spotkania na spotkanie, a do zadań siadasz dopiero jak już wszyscy wyjdą z biura.
Ponadto, życie faktycznie potrafi napisać swój scenariusz, więc musisz mieć jakiś zakres manewru, gdyby trzeba było podejść elastycznie do swoich planów w odpowiedzi na jakieś nieprzewidziane wydarzenia.
Po trzecie:
Wszyscy wiemy, że czas jest ograniczony. Pamiętaj jednak, że ograniczona jest również Twoja energia. Dlatego planując weź również pod uwagę, nie tylko, czy będziesz mieć czas, aby coś zrobić, ale również, czy będziesz mieć energię, aby to zrobić.
Podsumowując, przyjrzyj się jakie są Twoje prawdziwe możliwości czasowe i energetyczne i urealnij oczekiwania względem siebie.
Pamiętaj, że to nie zawody i nawet jeśli nie wykonasz 100% planu, to najprawdopodobniej i tak zrobisz dużo więcej, niż gdybyś swojej pracy nie planował w ogóle ;)
Dobrego tygodnia!
Anita Kowalska