×

Najczęstsze pytanie jakie słyszę, podczas szkoleń i rozmów na temat organizacji pracy brzmi:

„No dobrze, ale jak sobie poradzić w sytuacji, gdy wciąż wpadają nieprzewidziane zadania, kolega prosi mnie o przysługę, a szef dorzuca trzecią niecierpiącą zwłoki sprawę w ciągu tego samego dnia?”

Też mierzysz się z takimi wyzwaniami? To przeczytaj ten artykuł do samego końca.

Po pierwsze zastanówmy się nad jedną zasadniczą sprawą. 

Po co zostałeś zatrudniony? Albo inaczej, za co ci płacą? 

Zdefiniowanie i świadomość tej przyczyny jest kluczem do wszystkich powyższych dylematów.

Kiedy mając zaledwie 25 lat zostałam zatrudniona na stanowisku Managera Sprzedaży ds. Kluczowych Klientów, w jednym z Towarzystw Ubezpieczeniowych, moim najważniejszym zadaniem, było maksymalizowanie wyników sprzedaży firmy. W tym celu budowałam długofalowe relacje z moimi partnerami biznesowymi, od których te wyniki bezpośrednio zależały. Robiłam dla nich konkursy, promocje, szkoliłam, doradzałam, analizowałam, pokazywałam wyniki i pomagałam rozwiązywać ich problemy. Słowem, robiłam wszystko, co pozwalało mi realizować główny cel, dla którego zostałam zatrudniona na tym stanowisku. Ten cel był wyrażony co do złotówki w planie sprzedaży na dany miesiąc, kwartał i rok. Miałam pełną świadomość, że wybierając pracę w dziale sprzedaży, miarą mojej skuteczności będą wyniki jakie potrafię osiagnąć.

Niezależnie od tego, czy pracujesz na infolinii, w sekretariacie, jesteś Project Managerem, czy specjalistą, firma, w której pracujesz uznała, że jesteś jej niezbędny i zatrudniła cię w bardzo konkretnym celu.

Znasz ten cel? Jeśli tak, zapisz go i powieś nad biurkiem, niech odtąd będzie filtrem dla wszystkich twoich działań. Jeśli nie jest on dla ciebie dostatecznie jasny porozmawiaj ze swoim przełożonym i doprecyzujcie go wspólnie.

To kluczowe. 

Często drogę do celu przedstawia się jako majestatyczne zdobywanie szczytu góry, jako alegorię ciężkiej pracy i przekraczania siebie. Być może dla niektórych celów jest to faktycznie najlepsze porównanie. Ale dla mnie osiąganie celów zwłaszcza w firmach i korporacjach przypomina raczej  mecz rugby, w którym ściskając piłkę próbujesz przedrzeć się przez masę rozpraszaczy, wrzutek, spotkań i procedur do bramki. Po drodze wielokrotnie zderzasz się z różnego rodzaju wyzwaniami i przeszkodami. Jedne omijasz, drugie nokautujesz, ale nierzadko sam boleśnie upadasz, by po chwili podnieść się, otrzepać kolana i wrócić do gry. Czasem potrzebujesz pomocy i podajesz do kogoś z zespołu, czasem ktoś podaje tobie.

Dlaczego przytaczam to porównanie?

Ano dlatego, że cel w jakim zostałeś zatrudniony to twoja piłka i twoim najważniejszym zadaniem jest nie tracić jej z oczu i na koniec meczu umieścić w bramce.

Szef(owa)

Ty i Twój szef lub Twoja szefowa znacie ten cel. To, abyś go osiągnął leży w waszym wspólnym interesie. Czasem jednak przełożeni nie wiedzą jak ich styl pracy wpływa na produktywność pracowników i że to oni sami mogą jej zagrażać.

Priorytety się zmieniają

To przełożony rodziela obowiązki, bo też to przełożony ostatecznie jest odpowiedzialny za ich wykonanie. Może przyjść do ciebie w każdej chwili i dać ci nowe zdanie, zmieniając twój plan pracy na ten dzień. Może też zmieniać priorytet wedle swego uznania. To, co możesz i powinieneś zrobić to wskazać ryzyka i konsekwencje jego decyzji. To jest coś, czego twój szef może nie wiedzieć i patrząc ze swojej perspektywy nie dostrzegać.

Powiedz mu nad czym obecnie pracujesz, dlaczego uważasz, że z punktu widzenia twoich (a więc i jego) celów jest to najważniejsze. Powiedz jakie dostrzegasz zagrożenia (jeśli takie są) odłożenia na później obecnego zadania. Poinformuj go rownież, kiedy prognozujesz, że skończysz to, nad czym obecnie pracujesz i kiedy mógłbyś się najszybciej zająć tym, z czym przychodzi szef.

A następnie daj mu podjąć decyzję. 

Ostatecznie to jego odpowiedzialność. Ważne, aby podejmując tą decyzje uzyskał od ciebie komplet informacji.

Pamiętaj też, aby podejść do tematu profesjonalnie, bez nakręcania się i zbędnych emocji. Gracie do tej samej bramki, więc jego „wrzutki” nie są wycelowane w ciebie, nie mają cię osłabić. On(a) najpewniej po prostu nie wie, że walczysz o to, aby utrzymać się na powierzchni i jak coś ci jeszcze dorzuci to utoniejsz. Nie wie, bo tego nie mówisz. Nie ma świadomości, że inne cele są zagrożone przez nowe zadania, bo za każdym razem bierzesz na siebie kolejne bez słowa komentarza.

Pamiętaj, że jesteście w tym razem. Jedziecie na tym samym wózku. Jeśli twojemu przełożonemu zależy na własnym sukcesie, to zależy mu również na twoim. Musi, bo każdy lider jest wart tyle, co wyniki ludzi, którym przewodzi.

Podejdź więc do tego po partnersku. Powiedz mu jak jest i uszanuj jego decyzję. Z jakiegoś powodu to on dziś jest szefem.

A co jeśli nic nie powiesz? 

Cóż, przełożony najpewniej uzna, że masz czas zawsze wtedy, gdy do ciebie przychodzi i będzie to robił nadal myśląc, że wszystko jest ok. Może nawet pójdzie w tych rozważaniach o krok dalej, myśląc, że może nie jesteś odpowiednio dociążony pracą lub jej wcale nie planujesz. Będzie też szczerze zdziwiony, jak któregoś dnia nie wytrzymasz i rzucisz mu wypowiedzenie na biurko nie mogąc pohamować emocji. Nigdy nie pompuj balonika tak bardzo, że byle rysa spowoduje, iż pęknie. Lepiej jest na bieżąco mówić o faktach, niż „kręcić sobie filmy” i eskalować emocje.

Podsumowując – rozmawiaj. Rozmawiaj bez emocji. Rozmawiaj o faktach. Rozmawiaj z dobrą intencją, pamiętając, że macie ten sam cel.

Koledzy

Kiedyś jedna z wielu moich przełożonych zapytała mnie: „Anita, chcesz być lubiana, czy skuteczna?”. Cóż, zawsze chciałam być lubiana, chyba każdy chce, ale jednak chciałam być też skuteczna. Nie akceptowałam słowa „czy” w tym pytaniu, chciałam je zamienić na „i”. Chcę być lubiana i skuteczna. Jak to pogodzić?

Wypracowałam sobie na to swój sposób. 

Po pierwsze inwestuję czas i energię, aby nauczyć ludzi jak mają ze mną pracować. Szanuję też sposób pracy innych. Ja pracuję bardziej projektowo, to wymaga skupienia, wręcz zanurzenia w zadaniu. Ciągłe odrywanie się od pracy, rujnuje moją efektywność i zagraża moim celom. Rozumiem jednak, że inni odrywają mnie, bo czegoś potrzebują, aby zrealizować swoje cele. Długo zastanawiałam się jak pogodzić nasze interesy, w końcu biznes to gra zespołowa, a my jesteśmy drużyną. Jednak szczerze mówiąc przez długi czas mi to nie wychodziło.

Pomogło dojście do źródeł. Zrozumienie dlaczego przerywają, o co pytają, czego potrzebują i najważniejsze pytanie, co mogę im dostarczyć, aby nie potrzebowali mnie w tym procesie? Okazuje się, że gdy dostarczyłam im większość z tego, czego potrzebowali, stworzyłam miejsce w którym sami mogli sprawdzić, wyedukowałam, aby sami znali odpowiedzi, liczba zapytań spadła o jakieś 80%. I doszłam do przełomowego w moim osobistym rozwoju wniosku, że to ja byłam przyczyną ich zapytań. Zbyt mało pracy włożyłam w ich edukację, zbyt wiele informacji trzymałam dla siebie, zbyt często zakładałam, że wiedzą, przeczytają, domyślą się. Wskazówka – zacznij od siebie, co Ty możesz zrobić, aby wyeliminować „wrzutki” innych. Może jednak coś się znajdzie.

Inną sprawą są przysługi.

Wiem, że tak, jak ktoś potrzebuje dziś mojej pomocy, tak ja jutro mogę potrzebować jego. Pracując w jednym dziale, w jednej firmie, czy w jednym projekcie współzależymy od siebie. Jak to pięknie określił kiedyś Benjamin Zander, sławny dyrygent i mówca – „współbrzmimy razem”. Po latach bycia solistką, teraz doceniam bycie członkiem zespołu. Chcę być potrzebna, ale równolegle do tego nie mogę zapominać o mojej piłce. Dlatego pomagam, ale na moich warunkach. Wtedy kiedy  ja mam czas. Kiedy ktoś do mnie przychodzi i pyta o przysługę, w 90% przypadków odpowiem mu „Jasne, mam czas dziś o 16:30, pasuje Ci?”. W 10% pozostałych, jeśli coś jest turbopilne, akurat jestem „między zadaniami”, albo coś zajmie mi dosłownie chwilę, spełniam prośbę „od ręki”. Taki sposób zdaje się być satysfakcjonujący dla obu stron. 

Ważne, aby zachować zdrowy balans. Skrajności nigdy nie są dobre. Jeśli cały dzień będziesz skupiony na pomaganiu innym, to nie dowieziesz swoich celów i wtedy twoja pozycja w firmie będzie zagrożona, natomiast osoba, która być może sobie dostatecznie nie radzi w niej pozostanie. Jeśli z kolei zawsze będziesz mówić „nie”, to nie tylko nie będziesz lubiany (a już uzgodniliśmy, że każdy woli być ;)), ale też sam nie będziesz mógł korzystać z pomocy innych. To tak jakbyś chciał wypłacić z konta, na które jeszcze nic nie wpłaciłeś.

System

Jak już pewnie zauważyłeś, aby sprawnie zarządzać „wrzutkami”, czy to od przełożonego, czy też od kolegów, trzeba przede wszystkim zarządzać pracą własną. Znać cel, mieć plan i zewnętrzny system do zarządzania zadaniami. Tego wszystkiego możesz się nauczyć w kilka dni i stworzyć swój własny system. Jeśli będziesz na to gotowy, zajrzyj do mojego kursu „Czas na plan!”. Znajdziesz tam mój autorski System Osobistej Skuteczności, dzięki któremu zaczniesz lepiej zarządzać sobą i osiągać lepsze wyniki nie tylko w pracy, ale w życiu w ogóle.

http://bit.ly/CzasNaPlan

Na koniec chcę, abyś zobaczył ten krótki film i wyobraził sobie siebie trzymającego swój cel jak piłkę, pędzącego do bramki, kiwającego “wrzutki”, “rozpraszacze” i wszystko to, z czym mierzysz się na co dzień zanim z sukcesem umieścisz swoją piłkę w bramce.

Dobrej zabawy!