W odcinku usłyszysz:

• Dlaczego warto planować w skali tygodniowej?
• O roli perspektywy w planowaniu.
• O Macierzy Eisenhowera.
• Dlaczego lubię metodą planowania w skali tygodniowej?
• O roli zatrzymywania się podczas planowania?
• Gdzie należy mieć swoje cele?
• O ustalaniu priorytetów na dany tydzień.
• Czy planujemy tylko zadania związane z pracą?
• Dlaczego trzeba się urealniać i sprawdzać czy nasze plany są realne do zrealizowania?

Linki:

Anita Kowalska – https://anitakowalska.pl
Kurs Czas na Plan – http://czasnaplan.pl
Planer Tygodniowy do pobrania – https://anitakowalska.pl/planer/

Dołącz do grupy – Strefa Produktywności:

https://www.facebook.com/groups/strefaproduktywnosci/

Transkrypcja nagrania:

Pierwszy jest taki, że planując tylko najbliższy dzień mamy jednak dość krótką perspektywę, moim zdaniem zbyt krótką perspektywę. Kiedy masz w głowie tylko kolejny dzień, to częściej jesteś skłonny reagować na sytuację, które przynosi Ci życie. Gasić pożary, robić to, co jest pilne, to, co głośniej zabiega o Twoją uwagę, to, co udaje tylko, że jest ważne, a w rzeczywistości nie jest to ważne, przynajmniej nie jest ważne dla Ciebie. Kiedy planujesz tygodniowo, to jednak możesz spojrzeć na ten odcinek czasu… masz większą perspektywę, jesteś w stanie zrobić więcej w tydzień, niż jesteś w stanie zrobić w ciągu dnia. W ciągu jednego dnia trudno jest zmieścić i zadbać tak naprawdę o wszystkie swoje kluczowe obszary, o realizację celów i o siebie samego, a w tydzień jesteś w stanie to zrobić. Nikt nie powiedział, że czas na poszczególne obszary swojego życia masz dzielić równo każdego jednego dnia. Moim zdaniem, jeżeli robisz to w obrębie tygodnia i w każdym tygodniu znajdujesz czas na ważne dla siebie obszary, takie jak na przykład praca zawodowa, rodzina, hobby, jeżeli działasz w jakichś organizacjach charytatywnych czy społecznych, czy jakichkolwiek innych, to być może również chcesz przydzielić temu czas. Czy to czas dla siebie, czas na rozwój, czas na rozwój osobisty, zawodowy, o to wszystko w perspektywie tygodnia jesteś w stanie zadbać. W ciągu jednego dnia podzielić czas sprawiedliwie moim zdaniem nie miałoby to sensu.

Cześć! W dzisiejszym, czwartym odcinku podcastu „Strefa Produktywności” spróbuję Cię przekonać do metody planowania tygodniowego. Osobiście stosuję tę metodę już od ponad ośmiu lat i nie wyobrażam sobie bez niej życia. Jeżeli jesteś ciekaw, w czym, moim zdaniem, metoda planowania tygodniowego jest lepsza od planowania dziennego, to zapraszam do wysłuchania audycji.

Większość z nas organizuje swoje zadania planując je albo w kalendarzu, albo na dziennych listach zadań. Ja, tak jak już zdradziłam na samym początku, planuję cały tydzień. Dlaczego? Są przynajmniej trzy powody.

Pierwszy jest taki, że planując tylko najbliższy dzień mamy jednak dość krótką perspektywę, moim zdaniem zbyt krótką perspektywę. Kiedy masz w głowie tylko kolejny dzień, to częściej jesteś skłonny reagować na sytuację, które przynosi Ci życie. Gasić pożary, robić to, co jest pilne, to, co głośniej zabiega o Twoją uwagę, to, co udaje tylko, że jest ważne, a w rzeczywistości nie jest to ważne, przynajmniej nie jest ważne dla Ciebie. Kiedy planujesz tygodniowo, to jednak możesz spojrzeć na ten odcinek czasu… masz większą perspektywę, jesteś w stanie zrobić więcej w tydzień, niż jesteś w stanie zrobić w ciągu dnia. W ciągu jednego dnia trudno jest zmieścić i zadbać tak naprawdę o wszystkie swoje kluczowe obszary, o realizację celów i o siebie samego, a w tydzień jesteś w stanie to zrobić. Nikt nie powiedział, że czas na poszczególne obszary swojego życia masz dzielić równo każdego jednego dnia. Moim zdaniem, jeżeli robisz to w obrębie tygodnia i w każdym tygodniu znajdujesz czas na ważne dla siebie obszary, takie jak na przykład praca zawodowa, rodzina, hobby, jeżeli działasz w jakichś organizacjach charytatywnych czy społecznych, czy jakichkolwiek innych, to być może również chcesz przydzielić temu czas. Czy to czas dla siebie, czas na rozwój, czas na rozwój osobisty, zawodowy, o to wszystko w perspektywie tygodnia jesteś w stanie zadbać. W ciągu jednego dnia podzielić czas sprawiedliwie moim zdaniem nie miałoby to sensu. 

Więc pierwsze to jest perspektywa. Kiedy patrzysz na jeden dzień, to jesteś dość krótkowzroczny. Kiedy spojrzysz na tydzień z góry, to jesteś w stanie lepiej przydzielić ten swój czas ludziom i sprawom tak, aby realizować długoterminowe cele. Dlatego że ludzie bardzo często, jeżeli już planują, co oczywiście i tak już jest dużym plusem, to że jest jakakolwiek forma planowania to już jest dużym plusem, ale najczęściej ono się przejawia w tym, że raz w roku stawiamy sobie jakieś cele. Czasem rozpracowujemy je na zadania, poszczególne kamienie milowe, czasem nie, jest to tylko na zasadzie życzeń noworocznych, bardziej tak bym to nazwała, a następnie potem koncentrujemy się tylko na najbliższym dniu. Więc ten dystans pomiędzy długoterminowymi celami a codziennym naszym życiem jest bardzo duży. Tydzień pozwala tę lukę zapełnić. Dlatego, że no w miesiącu mamy takie cztery fajne kamienie milowe, na które możemy rozłożyć swoje cele. I te każde poszczególne kamienie milowe rozłożyć na poszczególne zadania i to już nabiera realnych kształtów. W ten sposób jesteś w stanie już realizować swoje cele.

 Więc pierwsze to perspektywa, drugie to właśnie takie zachowania reaktywne i proaktywne. Jeżeli mamy na uwadze tylko najbliższy dzień częściej reagujemy niż działamy proaktywnie. Czyli częściej reagujemy na to, co przynosi nam życie, a nie proaktywnie staramy się robić to, na czym nam zależy. I tutaj warto by było przywołać Macierz Eisenhowera czy też Tablicę Czasu, o której pisał Covey, która pokazuje relacje pomiędzy pilnością a ważnością zadań. Są tam cztery ćwiartki, być może się z tym już kiedyś spotkałeś. Pierwsza ćwiartka to są sprawy pilne i ważne, druga to są sprawy ważne, ale nie pilne, trzecia to są sprawy pilne i nieważne, no i czwarta ćwiartka to są oczywiście sprawy niepilne i nieważne. I kiedy świadomie przydzielasz swój czas ludziom i sprawom, to będziesz starał się spędzać jak najwięcej czasu w ćwiartce drugiej. Czyli będziesz starał się robić jak najwięcej zadań, które nie są pilne, ale są ważne. Dlatego, że po pierwsze, one pozwolą Ci osiągać długoterminowe cele, bo tam jest budowanie relacji, tam jest realizowanie celów, tam jest doszkalanie się, tam jest zapobieganie, planowanie czyli wszystko to, co zapobiega temu, aby sprawy w konsekwencji stawały się pilne. Wiadomo, że im więcej pilności, tym więcej stresu w życiu. Jeżeli planujesz tygodniowo, to świadomie możesz ten czas przydzielić poszczególnym obszarom, poszczególnym zadaniom, poszczególnym celom. Ty jakby masz większy wpływ na to, gdzie ten Twój czas ma iść, w co chcesz go zainwestować, gdzie chcesz zasiać, tak, aby to mogło wzrastać w Twoim życiu. Natomiast jeżeli koncentrujesz się tylko na najbliższym dniu, to najczęściej będziesz spędzał swój czas prawdopodobnie w ćwiartce pierwszej i trzeciej. W ćwiartce pierwszej, czyli w sprawach pilnych i ważnych. No bo jeżeli nie miałeś wcześniej czasu, aby zadbać o nie na etapie ćwiartki drugiej, kiedy jeszcze nie były pilne, no to najprawdopodobniej wszystko jest w Twoim życiu pilne, w mniejszym lub większym stopniu ważne, ale zazwyczaj jest to pilne. No oczywiście czasem też ludzie po prostu działają w trybie pilności i to jest w stanie ich zmotywowania działania, a nie to, czy coś jest ważne czy nie, tylko wtedy jak czują nad sobą jakiś bacik, mają termin, to wtedy są w stanie się zmobilizować i coś zrealizować. Natomiast, no to jest okupione bardzo dużą dawką stresu. Więc jeżeli możesz świadomie do tego podejść planując swój tydzień, no to zaplanowałbyś ten czas inaczej. A druga ćwiartka, ale w nomenklaturze Eisenhowera czy Coveya to trzecia ćwiartka, no to są te sprawy, które są pilne, ale nie są ważne, a przynajmniej nie są ważne dla Ciebie. I tam najczęściej też spędzasz czas, dlatego że jeżeli nie stawiasz sobie, jako punkt wyjścia do dobrego tygodnia swoich celów, no to najczęściej będziesz realizował cudze cele. Dlatego, ze nie zadbałeś wcześniej o to, aby Twój czas poszedł w innym kierunku, czyli na realizację Twoich celów. I często też ludzie, no nie zdają sobie sprawy, że większość życia spędzają w ćwiartce trzeciej, myślą że są w ćwiartce pierwszej czyli realizują sprawy ważne i pilne. No ale nie zadają sobie pytań dla kogo te zadania są ważne. Bo najczęściej nie są ważne tak naprawdę dla nich. Więc to jest ważne, że jeżeli planujesz tygodniowo, to jest to jednak planowanie bardziej proaktywne, przemyślane i takie, które długoterminowo ma Ci przynieść dobre owoce, a nie tylko reagować na to, co przynosi Ci życie. 

A trzeci punkt to jest podejście strategiczne ponad operacyjne. A tak w zasadzie to jest to też tak dobrze wypośrodkowana metoda. Dlatego że z jednej strony jesteś w stanie planując tygodniowo podejść do tego planowania jednak bardziej strategicznie, bardziej z lotu ptaka, bardziej się zastanowić, co w ciągu najbliższego tygodnia, no najbliżej posunie Cię na przód w kierunku Twoich celów, projektów, co najbardziej pozwoli Ci się rozwinąć w kluczowych dla Ciebie obszarach, czy też rolach życiowych, jeżeli wolisz w ten sposób podchodzić do swojego życia. Więc masz takie szersze spojrzenie i masz też takie poczucie, że to ma większy sens, dlatego że składa się na pewną całość. W przypadku planowania dziennego trudno mówić o jakiekolwiek strategii, częściej jest to takie bardziej planowanie, no operacyjne. Co dzisiaj, o której godzinie, gdzie musisz być, co zrobić. Jeżeli nie ma nad tym planowaniem dziennym planowania tygodniowego, to częściej będą to po prostu działania chaotyczne, które w sumie nie będą się składały na realizację jakiejś długoterminowej strategii. W planowaniu tygodniowym masz jak najbardziej na to wpływ, zwłaszcza jeśli jeszcze nad tym masz planowanie miesięczne, no to już w ogóle idziesz jak po sznurku do tych swoich celów. A dlaczego powiedziałam, że jest to też fajny balans? Dlatego że w planowaniu tygodniowym jest taka zasada, że nie ma tak do końca znaczenia, którego dnia zrealizujesz zadanie, o ile ono będzie w obrębie jednego tygodnia. Każdy czas jest dobry. Możesz wybierać zadania do zrobienia na konkretny dzień z dowolnego klucza. Czy to z takiego klucza, że po prostu bardziej czujesz dzisiaj te zadania, bardziej masz na to ochotę, albo masz po prostu czas akurat tego dnia na wykonanie tego zadania. Bo każda data, każdy termin w obrębie tego tygodnia będzie dobry. Więc to też daje taki psychiczny luz i też elastyczność, która jest, no niezbędna przy planowaniu, bo oczywiście plany swoje, a życie swoje. I już nieraz na pewno każdy z nas spotkał się z tym, że mieliśmy super zaplanowany tydzień czy dzień, a życie pokazało jednak, że nic sobie z tych naszych planów nie robi. Takie oczywiście sytuacje się zdarzają. W przypadku planowania dziennego to Ci burzy tak naprawdę cały dzień i niweczy wszystkie plany. W przypadku planowania tygodniowego nie. Tutaj masz tą elastyczność , której jednak nie ma w planowaniu dziennym. Więc to są takie trzy powody, dla których ja bardzo lubię planowanie tygodniowe. Ale jest jeszcze jeden taki bonus, który ciężko zakwalifikować do czegoś, do jakiejś konkretnej kategorii. A mianowicie to, że planowanie tygodniowe wymusza na Tobie niejako zatrzymanie się. Czyli to jest coś, czego ludzie praktycznie w dzisiejszych czasach nie robią albo robią bardzo rzadko. Mamy taką tendencję jednak, jako no społeczeństwo do takiego życia w pędzie, w ciągłym biegu. Takie zatrzymanie najczęściej to się właściwie pojawia w okolicach świąt, w okolicach nowego roku. A to dlatego, że wtedy mamy więcej wolnego czasu i mamy w ogóle gdzieś przestrzeń w życiu, w głowie na to, aby pomyśleć o czymś więcej niż tak zwana „bieżączka”. Więc to jest coś, za co ja bardzo, bardzo lubię i szanuję tę metodę planowania, dlatego że ona wymaga ode mnie, abym ja się w każdym tygodniu zatrzymała. 

I teraz już przechodząc do tego, jak dobrze zaplanować swój tydzień, to właśnie pierwszym punktem jest ZATRZYMAJ SIĘ. To jest wymóg. Aby zrobić dobrze przegląd tygodniowy zadań, aby wybrać, zdecydować o priorytetach, a tak w zasadzie o priorytecie na ten tydzień, no to musisz się zatrzymać. Musisz znaleźć ten czas, czy to będzie 15 czy 20 minut na to, aby się zastanowić, komu i czemu przydzielić swój czas. To jest bardzo ważne. Jeżeli Ty tego nie zrobisz, to życie to zrobi dla Ciebie. Ale już wtedy tracisz kontrolę, jakie owoce później w tym swoim życiu będziesz zbierać. Więc warto to wygospodarować, warto stworzyć też z tego pewien taki rytuał, nawyk oczywiście. Ja kiedy zaczynałam planować tygodniowo, to było już ponad osiem lat temu, to miałam taki nawyk, że co tydzień w poniedziałek, no robiłam tą kawę codziennie, ale w poniedziałek rano, jak przychodziłam do pracy robiłam sobie kawę, i to był już mój nawyk, to oprócz tego drukowałam sobie planer tygodniowy, o którym powiem ci na końcu. Wypełniałam go krok po kroku zgodnie z instrukcją i planowałam swój tydzień. Piłam tą kawę, którą piłam zawsze, a jak chciałam wyrobić sobie nawyk planowania tygodniowego, to dołączyłam po prostu do tego uzupełnianie planera. I tak mi to weszło w krew i takie to było nawet przyjemne, bo z każdym tygodniem czułam się jednak bardziej sprawcza. Czułam, że zaczynam posuwać sprawy na przód. Czułam, że zaczynam osiągać swoje cele szybciej. I to był też powód, dla którego ta metoda planowania została ze mną tak długo. Dlatego że ja jestem osobą, która bardzo dużo rzeczy testuję, no to jest moja pasja. Efektywność, produktywność to są rzeczy, gdzie ja po prostu uwielbiam to, szukam, czytam, testuję. I wiele metod już testowałam, a ta jedna została na tak długo. Właśnie przez to, że bardzo szybko pojawiły się efekty i to oczywiście napędzało mnie do dalszego działania, a potem już się wyrobił z tego nawyk, jak ze wszystkim, co się powtarza w naszym życiu, prędzej czy później staje się po prostu nawykiem. Więc kiedy już się zatrzymasz, znajdziesz tę chwilę dla siebie, to może być tak, jak u mnie. Poniedziałek rano w pracy przy kawie, ale może być to również niedziela wieczór, jeżeli to jest u ciebie bardziej spokojny czas, jak najbardziej. Nie ma to wielkiego znaczenia. Ważne jest to, abyś miał chwilę na to, aby się zatrzymać i przez chwilę zastanowić, pochylić nad tym, co zrobisz z tym nadchodzącym tygodniem. I ważne jest też to, żeby się zastanowić nad kluczowymi obszarami w swoim życiu, zanim w ogóle zaczniesz planować tydzień, to warto mieć już jest w głowie, które teraz obecnie są na tapecie, które są aktualne dzisiaj. Dlatego, że no wiadomo, że kluczowe obszary się zmieniają tak, jak w czasach studenckich kluczowym obszarem była oczywiście edukacja, ale również i rozrywka. Liczyło się przecież to, aby zdać kolokwium i aby pójść na imprezę, to to były priorytety w tamtych czasach, a kiedy już zakładasz rodzinę, no to oczywiście te priorytety się zmieniają. No i ważne żeby być po prostu na bieżąco z tymi kluczowymi obszarami, bo one nam będą potrzebne w zaplanowaniu tego tygodnia.

Punkt drugi to jest PRZEJRZYJ SWOJE CELE. Ja osobiście uważam, że tylko te cele, którymi żyjesz na co dzień, naprawdę którymi żyjesz na co dzień masz szansę zrealizować. Dlatego swoje cele musisz mieć zawsze przed oczami, na uwadze i w kalendarzu. Jeżeli Twoich celów nie ma w kalendarzu, to najprawdopodobniej oznacza tyle, że nad nimi nie pracujesz. Takie jest moje zdanie. Więc cel powinien być punktem wyjścia do planowania tygodnia. Dlaczego? Dlatego, że no nie ma innego sposobu na zrealizowanie swoich celów noworocznych czy też nie, czy jakiekolwiek projektu, jeżeli tego projektu nie rozbijesz: najpierw na kamienie milowe, a potem na zadania i nie będziesz go realizował. Nie ma innej opcji. Z dnia na dzień, no chyba że to jest jakiś bardzo drobny cel, no ale zakładam, że mówimy tutaj o celach, które jednak wymagają jakiejś konkretnej pracy w dłuższym okresie, to to jest jedyna możliwość. I planowanie tygodniowe daje Ci na to przestrzeń. Dlatego, że siadasz, zastanawiasz się, jaki aktualnie masz cel, przepisujesz go. Ja przepisuję swój cel odręcznie co tydzień ten sam, tak długo, aż go nie osiągnę. Dlatego że dzieje się bardzo ważna rzecz, po prostu koncentrujesz swoją uwagę na tym celu. Bierzesz na tapetę jeden i nad jednym aktualnie pracujesz. I zastanawiasz się, co możesz zrobić w nadchodzącym tygodniu, aby zrobić chociaż jeden krok w kierunku tego celu. To jest niezbędne, bez tego po prostu te cele pozostaną w sferze marzeń. Trzeci punkt to jest przejrzyj swoje kluczowe obszary i ustal, co jest priorytetem na ten tydzień. I tutaj właśnie jest miejsce na to, aby wybrać, które z tych wszystkich kluczowych obszarów są do zrobienia, do zaopiekowania się nimi w tym nadchodzącym tygodniu. Wiadomo, że tych obszarów może być wiele. Kiedy robię takie ćwiczenie w moim kursie „Czas na plan”, to w tym ćwiczeniu wybieramy osiem takich kluczowych obszarów. No ale oczywiście może być ich więcej, może być ich mniej, natomiast no za każdym razem w każdym tygodniu najprawdopodobniej nie będziesz w stanie zadbać o wszystkie. Ale ponieważ robisz to co tydzień i co tydzień siadasz i na nowo zastanawiasz komu i czemu przydzielić swój czas to i nawet jeżeli w jednym tygodniu czy przez dwa tygodnie nawet odpuścisz jakiś obszar, to w kolejnym masz szansę nadrobić. Czy to będzie obszar rozwoju osobistego, czy to będzie obszar przyjaźni, relacji, biznesu, rozwoju osobistego, jakikolwiek obszar weźmiesz sobie tutaj pod uwagę, to za każdym razem masz tą kolejną szansę. I naprawdę wierz mi, bardzo trudno jest zaniedbać coś do tego stopnia planując tygodniowo, że już naprawdę nie będzie co zbierać. I zwróć uwagę, że my tu zaczęliśmy mówić o ważnych obszarach, o tym, co ważne, nigdzie nie pojawiło się jeszcze co jest pilne, co Ty musisz zrobić. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że każdy z nas ma masę obowiązków i jak najbardziej to są rzeczy, które powinny się znaleźć w twoim tygodniu, natomiast nie zapominaj też o tym, co Ty chcesz do niego włożyć, do tego tygodnia proaktywnie, od siebie. O co Ty chcesz zadbać. Dlatego, że jeżeli zawsze będziesz pozwalać na to, aby to inni ludzie decydowali o tym, na to będziesz przeznaczał swój czas, no to będziesz realizował ich cele, a nie swoje. Więc trzeba jednak zadbać o siebie ii najpierw zapewnić czas na to, co dla Ciebie jest ważne, a potem, jeżeli zostanie czas, to na inne sprawy. Jeżeli chodzi o planowanie tygodniowe również w życiu zawodowym, to ono również spełnia bardzo podobną funkcję, a mianowicie w każdym tygodniu wybieram sobie zadania, które są do zrobienia na ten tydzień w obszarze zawodowym, pop prostu jest to jeden z obszarów. Tutaj mówię o planowaniu tygodniowym w szerszym kontekście, w kontekście całego mojego życia, no a to nie jest tylko praca zawodowa, ale też również inne obszary. No i warto o tym pamiętać, jeżeli mówimy w ogóle o jakiejś koncepcji work-life balance, a tak w zasadzie life balance, czyli po prostu życiowym balansie, no to jednak musimy wziąć to pod uwagę przydzielając swój czas.

Czwartym punktem do zaplanowania dobrego tygodnia jest odnowa tygodniowa. No z nami jest trochę tak, jak z samochodem – jak nie zatankujemy, to nie pojedziemy. I cóż, w każdym tygodniu warto by było zrobić coś dla ciała, coś dla duszy, coś dla umysłu i coś dla innych. Czyli zadbać o cztery takie podstawowe obszary, po to, aby długofalowo nie zabrakło nam energii do działania, nie zabrakło nam sensu działania, żeby nie zabrakło nam wsparcia ludzi, na których nam zależy, czy też nie zabrakło nam po prostu wiedzy. I tutaj, no już nie będę się rozwijać na ten temat, być może kiedyś zrobię na ten temat osobny odcinek podcastu. Natomiast ważne jest to, aby zadbać o regenerację, o odnowy, o rozwój, po to, aby po prostu mieć ciągle świeżą taką energię życiową do działania. 

I piąty punkt to jest UREALNIENIE. Czyli innymi słowami „sprawdź kalendarz”. Sprawdź, ile realnie Ty masz czasu. Bo papier przyjmie wszystko, ale niestety kalendarz już nie. Nie jest z gumy, nie rozciągniemy tego czasu oczywiście. Więc warto zanim ostatecznie zdecydujemy co wpisujemy sobie na listę na ten tydzień wziąć pod uwagę, co już znajduje się w naszym kalendarzu, bo na przykład odbywa się cyklicznie albo już wcześniej zostało zaplanowane, albo jest po prostu naszym obowiązkiem, co też się wydarzy takiego, co jest jakimś losową sytuacją, na przykład wyjazd w delegację czy jakaś impreza firmowa czy rodzinna, która też jednak, no w jakiś sposób wpływa na nasz kalendarz inny niż zazwyczaj. Więc warto to wziąć pod uwagę, jak konkretnie ten tydzień się kształtuje i ile ja faktycznie będę mieć czasu na to, aby zrealizować te zadania. Bo mamy taką tendencję, chyba to Brian Tracy powiedział w kontekście roku, że przeceniamy to, co jesteśmy w stanie zrobić w ciągu roku, a nie doceniamy tego, co jesteśmy w stanie zrobić w ciągu 10 lat. I podobnie mam wrażenie jest w przypadku planowania dziennego i tygodniowego. Przeceniamy to, co jesteśmy w stanie zrobić w ciągu jednego dnia, a nie doceniamy tego, co możemy zrobić w tydzień. Jednak mimo to, że w ciągu tygodnia jesteśmy w stanie zrobić całkiem sporo, to zawsze musimy pamiętać o tym, żeby jeszcze sprawdzić ten czas, żeby to było przede wszystkim realne. Dlatego że jeżeli chcesz mieć ten efekt, który ja miałam, taki efekt wow już po pierwszym tygodniu, po drugim tygodniu, kiedy czułam, że ta faktycznie, że ta metoda działa, że ja działam zgodnie z tą metodą, że faktycznie to mi przynosi efekty, posuwa sprawę na przód, że to się składa potem na realizację moich celów, no to to musi być realne. Dlatego, że jeżeli nie będzie realne, to szybko się po prostu zniechęcisz. Dla mnie ważniejsze jest to, żebyś zrealizował nawet mniej zadań, ale realizował je systematycznie w każdym tygodniu. Dlatego, że to też zbuduje Twoją pewność siebie i Twoją pewność w stosunku do tej metody planowania. Jeśli zdecydujesz się wypróbować tę metodę, to polecam Ci bardzo serdecznie pobranie planera tygodniowego. Możesz go pobrać całkowicie bezpłatnie z mojej strony internetowej. Wystarczy, że wejdziesz na stronę www.anitakowalska.pl/planer, zapiszesz się na moją listę mailingową i wówczas w mailu zwrotnym przyjdzie do Ciebie planer wraz z dostępem do strony, gdzie znajdziesz videoinstrukcję, jak krok po kroku zaplanować swój tydzień wraz z planerem tygodniowym. Bardzo serdecznie Ci to polecam. Myślę, że warto wypróbowywać nowe techniki, nowe metody. Nigdy nie wiesz, która zostanie z Tobą tak, jak ta ze mną przez tak długi czas i odmieni faktycznie Twoje planowanie, a można nawet powiedzieć, że życie, bo w moim przypadku zdecydowanie tak było. Jeżeli się na to zdecydujesz to koniecznie proszę, daj mi znać, jak Ci idzie i jak ta metoda sprawdza się dla Ciebie.

W odcinku usłyszysz:

• Od czego zaczynamy przygotowanie do urlopu?
• Jak przygotować osobę, która będzie nas zastępować podczas naszej nieobecności w firmie?
• Co możesz przewidzieć przed urlopem?
• Dlaczego należy poinformować swoich współpracowników o urlopie?
• Jak zarządzać mailami do wiadomości? 
• Jak delegować zadania we właściwy sposób?
• O autoresponderach.
• O rozliczaniu dokumentów przed urlopem. 
• Dlaczego dawanie pełnomocnictw jest ważne?

Linki:

• Anita Kowalska – https://anitakowalska.pl

Transkrypcja nagrania:

Dzisiejszy, trzeci odcinek podcastu „Strefa produktywności” będzie o tym, jak dobrze zorganizować swoją pracę przed urlopem tak, aby wyjeżdżając na urlop móc się nim cieszyć i w pełni zrelaksować, zamiast nerwowo przeglądać swoją skrzynkę mailową i myśleć o pracy. Aby tak się stało należy się do tego dobrze przygotować. I o tym jest dzisiejszy odcinek. Zapraszam.

W swojej pracy zawodowej widziałam już wiele strategii na urlop, wiele sposobów na to, jak pogodzić pracę i odpoczynek. Są tacy, którzy w czasie urlopu przyjmują taką strategię, że przynajmniej raz dziennie sprawdzają swoją skrzynkę mailową i nawet, jeżeli nie odpisują na żadne maile, to przynajmniej twierdzą, że w ten sposób są na bieżąco. Widzą, jakie sprawy wpływają, co ich czeka po urlopie. I też często słyszę takie zdanie, że to pozwala im się oswoić tak psychicznie z tym, co ich czeka, kiedy tylko wrócą do pracy. I wtedy nie są zaskoczeni i podobno jest im łatwiej w taki sposób wracać do pracy. Są też tacy, którzy podczas urlopu pracują. To często dotyczy managerów, którzy mają nieregulowany czas pracy i teoretycznie cały czas są w pracy, przynajmniej tak twierdzą. I tak naprawdę nigdy się nie wyłączają. Jeżeli jest coś pilnego, to niezależnie od tego czy ta osoba jest na urlopie czy nie odpisuje, podpisuje, zatwierdza. I tak naprawdę nawet zespół wówczas nie wie, jak ma podejść do tej sytuacji, czy traktować tą osobę jakby była w pracy, czy jednak okazać jakąś powściągliwość i powstrzymać się od wysyłania jej maili czy próśb o jakiekolwiek akceptacje. No i oczywiście są osoby, do których ja należę, które jadąc na urlop zostawiają swój komputer służbowy w domu, komórkę służbową również zostawiają w domu, ale zanim wyjadą dobrze się do tego przygotowują. Tak, aby nic nie zaskoczyło ludzi, którzy mnie zastępują. I tymi sposobami chciałam się dzisiaj z Tobą podzielić tak, abyś mógł faktycznie wypocząć w czasie swojego urlopu. Jeżeli jesteś pracownikiem etatowym, to te rady najbardziej, myślę, będą dla Ciebie pożyteczne, ponieważ one najbardziej będą pasowały do takiej pracy na etacie. Natomiast, jeżeli jesteś przedsiębiorcą to prawdopodobnie część z nich również będziesz w stanie wykorzystać przed urlopem. Chociaż wiem, że w przypadku przedsiębiorców trudno mówić o urlopie bez myślenia takiego całkowitego o pracy. Natomiast, jeżeli jesteś pracownikiem etatowym, to w ciągu roku masz maksymalnie 26 dni urlopu, więc dobrze by było, abyś faktycznie ten czas wykorzystał na porządny urlop. Jeżeli tylko się da, jeżeli tylko polityka w Twojej firmie jest taka, że możesz wziąć trzy tygodnie urlopu, to serdecznie Ci to polecam, ale pod takim warunkiem, że dobrze się do tego przygotujesz.

Od czego zacząć? Pierwszym i najważniejszym punktem przygotowania swojej pracy przed urlopem jest przygotowanie zastępcy. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy z nas ma takiego zastępcę, chociaż powinno być tak, że każde stanowisko ma jakąś osobę, która w razie potrzeby, czy to właśnie urlopu, ale czy też jakiejś niespodziewanej choroby, czy też zwolnienia, które nie było jakoś wcześniej planowane będzie w stanie przynajmniej część obowiązku przejąć. Czasami jest to kilka osób. Jeżeli dana osoba ma dość szeroki zakres stanowiska, to prawdopodobnie będą to czasem dwie albo trzy osoby, które gdzieś mogą pokryć te obszary, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Więc po pierwsze ustal, kto będzie zastępował Cię w czasie urlopu i przygotuj dobrze tę osobę. Jeżeli jest to kilka osób, to oczywiście każdą z nich przygotuj w tym zakresie, za które ona będzie odpowiadać. Ważne jest to, aby zacząć te przygotowania dużo wcześniej. W większości firm urlopy planuje się nawet rok wcześniej, a na pewno kilka miesięcy wcześniej, więc to, że Ty idziesz na urlop w lipcu czy w sierpniu nie powinno być dla nikogo zaskoczeniem. I te osoby, z którymi stale współpracujesz powinny doskonale zdawać sobie z tego sprawę, tak, aby miały czas reakcji, aby mogły zareagować, aby mogły przyjść do ciebie z jakimś tematem, na którym im bardzo zależy i potrzebują na przykład Twojej decyzji czy Twojego wkładu w jakieś zadanie zanim ty na ten urlop pójdziesz. W takim razie dobrze by było im o tym urlopie przypomnieć. Myślę, że taki optymalny czas to jest trzy, minimum dwa tygodnie przed urlopem. Warto za każdym razem, kiedy już planujesz sobie urlop, kiedy masz zgodę pracodawcy na to, aby w danym konkretnym terminie pójść na urlop, od razu zapisać sobie w kalendarzu na trzy tygodnie przed taką notatkę przypominającą, aby zacząć przygotowania do urlopu. I co tutaj mam na myśli? Jeżeli masz już te osoby wytypowane, a jeżeli nie masz to porozmawiaj koniecznie ze swoim przełożonym, aby takie osoby wskazał, ponieważ, no ktoś musi cię zastępować, ta praca nie może leżeć i czekać na Twój powrót. Więc jeżeli już się ustalisz, to przede wszystkim przygotuj dla nich materiały. Największa praca w tym obszarze jest po Twojej stronie. Co warto przygotować? Po pierwsze na pewno warto spisać wszystkie potencjalne sytuacje, które mogą się pojawić w czasie Twojej nieobecności. Napisz też, jakie jest właściwe postepowanie w każdej z tych sytuacji. Chodzi o to, aby osoba, która Cię zastępuje nie była zaskoczona jakąś sytuacją. Ty oczywiście, jako osoba, która… pracujesz w tym zakresie obowiązku każdego dnia, jesteś najlepiej zorientowany i wiesz, co potencjalnie może się wydarzyć. Nawet, jeżeli jest to taka rzadka sytuacja, to wierz mi, bardzo często właśnie w czasie urlopu potrafią takie sytuacje nagle wypłynąć i wtedy osoba, która cię zastępuje po prostu będzie miała problem. Więc uprzedź ją, co może się wydarzyć i co ona powinna w tej sytuacji zrobić. Nawet, jeżeli to będzie tylko przekazanie informacji, że Ty wrócisz po urlopie z jakąś informacją do tej osoby, to to już będzie, no jakaś konkretna rzecz, którą ona będzie miała zrobić i nie będzie musiała się ona nad tym zastanawiać. I warto też, tak już zupełnie na marginesie, pamiętać o tym, że ta osoba, która Cię zastępuje ma też swoje obowiązki. Więc warto podejść też z takim szacunkiem do jej pracy, aby jej tej pracy nie dokładać ponad to, co jest absolutnie niezbędne. Druga rzecz, to warto by było wylicytować, jakie rzeczy muszą zostać zrobione w czasie Twojej nieobecności. Oczywiście myślę, że nikt nie oczekuje idąc na urlop, że jakoś szczególnego tempa nabiorą sprawy podczas ich nieobecności, tylko że raczej będzie to utrzymanie takiego minimum, które powinno być dostarczone i co trzeba dostarczyć niezależnie od tego, czy Ty jesteś w pracy czy jesteś na urlopie. Więc wylistuj te rzeczy, które pop prostu muszą być zrobione i wskaż oczywiście, jak powinny być one zrobione. Jeżeli jest to osoba, która standardowo jest Twoim backupem, czyli zastępuje Cię standardowo w takich sytuacjach, to prawdopodobnie nie będziesz już musiał jej tłumaczyć, co jak krok po kroku zrobić. Ale jeżeli jest to osoba, która no nie zastępowała Cię wcześniej, jest to dla niej też nowy obszar, to warto by było przygotować dla niej instrukcje. I ja niejednokrotnie robiłam to w swojej pracy zawodowej. Albo przygotowałam takie instrukcje krok po kroku, albo wręcz nagrywałam filmiki, jak co po kolei zrobić, gdzie kliknąć, aby na przykład wygenerować jakiś raport, który no musiał być dostarczony, a na przykład nie można było tego z automatyzować tak, aby ta osoba nie czuła się zagubiona, tylko aby miała instrukcję jasną krok po kroku, co musi zrobić i aby faktycznie to dostarczyła.

Kolejny punkt, o który warto zadbać to przekaż wszystkie materiały pomocnicze do aktualnych projektów, z którymi być może ta osoba będzie musiała się zetknąć albo odpowiedzieć na jakieś pytanie, na jakaś prośbę, czy na jakiekolwiek zadanie oraz, jaki jest ich bieżący status. Tak, aby ta osoba i też Twój przełożony wiedzieli, na jakim etapie zostawiasz projekty, jakie są kolejne kroki, które mogą poczekać na Ciebie, i Ty je wykonasz, a które będziesz prosił, aby dana osoba wykonała w Twoim imieniu.

Kolejny punkt to zostaw listę wszystkich kontaktów, które mogą się przydać osobie, która będzie Cię zastępować. To jest bardzo ważne, aby ta osoba nie musiała szukać już po mailach, po innych osobach, dopytywać, jak skontaktować się z jakimś dostawcą czy jak skontaktować się z jakąś osobą, z którą Ty współpracowałeś nad tym konkretnym projektem. Zostaw jej wszystkie kontakty, maile, telefony, imię, nazwisko, stanowisko, wszystko to, co może jej być faktycznie potrzebne. Uprość jej życie maksymalnie, jak tylko się da. Dlatego, że to również przysłuży się Tobie. Im więcej pracy wykonasz w tym obszarze, im bardziej uprościsz życie tej drugiej osobie, która ma Cię zastępować, tym chętniej ona to zrobi, tym lepiej to zrobi i tym mniej pracy zostanie dla Ciebie po Twoim powrocie.

Kolejny punkt to postaraj się przewidzieć możliwy scenariusz, możliwe problemy, które wymagałyby kontaktu z Tobą podczas tego urlopu i przygotuj rozwiązania. I to jest najbardziej taki punkt, na który trzeba zwrócić największą uwagę. Dlatego że im lepiej odrobisz to zadanie, tym mniej będzie w ogóle takich pomysłów, aby się z Tobą skontaktować i wyrwać Cię z urlopu. Postaraj się przewidzieć takie typowe sytuacje, z czym ktoś może mieć problem, gdzie tylko to masz wiedzę, jak to rozwiązać. Nie zatrzymuj tej wiedzy dla siebie. Lepiej jest powiedzieć na wyrost czy opisać coś na wyrost, gdyby w razie się to wydarzyło, niż potem jednak musieć odebrać ten telefon czy maila podczas urlopu. Co dalej? Jeśli to konieczne zrób krótkie szkolenie z obsługi czy to urządzeń, czy to programów, z których być może będzie musiał skorzystać Twój zastępca. I tak, jak mówię, ja pisałam instrukcję i filmiki, Ty możesz zrobić równie dobrze szkolenie na żywo, a ta osoba może sobie zrobić notatki. Zostawiam to do Twojej decyzji, ale nie zostawiaj ludzi, którzy nie wiedzą, jak wykonać te zadania, które Ty im zlecasz.

Punkt taki duży, duży drugi punkt to jest poinformuj o urlopie. I tutaj mam na myśli absolutnie wszystkich, z którymi stale współpracujesz. Nie tylko osoby wewnątrz firmy, czyli Twoi współpracownicy, oczywiście przełożony to myślę, że wie, ale już może jego szef może nie wiedzieć. Więc warto by było też poinformować go o tym urlopie. No i oczywiście wszystkich takich dostawców usług czy osób, którym coś zlecasz, z którymi często pracujesz i które potencjalnie mogą być zainteresowane tym, że Ciebie nie będzie przez dwa czy trzy tygodnie w biurze. Więc warto się z tymi osobami odpowiednio wcześniej skontaktować. Myślę, że tutaj spokojnie wystarczą dwa tygodnie, jeżeli są to osoby, z którymi, no współpracujesz, ale jednak nie są one wewnątrz firmy. I przedstawić im po prostu plan, że w tym czasie planujesz urlop. Jeżeli byłyby jakiekolwiek tematy czy są jakieś niezałatwione tematy, nieopłacone faktury czy jakieś dokumenty, które należałoby jeszcze załatwić czy jakieś umowy, które należałoby podpisać przed Twoim urlopem, to warto by było po prostu zadbać o to teraz, bo potem może być to trudniejsze albo wręcz po prostu będą musieli poczekać dłużej na Twój powrót. Więc warto poinformować absolutnie wszystkich. Ja zawsze też wysyłam takiego maila do moich współpracowników, w których piszę, że w tym i w tym terminie po prostu mnie nie będzie. Jeżeli są jakieś tematy, w których potrzebują mnie czy to do decyzji, czy to ja muszę dostarczyć jakiś element pracy czy element projektu, którego potrzebują, a no nikt inny tego zrobić nie może albo jest to moim obowiązkiem, to proszę, aby dawali mi znać do tego i tego dnia, abym po prostu miała szansę to zrobić zanim wyjadę.

Też zawsze jasno komunikuję, że no dość niechętnie, czasem wręcz, że nie ma aż takiej nawet możliwości, aby kontaktować się ze mną w czasie urlopu, ale też z drugiej strony staram się dostarczyć wszystko to, aby w ogóle nie było takiej potrzeby. Bo to się wszystko rozbija o potrzebę. Ktoś się kontaktuje z Tobą dlatego że nie wie, co zrobić, że nie wie gdzie co znaleźć, że nie może podjąć decyzji, bo na przykład nie dałeś mu pełnomocnictwa, aby taką decyzję podjął. Więc po Twojej stronie jest zebranie tych wszystkich potencjalnych sytuacji, które wymagałyby kontaktu z Tobą podczas urlopu.

Trzeci punkt to zarządzanie maila do wiadomości. Nie wiem czy też tak macie, ale mi się nie jednokrotnie na początku mojej kariery zawodowej zdarzało, że po urlopie ja byłam zasypywana wiadomości tak zwanymi „do wiadomości”. Czyli to były takie maile, które nie wymagały ode mnie żadnej akcji, to nie było żadne zadanie, które ja miałam zrobić, tylko po prostu ktoś uznał, że powinnam o tym wiedzieć, powinnam mieć taką świadomość, że coś takiego zostało czy to ustalone, czy to ktoś zbiera jakieś opinie na jakiś temat, no i oczywiście wysłał to do mnie. I tutaj warto już tak niezależnie od urlopu, tylko tak w ogóle warto to ustalić, jakie maile „do widomości” chcesz otrzymywać, a jakie nie. Dlatego że jeżeli jakieś tematy leżą aktualnie poza Twoim zakresem obowiązków albo w ogóle Cię nie dotyczą, albo Ty nie jesteś ekspertem w tym zakresie, no i tak nie doradzisz w jakiś sensowny sposób, to warto napisać takiego maila zwrotnego, że po prostu, no nie czujesz, że jesteś faktycznie grupą docelową tego maila i że prosisz, aby takie informacje nie były wysyłane, jeżeli absolutnie nie jest to konieczne. I też warto poinformować w czasie urlopu, jeżeli dobrze wykonasz swoją pracę i przygotujesz ludzi do tego, to oni też nie będą mieli potrzeby, aby Ci pisać w kopii. Też ich uprzedź, że Ty ich zostawiasz z tymi zadaniami, to jest do zrobienia, taką mają decyzyjność, tutaj mogą samodzielnie podjąć jakąś decyzję bez pytania Ciebie o zgodę. I powiedz, o jakich wiadomościach chcesz być informowany, a o jakich nie. Dlatego że potem odkopywanie się z tych maili „do wiadomości” to często, no jest tylko stratą czasu, ponieważ większość z nich albo już jest przeterminowana, albo w ogóle nie dotyczyła Ciebie, albo tak naprawdę, no nic by się nie wydarzyło, gdybyś Ty na tej kopii nie był, a Ty tracisz czas na po prostu usuwanie tych maili, czytanie ich najpierw, a potem decydowanie co z nimi zrobić i w konsekwencji i tak je wyrzucasz do kosza albo archiwizujesz. Więc warto też uprzedzić ludzi, o czym mają Cię informować, a o czym absolutnie nie muszą. 

Czwarty punkt to deleguj zadania we właściwy sposób. No i tutaj jest to temat rzeka. Myślę nawet, aby zrobić kiedyś o tym zupełnie osobny podcast, o tym, jak pisać maile, skutecznie pisać maila, tak, aby faktycznie otrzymać szybko odpowiedź, o jaką nam chodzi. Ponieważ bardzo często widzę maile, które są tak niekompletne, że same w sobie już generują kolejne pytania i kolejne maila. I to jest zawsze wtedy, kiedy już widzimy po tym mailu, że nie ma tam pełnych informacji. Że aby ktoś mógł podjąć jakąś decyzję albo nam na coś odpisać to on i tak będzie nas musiał o coś dopytać. Starajmy się przewidywać takie informacje i dawać maksymalnie komplet tych informacji, które są potrzebne, aby uzyskać odpowiedź. I można sobie to zrobić poprzez takie zdanie sobie takiego prostego pytania, zanim klikniesz „Wyślij maila” to zastanowić się, czy ta osoba ma absolutnie wszystkie informacje, które są potrzebne, aby mi odpowiedzieć. Ja idę też w tym o krok dalej i staram się przewidzieć też takie potencjalne sytuacje, które mogą mieć miejsce w przyszłości, ale do tego przejdę za chwilę, kiedy będziemy właśnie mówić o mailach takich związanych z delegowaniem zadań.

I teraz tak, takich kilka wskazówek, którymi należy się kierować pisząc takie maile. Po pierwsze warto na samym wstępie, można to nawet pogrubić, zdefiniować problem, z jakim piszesz. Czego dotyczy mail. Konkretnie, proste zdanie. Tak, aby ułatwić też innym ludziom pracę. Tych maili dostajemy dziesiątki, a czasem nawet setki dziennie. Więc naprawdę ludzie zaczynają doceniać, kiedy ktoś w pierwszym zdaniu mówi: Ten mail dotyczy tego i tego projektu. Chodzi o to i o to. Ponieważ wystarczy jeden rzut oka i on już wie, on już jest w temacie, tak. Wie czego dotyczy, a nie musi wyłapywać to z kontekstu całego maila. I napisz, jakiego działania oczekujesz od tej osoby, do której piszesz maila. Konkretnie, czego oczekujesz w odpowiedzi zwrotnej. Nie zostawiaj tutaj jakichś niedopowiedzeń, nie licz na to, że ktoś się domyśli. Postaraj się również przewidzieć, jakie mogą być następne kroki, jakie pytania mogą się pojawić w związku z tym. I postaraj się też w tym mailu od razu zawrzeć odpowiedzi na te pytania. Zanim ta osoba w ogóle będzie miała szansę Ci je zadać, to Ty już ją wyprzedź i powiedz po prostu, jakie są potencjalne odpowiedzi. Za chwilę zrobimy przykład, to będzie to myślę jaśniejsze. Kolejno przedstaw możliwy scenariusz dalszych działań. Czyli co ta osoba mogłaby zrobić w jakiejś tam hipotetycznej sytuacji, z którą może się spotkać. Tak, aby ona nie utknęła znowuż na jakiejś sytuacji, co do której nie będzie miała pewności, jak się zachować. Bo to już znowu jest potencjalnie ten moment, w którym ktoś może chcieć złapać za słuchawkę i do Ciebie zadzwonić. Poinformuj również tę osobę, do której piszesz maila o to, w jakim zakresie ona może sama podjąć decyzję. Takie upełnomocnianie ludzi jest bardzo ważne, jeżeli idziesz na urlop. O tym jeszcze powiem później, to jest w ostatnim punkcie. Ale na etapie maila też warto dać, w jakim zakresie ta osoba może zdecydować sama i już po prostu nie wracać z tym do Ciebie po to, aby uzyskać odpowiedź, abyś Ty podjął tę decyzję. Tylko przekaż jej to pełnomocnictwo do tego, aby ona w jakimś tam zakresie mogła te decyzje podejmować i oczywiście podaj wszystkie kontakty, które mogą się okazać potrzebne do realizacji tego zadania. Ważne jest, aby ta osoba wiedziała, co ma robić nie tylko w pierwszym kroku, ale też w kolejnych krokach. Tak, żeby po prostu nie utknęła na jakimś etapie realizowania tego zadania, dlatego że ją nie doinformowałeś. I to powoduje też oprócz tego, że ta osoba wie, co ma robić, to ogranicza też liczbę maili, takich dopytujących, doprecyzowujących, ustalających, kontraktujących. Warto po prostu maksymalnie poświęcić czas na to, aby dobrze napisać te maile, aby one były jasne, aby nikt nie miał po prostu pytań, co do tego, a miał za to jasność co robić i w jakiej kolejności. I mam tutaj taki przykład takiej wiadomości. Pozwól, że przeczytam.

Aniu, proszę abyś w czasie mojej nieobecności wysłała do działu X raport Y. Raport powinien być wysłany w każdy poniedziałek do godziny 12.00. Raport jest generowany automatycznie i możesz go pobrać ze strony (tu wklejam linka). Pamiętaj, aby przed wysłaniem raportu dokonać w nim niżej wymienionych modyfikacji. I od myślnika: zmienić tytuł, dodać datę w stopce, ustawić filtry według… (i tutaj podaję konkretne wytyczne).

Jeśli napotkasz problemy związane z wygenerowaniem raportu lub jego modyfikacją, proszę skontaktuj się z osobą X (telefon i email do tej osoby). Możliwe, że pojawią się prośby o częstsze wysyłanie raportów w ostatnim tygodniu miesiąca. Jeśli tak się stanie, podejmij samodzielnie decyzję w zależności od natężenia Twojej pracy.

Pozdrawiam, Anita

I to jest przykładowy mail, który zawiera prośbę o wykonanie konkretnego zadania, z informacją, gdzie to zadanie znaleźć, kiedy ono ma być wykonane, w jakim odstępie czasu, co należy zrobić z tym zadaniem w kolejnych krokach, kiedy już wygeneruje ten raport, to co w kolejności trzeba w nim zmienić. Na jakie przeszkody ktoś może napotkać i co wtedy ma zrobić. No i kolejno, jaki jest możliwy dalszy scenariusz, to to, że być może pojawi się tu w przypadku tego hipotetycznego raportu prośba o to, aby w ostatnim tygodniu miesiąca generować je częściej, to zostawiam tutaj decyzję tej osobie, jeżeli będzie miała na to czas, patrząc na to, że no zastępuje mnie i ma też swoje obowiązki, to niech podejmie te decyzje w zależności od natężenia pracy. I taka wiadomość daje bardzo dużą szansę, oczywiście, no nie da mi 100% gwarancji, że ktoś jeszcze nie będzie miał jakichś pytań, bo też ja mogę, no nie przewidzieć wszystkich możliwych sytuacji. Ale jednak musisz przyznać, że zwiększa prawdopodobieństwo tego, że ta osoba będzie czuła, że wie co ma robić, wie, gdzie się może zwrócić o pomoc, jeśli coś pójdzie nie tak. I nie będzie miała potrzeby, aby się akurat w tym temacie ze mną kontaktować.

Kolejny, piąty punkt to autorespondery, autoodpowiedzi, nagranie być może wiadomości również na swojej sekretarce w telefonie. Jeżeli nie korzystasz z automatycznej sekretarki, ja na przykład na co dzień nie korzystam, ale włączam w okresie urlopów. Dlatego, że jeżeli dzwonią do mnie osoby, które są spoza firmy, nie wiedzą o tym, że ja jestem poza dostępem, poza w ogóle siecią, no to mogą nie wiedzieć z jakiej przyczyny ja nie odbieram. Taka oto odpowiedź od razu załatwia temat. Oczywiście autorespondery w mailach, ostatnio widziałam bardzo ciekawy przykład autorespondera, który brzmiał „Nie ma mnie w biurze.” Kropka. To wszystko. I tak w zasadzie nie wiesz kiedy wróci, czy wróci, kto go zastępuje, jak się z tą osobą skontaktować. Szukaj wiatru w polu. Nie mam pojęcia. Tak nie należy robić, to oczywiste. Ale czasem zdarzają się maile pod tytułem „Jestem poza zasięgiem, bez dostępu do skrzynki mailowej, bez dostępu do telefonu, zastępuje mnie osoba…” I Ty piszesz do tej osoby, okazuje się, że ta osoba, która teoretycznie powinna zastępować też jest na urlopie. No więc to też jest kolejny taki przykład, kiedy ten autoresponder po prostu nie spełnia swojej funkcji. A on musi wskazywać na osobę, która na pewno będzie każdego dnia w pracy w tym czasie, w którym Ty jesteś na urlopie i na pewno będzie w stanie Cię zastąpić i będzie wiedziała o tym, że Cię zastępuje. Też nie zaskakujmy w ten sposób osób, uprzedźmy, że kogoś, nawet podczas takich jednodniowych nieobecności, że kogoś wpisujemy tam, jeżeli to nie jest tak na sztywno przypisane oczywiście albo jeżeli to nie jest jakiś wyjątek od reguły, to poinformujmy tę osobę, że ona jest wskazana u nas, jako taka osoba do kontaktu. No i przekażemy jej wtedy te obowiązki. Tak że, no taka rzecz, o której teoretycznie wszyscy wiedzą, a w praktyce okazuje się, że nie do końca.

Szósty punkt to rozlicz dokumenty. I to jest coś takiego, co powinno być, jeśli byśmy ustawili to w hierarchii ważności, to chyba postawiłabym to na pierwszym miejscu. Dlatego że czasem spotykam się z tym, że ktoś z dostawców idzie na urlop, jest naszym opiekunem klienta czy taką osobą po prostu kontaktową i ta osoba idzie na urlop i na przykład mamy niepopłacone faktury, mamy niepodpisaną umowę, mam coś takiego, no co ja nie wiem z kim się kontaktować w tej sytuacji i coś musi czekać. Siłą rzeczy musi czekać na powrót tej osoby. I to jest bardzo zła sytuacja, która rzutuje też i na jakość współpracy, na poziom zaufania. Nie róbmy tego. To, że my idziemy na wakacje to nikogo nie interesuje, faktury muszą być popłacone, umowy muszą być podpisane, w dokumentach musi być porządek. I też nie zostawiajcie takiej papierkowej roboty osobom, które będą was zastępować. To jest brak szacunku. Nikt nie lubi papierkowej roboty. Myślę, że dla każdego to jest zmora i każdy najchętniej by się tego pozbył, ale jednak, no taka przyzwoitość wymaga, aby te wszystkie najgorsze tematy, rozliczanie faktur, jakakolwiek dokumentacja, którą trzeba przygotować, abyśmy to przygotowali, zamknęli temat i ewentualnie, jeżeli spodziewamy się, że coś przyjdzie w trakcie, no to wtedy poprowadzić tą osobę, co ona powinna z tą fakturą czy umową dalej zrobić, aby to znowu nie leżało i nie czekało na Twój powrót. No i ostatni punkt to jest daj niezbędne pełnomocnictwa. Jeżeli oczywiście możesz sobie na to pozwolić, bo jesteś osobą decyzyjną w jakimś obszarze, to warto by było przekazać przynajmniej cześć decyzji, umożliwić podjęcie części decyzji swojemu zastępcy. Jeżeli nie masz zastępcy i nie możesz tego scedować na zastępcę to przesuń to w górę, czy do Twojego przełożonego. Chodzi o to, aby nie wstrzymywać pracy do uzyskania Twojego podpisu. Tu oczywiście mam na myśli takie decyzji, które, no nie są strategiczne, raczej mają taki charakter operacyjny, no ale jednak decyzja to decyzja, jeśli ona jest przypisane do Ciebie, to warto by było coś z tym zrobić i ustalić na czas Twojego urlopu, kto taką decyzję może podjąć, znowuż aby nie wstrzymywać tej pracy. Zwłaszcza to będzie miało zastosowanie wbrew pozorom w takich drobnych sytuacjach, które wcale nie są jakieś strategiczne i bardzo ważne, no ale jednak one w sumie mogą złożyć się na to, że po powrocie z urlopu Ty jednak będziesz miał bardzo dużo tej pracy do nadrobienia. I to wszystkie rady, które przygotowałam. Myślę, że jeżeli je wdrożysz i jeżeli faktycznie odrobisz to zadanie domowe i przygotujesz się bardzo dobrze, najlepiej jak potrafisz do tego urlopu, to wtedy możesz z czystym sumieniem, spokojnie odłożyć laptop, zostawić go w domu, pojechać na wakacje, a na wakacjach nie myśleć o niczym innym tylko o relaksie. I jestem przekonana, że ani Twoja praca na tym nie ucierpi, bo wszystko jest zaopiekowane, każdy wie co ma robić, wie jak się nawet przygotować na sytuacje nieprzewidziane, bo Ty to przewidziałeś i przygotowałeś tą osobę. Więc z pracą jest wszystko w porządku. Ty wypoczniesz, nabierzesz sił, wrócisz z większą energią do pracy, więc to też jest tylko na plus dla Twojej przyszłej efektywności. No i będziesz mógł przede wszystkim odpocząć, zregenerować się, zmienić otoczenie i po prostu nie myśleć o pracy. Taki czas też jest bardzo potrzebny. I ja z całego serca rekomenduję Ci, aby nigdy tego nie łączyć. Jak tylko możesz przygotuj się dobrze do tego i na urlopie po prostu wypoczywaj. A gwarantuję Ci też, że ten system przygotowania przed urlopem sprawi też, że powroty będą łagodniejsze, będziesz w stanie szybciej odgrzebać z tych maili, które do Ciebie wpłyną, dlatego że siłą rzeczy będzie ich po prostu mniej, bo ludzie nie mili potrzeby takiej sytuacji, aby się z Tobą bardzo często kontaktować, co najwyżej ci, co nie wiedzieli, jak się z Tobą pracuje i że jesteś akurat na urlopie. Ale oto jest wskazówka dla Ciebie, kogo jeszcze następnym razem poinformować. Więc ten powrót do rzeczywistości też będzie łagodniejszy i ten taki efekt urlopu też, jestem przekonana, utrzyma się dłużej.

To wszystko w dzisiejszym odcinku podcastu. Mam nadzieję, że Ci się podobało. Daj mi znać, co myślisz o tych radach i czy je zastosujesz. No i jeżeli Twój urlop jest jeszcze przed Tobą, to życzę Ci, abyś po prostu wspaniale wypoczął i pełen energii wrócił do pracy, no i oczywiście do słuchania podcastów. Do zobaczenia i do usłyszenia. Cześć!

W tym odcinku usłyszysz:

• Jak przestać być zajętym a zacząć być efektywnym?
• Kim jestem?
• Jak wyglądała moja edukacja?
• Kiedy zaczęłam być “produktywna”?
• Czy mniej znaczy więcej?
• Czym zajmuje się w pracy zawodowej?
• O czym będzie ten podcast?
• Czy w dużych firmach można nauczyć się produktywności?
• Czy studia przydały mi się w życiu?
• Czy konsekwencja zawsze jest dobrym wyjściem?

Transkrypcja nagrania:

Cześć! Witaj w pierwszym premierowym odcinku podcastu Strefa Produktywności. Ja nazywam się Anita Kowalska i będę gospodarzem tego podcastu. Na dobry początek zaczniemy od tego, jak przestać być w swoim życiu zajętym, a zacząć być efektywnym. A przy okazji opowiem Ci trochę o sobie i o tym, o czym będzie ten podcast. Zapraszam.

Zanim zaczniemy, może krótko się przedstawię. Tak, jak już Ci powiedziałam, nazywam się Anita Kowalska, z wykształcenia jestem prawnikiem, to może być trochę zaskakujące, ale ukończyłam również studia magisterskie na kierunku Zarządzanie strategiczne w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. Całe moje zawodowe życie w zasadzie skupiało się wokół sprzedaży, wokół wsparcia sprzedaży i wokół zarządzania. Dopiero po jakimś czasie odkryłam swoją nową drogę, nowe powołanie, jakim było uczenie produktywności innych, dlatego że to z kolei było zawsze moją mocną stroną i tym, co lubiłam robić, co robiłam sama z siebie i co praktycznie przychodziło mi bez większego wysiłku. Natomiast nawiązując do dzisiejszego tematu to, że zawsze byłam produktywna, to, że zawsze robiłam bardzo dużo, to czasem jednak okazywało się, że bardziej byłam zajęta niż efektywna. Tego, jak być zajętym człowiekiem, czy może inaczej, jak upchać w swoją dobę jak najwięcej rzeczy, jak najwięcej aktywności, jak rozwijać się w wielu kierunkach tego nauczyłam się już bardzo wcześniej. W szkole podstawowej, potem w szkole średniej i na studiach, kiedy bardzo często na początku łączyłam swoje obowiązki szkolne z zajęciami pozalekcyjnymi wszelkiej maści, od pływania przez naukę astronomii, po recytowanie wierszy i bycie harcerzem, a w szkole średniej z tańcem towarzyskim, oczywiście dalej z astronomią, bo to była wielka miłość moich młodych lat. No a na studiach po prostu mnożyłam te kierunki studiów, bo był taki moment, kiedy w jednym czasie miałam aż trzy kierunki studiów i swoją firmę. Więc wiem dobrze, jak to jest robić wiele rzeczy na raz i świetnie sobie radzić tak naprawdę we wszystkich tych rzeczach. Ale jednak takie poczucie sensu tego, co się robi i takie przywiązywanie wagi do tego, w co wkłada się energię i czas, w takie dobre i sensowne wybieranie celów to do tego dopiero dojrzałam po tym, jak skończyłam studia i zaczęłam się zajmować pracą zawodową tak już na pełen etat. Ponieważ ta praca zawodowa też gdzieś towarzyszyła mi już od takich młodzieńczych lat. Bardzo wcześnie zaczęłam pracować. Zawsze chciałam mieć swoje pieniądze, chciałam być niezależna, w związku z czym bardzo wcześnie też zaczęłam pracować. Więc to, czym się chcę z Tobą się dzisiaj podzielić to tym… nie tylko dzisiaj, ale również w całym tym podcaście to takim właśnie skupieniem na tym, co ważne. To jest takie moje hasło „Czas na to, co ważne”. Dlatego, że zarówno, jeśli chodzi o wybór celów, tak również o takie właśnie natężenie tej pracy i kumulowanie, bycie zajętym mam takie doświadczenia, które wskazują jednak na to, że różnice robi to, co wybieramy. Nie chodzi o to, aby być zajętym, ale o to, aby być efektywnym. I mniej naprawdę znaczy więcej, również w obszarze efektywności osobistej. I dlatego zdecydowałam się też na takie hasło, ponieważ to jest mi najbliższe. Aby koncentrować się na tym, co ma znaczenie, na tym, co jest ważne. Wybierać ze wszystkich możliwości, których mamy teraz tak dużo, te, które w największym stopniu pomogą nam realizować nasze cele i nasze długoterminowe strategie. I w tym podcaście będę się skupiała zarówno na pracy zawodowej, jak i prywatnej. Może w trochę większym stopniu na pracy zawodowej, ponieważ obecnie łączę pracę na stanowisku w korporacji, międzynarodowej korporacji z pracą na własny rachunek, z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. I w swojej firmie zajmuję się szkoleniami, doradztwem, konsultacjami, prowadzę również szkolenia stacjonarne, jak również szkolę online, mam swoje kursy online, jak również prowadzę bloga i teraz zaczęłam właśnie nagrywać ten podcast. A w pracy zawodowej odpowiadam za wsparcie sprzedaży i wdrażanie strategicznych projektów na polskim rynku w międzynarodowej korporacji. Więc bardzo dobrze rozumiem tych z Was, którzy pracują na etat, ponieważ bliskie mi są wszelkiego rodzaju wyzwania, które wiążą się z pracą na etat w dużej firmie, zwłaszcza w dużej firmie, chociaż w swoim dorobku mam już firmy różnej wielkości, łącznie z urzędami takimi publicznymi. I mogę śmiało przyznać, że niezależnie od tego, czy to jest międzynarodowa korporacja, czy to jest średniej firma polska, czy jest to placówka publiczna, czy jest to własny etat, to wszędzie tam ma ogromne znaczenie, jak wykorzystujemy swój czas. Zaryzykowałabym nawet stwierdzenie, że największe. Są wręcz zawody, takie jak na przykład handlowiec, gdzie sposób, w jaki ktoś wykorzystuje swój czas bezpośrednio przekłada się na pieniądze. I trudno wyobrazić mi sobie jakikolwiek mój awans, jakąkolwiek zmianę pracy na lepszą bez tej umiejętności bycia właśnie produktywnym, efektywnym w pracy. Więc chciałabym się na pewno na tym skupić i w tym Wam pomóc. Dlatego, że jest to coś, w czym ja czuję się bardzo dobrze i co, no zazwyczaj bardzo mocno widać w każdej pracy, do której przychodzę. Więc chciałabym pomóc Wam również zbudować taką przewagę bycia produktywnym. Ale ponieważ, no praca zawodowa to nie wszystko, to część tematów będzie dotyczyła również takiego życia pozazawodowego, takiej efektywności ogólnej, realizowania również swoich celów prywatnych tak, abyście w ogóle mieli poczucie w życiu, że zmierzacie we właściwym kierunku i że robicie to poprzez najlepiej dobrane cele. Pewnie od czasu do czasu pojawią się również w moim podcaście goście, ale myślę, że większość z tych odcinków będę nagrywać sama. Dlatego, jeżeli czujesz, że to może być coś interesującego dla Ciebie, to oczywiście zapraszam Cię, zasubskrybuj, aby nie ominął Cię kolejny odcinek. A już teraz przechodzimy do części merytorycznej tego odcinka, a mianowicie o tym, jak przestać być w swoim życiu zajętym, a zacząć być efektywnym.

Pierwsza rzecz, od której należałoby zacząć to w ogóle zakwestionować status quo. Czyli na chwilę się zatrzymać i zastanowić, czy to, co ja dalej robię, czy to w pracy zawodowej czy w życiu prywatnym, czy to nadal ma sens. Czyli pierwsze pytanie, od którego byśmy sobie zaczęli to: „Po co nadal to robię?” Zazwyczaj kiedy zaczynamy jakiś projekt czy zaczynamy realizować jakiś cel, to zadajemy sobie to pytanie: „To po co?” Mam nadzieję przynajmniej, że to robicie, że zadajecie sobie to pytanie „Po co to robię?”, tak, „Co ma mi to załatwić?” Ale sztuka polega na tym, aby co jakiś czas weryfikować, czy to jeszcze nadal jest aktualne. I takie pytanie pomocnicze, które możesz sobie zadać to: „Do czego jest mi to potrzebne? Jakie wartości przez to realizuję? Do czego prowadzi mnie to w długie perspektywie? I jakie potrzeby i wartości (swoje lub firmy, bo to oczywiście może być zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym) w ten sposób realizuję?” Czyli żeby dokładnie wiedzieć, po co nadal to robimy. Czy nadal to realizuję te potrzeby, które chcieliśmy zaspokoić w pierwszej kolejności. Dlatego że często widzę to w firmach, w których pracowałam, że rozpoczynamy jakieś projekty i te projekty na początku mają naprawdę sens i są dobrze przemyślane, poukładane, prowadzone. Bardzo często spotykam się z dobrze prowadzonymi projektami. Wbrew pozorom takie duże firmy są właśnie bardzo dobrym miejscem do tego, aby się nauczyć produktywności. Dlatego że tam trzeba stawiać czoła wyzwaniom, z którymi trudno się zmierzyć gdziekolwiek indziej. I ja bardzo doceniam to, że mam taką możliwość, aby pracować jeszcze w takiej firmie, w dużej w dodatku firmie, dlatego że jest to bardzo często też poligon doświadczalny dla mnie. Ja wszystkie swoje koncepcje, wszystkie narzędzia testuję najpierw tam. I sprawdzam, jak na takim dużym obrazku one się sprawdzają, jak ludzie, którzy… one są dość wymagający, jeśli chodzi o to, w jaki sposób się z nim pracuje. Każdy tam jest zajęty i każdy ma tam za dużo zadań. I jak oni na to reagują, czy to im faktycznie pomaga. Jeżeli widzę, że im to pomaga, to wiem, że to już zadziała wszędzie. Jeżeli zadziałało na tym środowisku, to zadziała wszędzie. Więc to jest bardzo dobre doświadczenie. Ale wracając do tematu, to spotykam się właśnie z takimi projektami, które na początku są oczywiście bardzo dobrze analizowane pod każdym kątem, ale potem są już tak jakby wpadamy w rutynę i zaczynamy je robić rok w rok dokładnie tak samo i po pewnym czasie nawet część osób, które pracują przy projekcie się wymienia, a my nie zadaliśmy sobie jeszcze pytania, czy nadal to jest aktualne. I kontynuują kolejne pokolenia pracowników projekt, który rozpoczął się kilka lat wcześniej i tak do końca nie wiemy czy on nadal jest aktualny. I tu z pomocą przychodzi pytanie drugie: „Czy taka forma realizowania tej potrzeby, którą na początku sobie zdefiniowaliśmy, nadal jest najlepsza?” Dlatego, że być może to „po co?” nadal jest aktualne, ta potrzeba nadal jest i nadal chcemy ją jakoś realizować, na przykład niech to będzie jakiś projekt wsparcia sprzedaży w Twojej firmie, czy niech to będzie, jeśli chodzi o życie prywatne, jakieś Twoje uczestnictwo, na przykład sposób rozwoju pozazawodowego. Wybrałeś kiedyś jakąś organizację, w której uczysz się dajmy na to wystąpień publicznych czy przywództwa, czy uczysz się jakiegoś języka. Więc zastanawiasz się, czy nadal masz tą potrzebę. I na pierwsze pytanie odpowiadasz „tak”. Nadal wiem, po co mi jest to potrzebne, ta potrzeba nadal jest aktualna. To w drugiej kolejności zastanawiasz się, czy forma realizowania tej potrzeby czy też wartości nadal jest najlepsza. Dlatego że czasem potrzeba zostaje, ale sposób dotychczasowy, w jaki realizowaliśmy tę potrzebę się zdewaluował. Być może pojawiły się lepsze metody. Być może popadliśmy już w tym pierwszym sposobie w taką rutynę, że ten sposób przestał być dla nas konieczny. Jeżeli nigdy nie zadajesz sobie takich pytań, to nigdy nie masz okazji dojść do takiej refleksji. Dlatego warto regularnie czy to na jakichś spotkaniach statusowych w firmie raz w miesiącu, raz na kwartał, nawet raz na rok niech to będzie, ale podważmy status quo. Zastanówmy się, czy ten projekt nadal ma sens, a jeżeli tak, to czy najlepiej go realizujemy jak możemy. I teraz trzecie pytanie: „Jak mogę inaczej (w nawiasie, w domyśle „lepiej) realizować tę potrzebę?” Dlatego, że nawet jeżeli potrzeba jest nadal aktualna i ten sposób, który wybraliśmy do realizowania tej potrzeby również jest w porządku i na przykład tego nie chcielibyśmy zmieniać, to zastanówmy się, jak możemy jeszcze lepiej zrobić ten projekt. I dopiero w tym momencie powinno się pojawić takie pytanie: „Jak mogę to zrobić lepiej, szybciej, efektywniej?” Dlatego, że jeżeli nie będziesz odrabiał tej pracy domowej na początku, czyli będziesz chciał robić lepiej wszystkie rzeczy, które robisz iw związku z tym część z nich prawdopodobnie będzie takimi rzeczami, których w ogóle nie powinieneś robić albo powinieneś robić inaczej, albo w ogóle zastanowić się czy nie zmienić swojego podejścia w jakiejś dziedzinie, ale nie zrobisz tego, tylko będziesz starał się to robić szybciej, lepiej, efektywniej, no to tylko będziesz zwielokrotniać nieefektywność. Więc ważne jest to, aby mieć pewność co do tego, że my robimy właściwe rzeczy, a dopiero potem zastanowić się, jak je robić właściwie albo jeszcze lepiej. Czyli to jest takie pytanie, od którego trzeba zacząć. Dlatego też wybrałam ten temat na pierwszy odcinek, dlatego że ja bardzo często widzę osoby, które są bardzo zajęte, tylko tak jakby wycisnąć to wszystko, co one robią jak taką cytrynę, to niewiele by z tego zostało, jako czegoś, co faktycznie długoterminowe przynosi jakieś dobre owoce czy to firmie, korzyści, jakieś profity firmie, czy to dobre owoce w życiu tej osoby. I ja kiedyś też byłam taką osobą. Jak widzę siebie z okresu studiów, kiedy próbowałam studiować kilka kierunków… znaczy próbowałam, studiowałam kilka kierunków naraz. Prowadziłam swoją firmę, która zajmowała się ręczną produkcją biżuterii artystycznej i sprzedaż tej biżuterii poprzez sprzedaż taką katalogową. Prowadziłam tą firmę w Akademickich Inkubatorach Przedsiębiorczości. Oprócz tego jeszcze oczywiście chodziłam na siłownię, na imprezy (wiadomo, to był okres studencki) i miałam jeszcze inne zainteresowania, bo na przykład trenowałam wtedy też taniec towarzyski. Więc dzisiaj to się zastanawiam, po co mi było to wszystko. Tak zupełnie szczerze, po co mi to wszystko było. Bo wystarczyło… Bo skończyło się finalnie i tak tym, że ja w swoim dorosłym życiu już pracując zawodowo na pełen etat poszłam jednak na zupełnie inny kierunek studiów, na uczelnię, o której mi się marzyło od dawna. I gdybym ja kiedykolwiek zrobiła to ćwiczenie, które robię teraz z Wami i zastanowiła się, jaka faktycznie potrzeba leży za tym celem, to zrobiłabym to kompletnie inaczej – wybrałabym sobie jeden kierunek studiów i od początku cisnęłabym w jednym kierunku. Mniej naprawdę znaczy więcej. W efektywności osobistej zwłaszcza. Dlatego nie chcę żebyście popełniali te same błędy co ja, a cały czas widzę wokół siebie osoby, które robią dokładnie to samo. I kiedy tylko zwracają się do mnie z prośbą o jakieś konsultacje, to to jest pierwsza rzecz, od której zaczynamy. Pierwsza rzecz od tego, jak odchudzić to, co one robią i zostawić tylko to, co ma szansę przynieść najlepsze owoce. Ale faktycznie wtedy swoją koncentrację włożyć w te rzeczy w największym stopniu. Dlatego że, co się dzieje, kiedy masz bardzo wiele rzeczy, a jeszcze gorzej, jeżeli masz te rzeczy w różnych w ogóle sferach. Wtedy się po prostu rozpraszasz. Wytracasz energię. To jest tak, jak kiedyś oczywiście wśród moich licznych zainteresowań znalazła się również sztuka bonsai, czyli sztuka formowania drzewek. I pamiętam, jak na jednej z lekcji o tym, jak formować młode drzewko takie dopiero co poddawane kształtowaniu. Jeżeli chcemy pobudzić koronę drzewa do wzrostu, to powinniśmy zredukować korzenie. Dlaczego? Dlatego też żeby nie zużywały cennej energii drzewa, żeby ta energia poszła w budowę korony, a nie w karmienie korzeni. I dokładnie tak samo jest z naszymi zadaniami. Jeżeli masz ich wiele, to każdy z nich zabiega o Twoją energię i Twój czas. Jeżeli się rozpraszasz, to automatycznie dużo trudniej jest Ci się skupić, a umiejętność skupienia jest teraz najbardziej deficytowym towarem na rynku pracy i nie tylko rynku pracy, w ogóle w życiu, jaki istnieje. Ludzie nie potrafią się skupić. Ciężko jest im się skupić, zarówno poprzez wszystkie rozpraszacze zewnętrzne, ale również poprzez brak takiego wewnętrznego, jasnego kierunku. Poprzez brak zdecydowania, co do małej ilości rzeczy, które robię, ale w które wkładam całą swoją uwagę. Więc warto by było zarówno w pracy zawodowej podejść do tego, przejrzeć swoje projekty, zastanowić się, które mają największy sens i te faktycznie dopieścić i zrobić z nich po prostu małe arcydzieła, a resztę po prostu odpuścić albo przekazać komuś innemu. Być może są w Twojej firmie osoby na niższych stanowiskach, które byłyby wdzięczne za taką okazję, której Ty byś się chętnie pozbył. I tu również ja byłam kiedyś w takiej sytuacji. Mój pierwszy awans na stanowisko managerskie wziął się właśnie z tego, że ktoś nie chciał robić jakiegoś projektu, a ja bardzo chętnie się za niego wzięłam, zrobiłam go bardzo dobrze. Pokazałam się poprzez ten projekt i skończyło się to dla mnie awansem. Więc czasem obie strony mogą na tym skorzystać. No ale Ty musisz zrobić jednak ten przegląd i podjąć decyzję. A w życiu osobistym to już w ogóle. Zwróć uwagę na to, czym Ty się wszystkim zajmujesz i czy to wszystko faktycznie ma sens. I na koniec chciałabym Was jeszcze zostawić z taką jedną refleksją, że to, co powstrzymuje, mam wrażenie, ludzi przed takimi zmianami, przed taką decyzją, że zatrzymuję się w jakimś punkcie i nie kontynuuję tego dalej, na przykład to może dotyczyć studiów, jeżeli jesteś załóżmy na drugim roku jakiegoś kierunku i wiesz już doskonale, że to jest kompletnie coś, co Ciebie nie interesuje, co wiesz, że tego nigdy nie będziesz robić i wiesz, że kolejne trzy lata będą męczarnią, to czasem lepiej jest się cofnąć o te dwa lata, wziąć jakiś inny kierunek, który faktycznie odpowiada na Twoje talenty, na Twoje zainteresowania, na to, co chcesz robić w życiu, niż kontynuować to. Ludzie bardzo często sądzą, że bycie konsekwentnym stoi w ogóle najwyżej w hierarchii i przedkładają bycie konsekwentnym (takie myślenie o tym, że są konsekwentni) nad tym, aby być efektywnym, spójnym. I takie decyzje przychodzą wówczas bardzo ciężko. Ja bycia konsekwentnym nie stawiam aż tak wysoko, jeżeli chodzi o sprawy, co do których wiem, że mi się nie przysłużą. Jeżeli mi się nie przysłużą to ta konsekwencja spowoduje jedynie to, że pogorszę swój obecny stan. I dłużej będę musiała, krótko mówiąc, nawracać z tego kierunku, tak, jeżeli będę konsekwentnie w coś brnąć wiedząc, że to jest błąd, że nie powinnam w ogóle dalej kontynuować tej drogi, to tak naprawdę znowu zwielokrotniam nieefektywność. Więc warto wtedy zrobić krótkie cięcie, zawrócić, zacząć jeszcze raz. Ten czas i tak upłynie, nie bójmy się takich decyzji. Oczywiście przemyślanych decyzji, takich, które faktycznie, no już będą po odrobieniu tych wszystkich zadań, których nie odrobiliśmy wcześniej, w konsekwencji których podjęliśmy taką, a nie inną decyzję. Czyli zatrzymajmy się, zróbmy przegląd tych zadań, sprawdźmy co przestało działać i wtedy dopiero możemy myśleć o jakiejś zmianie kierunku. Bycie konsekwentnym ponad bycie efektywnym to naprawdę nie jest dobry pomysł. Dlatego nie bójcie się w tym akurat kontekście być niekonsekwentni. Tak naprawdę dużo zależy od tego, co chcecie w życiu osiągnąć, jak bardzo zależy Wam na tym, aby robić rzeczy, które faktycznie przybliżają Was długofalowo do swoich celów. I tu mówię bardziej… znaczy nie wiem czy bardziej, w zasadzie i w życiu zawodowym, i w życiu prywatnym jest to bardzo ważne, aby wiedzieć jednak na większą odległość, aby nie widzieć tylko to, co jest przed nami, co jest w następnym tygodniu, miesiącu, roku, ale jednak patrzeć na to swoje życie trochę bardziej strategicznie i widzieć, jak to, co dzisiaj robię wpływa na moje przyszłe życie. I o tym też na pewno będziemy mówili w tym podcaście, dlatego że to z kolei jest temat bardzo bliski mojemu sercu, dlatego że ja mam też za sobą taką historię zawrócenia z obranej ścieżki i zajmowania się tym, czym się właśnie dzisiaj zajmuję. Ale tą historię zostawię sobie już na jakiś inny odcinek. Dzisiaj bardzo serdecznie Wam dziękuję za uwagę. No i do usłyszenia w kolejnym odcinku. Cześć!

Dziękuję za wysłuchanie tego odcinka podcastu. Jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi materiałami, które publikuję lub masz pytanie, które chciałbyś mi zadać, to koniecznie dołącz do facebookowej grupy Strefa Produktywności. Zapraszam Cię również na moją stronę internetową anitakowalska.pl, na której znajdziesz wszystkie odcinki tego podcastu, wraz z notatkami oraz dodatkowe artykuły i darmowe materiały do pobrania. A jeśli ten podcast Ci się spodobał, to koniecznie zostaw mi swoją pozytywną ocenę w iTunes. Na pewno pomoże mi to dotrzeć do jeszcze większej liczby osób, które tak, jak Ty szukają sprawdzonych sposobów na to, aby zwiększyć swoją produktywność i mieć czas na to, co ważne. Dziękuję Ci serdecznie za uwagę i do usłyszenia w kolejnym odcinku. Cześć!