Zawsze zastanawiało mnie, dlaczego tak wielu ludzi nie realizuje swoich celów. Deklarują, że chcieliby coś zmienić w swoim życiu: znaleźć lepszą pracę, schudnąć, założyć własną firmę, ale nie udaje im się. Z jakiegoś powodu, ich cele pozostają jedynie mrzonkami. Zauważyłam, że istnieje przynajmniej 5 podstawowych błędów, przez które ludzie nie realizują swoich celów. Przekonaj się, czy popełniasz któryś z nich.

Czy żyjesz swoim celem, czy masz wiele celów?

Jeśli chcesz z sukcesem realizować swoje cele nie możesz traktować ich jak listu do Świętego Mikołaja. Zapisać, schować do szuflady i czekać na cud. Cel, który sobie obierasz to twój kompan na najbliższy miesiąc, rok, 5 lat, w zależności jak długiego czasu wymaga jego realizacja. Wizualizuj sobie swój cel, myśl o nim, uwzględniaj go planując dzień, ponieważ tylko cel, którym żyjesz na co dzień masz szansę zrealizować. Zrób mu miejsce w swoimi życiu – w domu, kalendarzu i umyśle. Spójrz realnie na swoje zasoby czasu i energii, swoje zobowiązania życiowe związane z pracą zawodową i życiem rodzinnym. Ile czasu jesteś w stanie poświęcić każdego dnia dla realizacji swoich celów? Zdarza się, że planujemy za dużo, tworząc np. listę 10 celów na każdy miesiąc. Kiedy nie realizujemy ich, rodzi się w nas poczucie porażki i kształtuje przekonanie, że jesteśmy nieefektywni. Tymczasem doba niezmiennie ma tylko 24 godziny i choćbyśmy bardzo się starali nie zrobimy wszystkiego. Kluczem do stawiania realnych celów jest rzetelna analiza zasobów potrzebnych do realizacji celu i zestawienie ich z własnymi możliwościami. Jeśli chcesz mieć szczęśliwe i udane małżeństwo, potrzebujesz spędzać jakościowy czas ze swoim partnerem, być z nim, a nie tylko przebywać w jego towarzystwie, musisz mieć czas na randki, niespodzianki, bycie dla tej osoby, gdy cię potrzebuje. Jeśli chcesz, by twoje dzieci wspominały swoje dzieciństwo jako czas beztroski i zabawy, potrzebujesz otoczyć je miłością, mieć czas na wspólną, kreatywną zabawę, eksperymentowanie, małe przygody. Jeśli marzysz o zdrowym, smukłym ciele, potrzebujesz czas na regularne treningi, przemyślane posiłki i relaks. Słowem, musisz się naprawdę zaangażować, a to kosztuje wiele czasu i jeszcze więcej energii. Z tego względu polecam skupić się na 1, maksymalnie 2 celach na raz i po osiągnięciu pierwszego, zabrać się za realizowanie kolejnych. Dzięki temu wzrośnie prawdopodobieństwo ich osiągnięcia, a co za tym idzie poczucie sprawczości, które buduje pewność siebie.

Jak dokładnie brzmi twój cel?

Czy jest jeszcze ktoś, kto nie wie, że cel powinien być S.M.A.R.T, a nawet S.M.A.R.T.E.R?

• Konkretny (Specific) – inaczej jednoznaczny, bez pola na domysły i interpretację
• Mierzalny (Measurable) – istnieją mierniki, które mogą określić stopień realizacji celu takie jak waga, kwota, liczba 
• Ambitny(Ambitious) – ambitny, ale…
• Realistyczny (Realistic) – …możliwy do osiągnięcia, jeśli zaczniesz działać
• Określony w czasie (Time-bond) – ma określoną datę realizacji
• Ekscytujący (Exciting) – cel jest dla ciebie bardzo pociągający
• Zapisany (Recorded) – jest nie tylko w twojej głowie, ale również na papierze

No dobrze, a ilu z nas faktycznie tak formułuje swoje cele? Różnica między wiedzieć a stosować, jest mniej więcej taka jak znać przepis na ciasto a je upiec. Zwróć uwagę, czy sformułowałeś swój cel w sposób pozytywny (np. „jem tylko zdrowe posiłki” zamiast „nie będę jeść słodyczy”). Spróbuj też zapisać go w trybie dokonanym. Mała rzecz, która czyni wielką różnicę. Zamiast „chcę”, „zrobię”, albo „skończyć”, „uzyskać” użyj formy dokonanej: „jestem”, „mam”, „zrobiłem”, „ukończyłem”, „kupiłem” itd. (Np. Jest 1 luty 2018 r., właśnie ukończyłem studia podyplomowe z zarządzania projektami na SGH). Nasz umysł nie znosi rozbieżności pomiędzy naszymi myślami, a stanem faktycznym, więc dąży do zniwelowania tej różnicy.  Zapisując cele tak, jakby już były rzeczywistością, zmobilizujesz swój umysł do zintensyfikowanej pracy. Niejako „zaprogramujesz” go, by wyłapywał z otoczenia pomysły, informacje i ludzi, którzy pomogą ci w zmaterializowaniu twoich myśli. To trochę tak jak z nowym samochodem. Gdy tylko zdecydujesz się na   konkretny model nagle wszyscy zaczynają nim jeździć ;). Przyjrzyj się zatem swoim celom i upewnij się, że zawierają wszystkie powyższe elementy. Jeśli o którymś zapomniałeś, przemodeluj swój cel i zaprzęgnij swoją podświadomość do pracy.

Czy wiesz, jakich zasobów wymaga twój cel?

Kiedy zaczynasz poważnie myśleć o jakimś celu, niezależnie od tego, czy jest to przeprowadzka, własny biznes, ślub, czy dziecko, musisz zadać sobie pytanie, jakich zasobów wymaga ten cel? Innymi słowy ile czasu, pieniędzy i energii pochłonie jego realizacja? Jakie umiejętności musisz posiadać, jakich ludzi zgromadzić wokół siebie? Czy masz teraz te wszystkie zasoby? A jeśli nie, jak możesz je zdobyć? Jednym z moich długofalowych celów jest prowadzenie szkoleń i stworzenie kursu on-line. Czy miałam wszystkie potrzebne zasoby, aby osiągnąć swój cel? Cóż z wykształcenia jestem prawnikiem, więc musiałam się odpowiednio przygotować do tej nowej roli. Przez 3 lata uczyłam się wystąpień publicznych w klubie Toastmasters i pracy z głosem, znalazłam mentora oraz spisywałam wszystkie dobre praktyki związane z efektywnością osobistą tak, aby w przyszłości powstał na ich podstawie skuteczny program szkoleń. Testowałam swoje sposoby na znajomych, obserwowałam ich wyniki, optymalizowałam i poprawiałam. Teraz przyszedł czas na naukę marketingu on-line od budowy strony internetowej po wysyłkę mailingu.  Aby osiągnąć swój cel codziennie czytam artykuły lub słucham podcastów związanych z tym tematem. Chłonę wiedzę, wdrażam ją w życie, obserwuję rezultaty i optymalizuję. I tak w kółko :) Chcę ci przez to powiedzieć, że nawet jeśli teraz nie masz zasobów, aby zacząć realizować swój cel, nie oznacza to, że masz siedzieć z założonymi rękami. Zacznij od zgromadzenia zasobów, które będą ci potrzebne w drodze na szczyt. Jeśli twoje marzenie, twój cel jest silny, nie poddawaj się i pamiętaj „nigdy nie rezygnuj z celu, tylko dlatego, że osiągnięcie go wymaga czasu – czas i tak upłynie.” (Earl Nightingale)

Czy jesteś gotów zapłacić cenę za swój cel?

Jeśli patrzysz na osobę, która dzisiaj odnosi sukces, czy to w sporcie, biznesie, czy w pracy zawodowej, to możesz przyjąć za pewnik, że stoi za tym przynajmniej kilka lat wytężonej pracy. Sukces to tylko szczyt góry lodowej. Gdybyśmy mogli zajrzeć pod taflę wody dostrzeglibyśmy, że gdy większość ludzi smacznie śpi, oni już trenują, a gdy znajomi wyjeżdżają na weekend za miasto, oni w tym czasie pokonują setki kilometrów, by uczestniczyć w szkoleniu. Gdy inni spędzają wieczory oglądając „Taniec z gwiazdami” oni uczą się języków, budują własny biznes, chodzą na spotkania networkingowe, czytają, biegają, rozwijają swoje pasje. Niestety patrząc na sam efekt nie jesteśmy w stanie tego wszystkiego dostrzec. To dlatego widząc jak triumfują, myślimy sobie jakie to oni mają szczęście, talent, bogatych rodziców i tysiące innych powodów, dzięki którym odnoszą sukcesy, a my jeszcze nie wystartowaliśmy. Każdy cel wymaga inwestycji w postaci czasu, pracy, energii i nierzadko pieniędzy. Jeden mniejszej, drugi większej, ale żaden nie jest za darmo. Czasem będziesz musiał zrezygnować ze snu, zagranicznych wakacji, nowszego samochodu, wolnych weekendów i wieczorów na kanapie. Dlatego najważniejsze pytanie jakie musisz sobie zadać brzmi, czy jesteś świadomy ceny, jaką przyjdzie ci zapłacić za osiągnięcie swojego celu? Jesteś pewien?

Jakie jest twoje „dlaczego”?

Skoro osiąganie celów to codzienna, konsekwentna praca wymagająca wyrzeczeń, dlaczego w ogóle ktoś miałby chcieć je realizować? No właśnie, dlaczego? Jakie jest twoje „dlaczego”? Z jakiego powodu chcesz osiągnąć swój cel? Co takiego zmieni się w twoim życiu, gdy już go osiągniesz? Jak będziesz się wtedy czuł? Twoje powody są tu kluczowe, ponieważ za każdym razem, kiedy będziesz chciał się poddać, zrezygnować, wybrać łatwe, przyjemne życie tu i teraz zamiast lepszego jutra, one pomogą ci znaleźć w sobie siłę, by wytrwać. Przypomną ci o nagrodzie jaka czeka na ciebie na szczycie. Nagrodzie wartej wszystkich trudów wspinaczki, zmęczenia i  wyrzeczeń. To twoja motywacja w najczystszej postaci, dlatego zapisując swój cel, zapisz też swoje „dlaczego”. Niech każdego dnia przypomina ci o tym, z jakiego powodu tego pragniesz. Zwróć uwagę z jakiego źródła wypływa owo pragnienie. Czy napewno jesteś nim ty? Czy może chcesz realizować czyjąś wizję ciebie? Twojej rodziny, społeczeństwa, mediów? Nie trać czasu próbując spełnić cudze marzenia, ponieważ ty będziesz tym, który zapłaci rachunek.

Czy osiąganie celów jest łatwe? Zdecydowanie nie. Ale cel, który każdego dnia rozbudza w nas motywację do działania, dodaje życiu sensu i nawet, gdy mamy pod górę, wiemy, że warto iść dalej. Dlatego już dziś sformułuj swój cel, znajdź swoje „dlaczego”, przeanalizuj zasoby i z pełnym przekonaniem płać cenę za swoje marzenia. Trzymaj w głowie wizję siebie zdobywającego swój cel. Nie narzekaj. Pamiętaj, że idziesz na szczyt.

Strategii na urlop jest wiele. Jednak z racji popularności przyjrzymy się tylko dwóm. Pierwsza strategia, w myśl zasady, cokolwiek robisz, rób to na 100%, polega na porzuceniu służbowego sprzętu pierwszego dnia urlopu, nie zaglądaniu do skrzynki mailowej (pod żadnym pozorem) i całkowite oddanie się relaksowi. Minusy są oczywiste, efekt świeżości i wypoczęcia mija pierwszego dnia po urlopie, w momencie, gdy musimy „odkopać się” z setek nieprzeczytanych maili. Drugi sposób jest równie ciekawy. Polega on na poświęcaniu określonego czasu każdego dnia, odpowiadaniu na najpilniejsze wiadomości, tak, aby po powrocie z urlopu nie doznać szoku mailowego. Są też tacy, którzy na maile nie odpisują, ale codziennie podglądają, co tam się w firmie dzieje. Jak sami mówią, chcą być na bieżąco, aby po powrocie z urlopu, płynnie wrócić do pracy.

Niestety obie strategie są nieefektywne. A to dlatego, że żadna z nich nie uwzględnia kluczowego aspektu każdego urlopu jakim jest odpowiednie przygotowanie. Co w takim razie należy zrobić przed urlopem, aby móc w pełni skoncentrować się na wypoczynku, a po wakacjach bezboleśnie wrócić do pracy?

Oto 7 sposobów, które pomogą ci zorganizować pracę przed urlopem:

1. Przygotuj zastępcę. 

Nikt nie jest niezastąpiony i nie powinien być. Jeśli w pracy nikt nie może cię zastąpić, oznacza to dwie rzeczy: po pierwsze – nie masz możliwości awansu, po drugie – twój urlop powoduje chaos w zespole i jest możliwy tylko wtedy, gdy wymusza go kodeks pracy. Jeśli jednak nie masz zastępstwa, poproś przełożonego o wyznaczenie chociażby tymczasowej osoby, której będziesz mógł powierzyć część swoich obowiązków w czasie urlopu. Umów spotkanie z tą osobą i dobrze się do niego przygotuj.

• Spisz wszystkie potencjalne sytuacje, które mogą się pojawić w czasie twojej nieobecności, napisz jakie jest właściwe postępowanie w każdej z nich.
• Wylistuj jakie rzeczy muszą zostać zrobione, i napisz w szczegółach jak je zrobić.
• Przekaż materiały pomocnicze do aktualnych projektów oraz ich bieżący status.
• Zostaw listę wszystkich kontaktów, które mogą się przydać osobie, która będzie cię zastępować.
• Postaraj się przewidzieć możliwe problemy, które wymagałyby kontaktu z tobą i przygotuj rozwiązania.
• Jeśli to konieczne zrób krótkie szkolenie z obsługi urządzeń, z których będzie musiał skorzystać zastępca w czasie twojej nieobecności.

2. Poinformuj o urlopie.

Poinformuj wszystkich stałych współpracowników, w szczególności twój zespół, o twojej nieobecności. Pierwszego maila wyślij przynajmniej na 10 dni przed urlopem, z zapytaniem, czy istnieją jakieś sprawy, które w najbliższym czasie będą wymagały twojego zaanagażowania. Jest to zwykle wystarczający czas, aby pozamykać bieżące etapy projektów i dać ludziom szansę, na przygotowanie się do twojej nieobecności. Jeśli o twoim urlopie dowiedzą się dopiero z autoodpowiedzi, po pierwsze zdąrzą ci już zapełnić skrzynkę, a po drugie będą sfrustrowani koniecznością długiego oczekiwania na twój powrót, a co za tym idzie odpowiedź na maila. Niejeden projekt utknął w miejscu z powodu czyjegoś „niespodziewanego” urlopu. Drugie powiadomienie wyślij na dzień lub dwa przed urlopem z informacją kto cię zastępuje, jakie są jego dane kontaktowe, oraz że nie będziesz miał dostępu ani do skrzynki służbowej, ani telefonu. Jeśli ludzie będą wiedzieli, że cie nie ma, nie będą do ciebie pisać maili wymagających działania. W konsekwencji po urlopie nie przytłoczy cię liczba niewykonanych, a często przeterminowanych zadań. Oszczędzisz też czas, na ustalaniu bieżącego statusu zadań wysłanych wiele dni wcześniej.

3. Zarządzaj mailami „do wiadomości”

Ustal ze swoimi współpracownikami jakie maile powinieneś dostawać do wiadomości. Niektórzy mogą być przekonani, że jesteś zainteresowany danym tematem, podczas, gdy ty nie możesz zrozumieć czemu dostajesz korespondencję w danej sprawie. Może to wynikać zarówno z dobrych chęci jak i z niewiedzy. Jeśli otrzymujesz maile dotyczące zadań lub projektów, w których nie bierzesz udziału, poproś osobę odpowiedzialną za ich wysyłkę, aby usunęła cię z listy mailingowej. Wbrew pozorom samo przeglądanie maili i odsiewanie tych wymagających działania jest bardzo pracochłonne, o czym pisałam w poście poświęconym metodzie GTD.

4. Deleguj zadania we właściwy sposób

Często widzę maile, które są tak niekompletne, że same w sobie generują potrzebę wysłania kolejnej wiadomości z prośbą o doprecyzowanie, wyjaśnienie lub dodatkowe informacje. Jakby ktoś kręcił serial codzienny. Pisz maile tak, aby druga strona nie miała potrzeby kontaktu.

• Po pierwsze jasno zdefiniuj problem/zadanie jakie delegujesz,
• Napisz jakiego działania oczekujesz od osoby, do której piszesz maila.
• Postaraj się przewidzieć jakie mogą być następne kroki i jakie pytania mogą się w związku z tym pojawić. Zawrzyj w mailu odpowiedź na te pytania.
• Przedstaw w mailu możliwe scenariusze dalszych działań.
• Poinformuj ją, kiedy może samodzielnie podjąć decyzję, a kiedy niezbędny będzie ponowny kontakt.
• Podaj kontakty, które mogą okazać się potrzebne w trakcie realizacji zadania.

Jednym słowem, postaraj się tak zdelegować zadanie, aby osoba wiedziała co ma zrobić nie tylko w pierwszym, ale i w kolejnych krokach. Dzięki temu znacząco ograniczysz liczbę maili dopytujących i zminimalizujesz ryzyko utkwienia zadania w martwym punkcie, a konkretnie na twoim urlopie.

Poniżej przykład wiadomości skonstruowanej z wykorzystaniem powyższych uwag:

Anno,

Proszę, abyś w czasie mojej nieobecności wysłała do działu X raport Y. 

Raport powinien być wysłany w każdy poniedziałek do godziny 12:00. Raport jest generowany automatycznie i możesz go pobrać ze strony – link. Pamiętaj, aby przed wysłaniem raportu dokonać w nim niżej wymienionych modyfikacji:

-zmienić tytuł

-dodać datę w stopce

-ustawić filtry wg …

Jeśli napotkasz problemy związane z wygenerowaniem raportu lub jego modyfikacją proszę skontaktuj się z X (telefon, e-mail). Możliwe, że pojawią się prośby o częstsze wysyłanie raportów w ostatnim tygodniu miesiąca. Jeśli tak się stanie podejmij samodzielnie decyzję w zależności o natężenia pracy.

Pozdrawiam

Anita

5. Nagraj wiadomość / stwórz autoodpowiedź

Jeśli nie korzystasz z automatycznej sekretarki, rozważ włączenie jej na czas urlopu. Nagraj wiadomość z informacją, że jesteś na urlopie, kiedy wrócisz i kto cię zastępuje. Nie zapomnij podać kontaktu do tej osoby. Podobną treść umieść w autoodpowiedzi w skrzynce mailowej.

6. Rozlicz dokumenty

Pamiętaj, aby przed urlopem rozliczyć wszystkie zaległe faktury. Płatności ważna rzecz. Twoi kontrahenci nie mogą czekać na swoje pieniądze, podczas, gdy ty korzystasz z uroków wakacji. To samo dotyczy innych dokumentów takich jak delegacje, raporty czasu pracy itp.

7. Daj niezbędne pełnomocnictwa

Jeśli tylko możesz sobie na to pozwolić, przekaż niezbędną decyzyjność na czas urlopu twojemu zastępcy, lub przesuń ją w górę (do twojego przełożonego). Chodzi o to, żeby nie wstrzymywać pracy, do czasu uzyskania twojego podpisu. Oczywiście mam na myśli decyzje o charakterze operacyjnym, a nie strategicznym.

Jestem przekonana, że wdrożenie powyższych rad nie tylko uwolni twój umysł od myślenia o pracy na wakacjach, ale również pozwoli ci cieszyć się efektem urlopu jeszcze długo po jego zakończeniu.