×

Jesteś zajęty przez cały dzień, a mimo to masz wrażenie, że nic nie zrobiłeś? Zaczynasz mnóstwo nowych projektów, ale niewiele z nich tak naprawdę kończysz? A może znów zostałeś pominięty przy awansie i frustrujesz się, że nikt nie dostrzega Twojej ciężkiej pracy?

Niezależnie od tego, czym się zajmujesz i w jakiej branży działasz, istnieje jeden uniwersalny czynnik, który może zadecydować o tym, jak szybko i czy w ogóle odniesiesz zawodowy sukces.

Tym czynnikiem jest twoja produktywność.

Sprawdź, co stoi na drodze do Twojego zawodowego sukcesu!

Zawsze jesteś online

Zacznijmy od samego początku. Jaka jest pierwsza czynność, którą robisz po przyjściu do pracy? Kawa się nie liczy :) Założę się, że zaglądasz do skrzynki mailowej i sprawdzasz, czy wpadło jakieś nowe zadanie. Mam rację? To przecież oczywiste, powiesz, twoim obowiązkiem jest przecież sprawdzać pocztę i reagować na wpadające zadania. Hmm, jeśli pracujesz na infolinii, trudno mi się będzie z Tobą nie zgodzić, ale jeśli jesteś specjalistą i pracujesz projektowo, to odpowiedź brzmi: nie!

Nie jest twoim obowiązkiem reagować na wszystko, co wpada do twojej skrzynki w czasie rzeczywistym. Nie pracujesz na czacie, czy helpdesku. Nic się nie stanie jeśli odpowiesz na maila za dwie godziny. Wierz mi, jeśli coś nie może poczekać dwie godziny, prędzej dowiesz się o tym przez telefon lub osobistą rozmowę niż z maila.

Twoim prawdziwym obowiązkiem jest stać na straży własnych priorytetów, aby terminowo i na najwyższym poziomie dostarczać zadania, do realizacji których Cię zatrudniono. Twoja efektywność nie ucierpi, jeśli będziesz sprawdzał pocztę 3-4 razy dziennie, zamiast co 5 minut, ale zdecydowanie przysłuży Ci się praca offline nad kluczowymi projektami.

Zapewnij sobie 30- lub 60-minutowy blok czasowy z samego rana, aby popracować nad kluczowym projektem. Zanim wpadniesz w wir tzw. bieżączki i priorytetów innych ludzi, zadbaj o swoje cele. Wyłącz pocztę, internet, wycisz telefon, zamknij się w gabinecie lub sali konferencyjnej i zanurz się w zadaniu. Niezależnie od dalszego scenariusza tego dnia, będziesz mieć pewność, że kluczowe projekty, są na właściwych torach.

Nie znasz swoich priorytetów

No dobrze ale skąd mam wiedzieć, na czym powiniem się koncetrować? Jest tyle pilnych rzeczy do zrobienia, spotkań, ciągle ktoś czegoś ode mnie chce, no i jeszcze ta cała papierologia. Co robić, jak żyć?

Po pierwsze, musisz mieć jasność, co jest w zakresie Twoich obowiązków, a co w nim nie jest. Jakie są cele firmy, w której pracujesz i jaki jest twój udział w realizacji tych celów. Czyli innymi słowy, za co ci płacą i z czego cię rozliczą za miesiąc, kwartał, czy rok. Powinno to być oczywiste, ale nie jest. Bez tego będziesz błądzić po omacku próbując zadowolić przełożonego, bez żadnej gwarancji sukcesu. Dlatego jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, umów sie na szczerą rozmowę ze swoim szefem. Jeśli będziesz mieć jasność, czego od Ciebie oczekuje, będziesz w stanie samodzielnie zarządzać swoją bieżącą pracą, a nawet przekraczać oczekiwania.

Po drugie, skoncetruj sie na zadaniach, które tylko ty możesz wykonać. Jeśli część zadań możesz delegować lub zlecić ich realizację podwykonawcy – zrób to. Zwolnisz własne zasoby i włożysz więcej czasu i energii w zadania, które mają większe przełożenie na twój zawodowy sukces.

Po trzecie zajmuj się zadaniami, które mają najwyższy stosunek pilności do ważności. Odradzam stosowanie sztywnych zasad jak FIFO (First In First Out), pierwsze zadanie, które wpłynęło jest realizowane jako pierwsze, czy LIFO (Last in Last Out) – ostatnie weszło, pierwsze wychodzi, ponieważ żadna z tych zasach nie uwzględnia twoich priorytetów. Można tak zaprogramować robota, ale nie człowieka. Kieruj sie tym, co ważne, ale bierz też pod uwagę jak bardzo jest to pilne. Możesz dobrać sobie skalę pilności i ważności i przemnożyć jedno przez drugie, jeśli chcesz by ten system był odrobinę mniej subiektywny. Prawda jest jednak taka, że to ty musisz wiedzieć najlepiej, które zadanie ma pierwszeństwo przed innymi. Ponieważ tylko ty wiesz, ile czasu zajmie jego realizacja, jakich zasobów potrzebujesz, jaka jest ich dostępność i wreszcie, jakie jakie jest ryzyko, że coś pójdzie nie tak, co określi bufor czasowy potrzebny do tego zadania.

Nie masz planu

Kiedyś usłyszałam pewne stwierdzenie, które zawsze przychodzi mi do głowy, gdy myślę o planowaniu pracy: „Jeśli idziesz rąbać drewno, nie żałuj czasu, by naostrzyć siekierę”. To takie logiczne! Ale ile razy zabieramy się za działanie bez żadnego planu? Gdy masz przed sobą ważny projekt, poświęć czas, aby dobrze go przemyśleć i zaplanować właściwą kolejność działań, rozdzielić obowiązki i ustalić harmonogram. Jak mówi Brian Tracy, minuta planowania oszczędza 10 minut pracy. Ja na co dzień, zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym, korzystam z systemu planowania tygodniowego, który działa jak kompas i wskazuje najważniejsze zadania do zrobienia w danym tygodniu. Na początku każdego tygodnia przeglądam swoje cele oraz aktualne statusy kluczowych projektów i świadomie decyduję, co zrobię w nadchodzącym tygodniu, aby posunąć je naprzód. Nie określam dokładnej daty. Patrzę na tydzień jak na odcinek czasu, w którym każdy moment wykonania tego zadania będzie odpowiedni. Dzięki temu mam pewność, że w każdym tygodniu zrobię kolejny, ważny krok w kierunku swoich zawodowych celów, a jednocześnie zapewniam sobie luz decyzyjny, by mieć przestrzeń na sprawy niezapowiedziane, ale ważne i pilne. Planowanie tygodniowe jest wspaniałym narzędziem, które pomoże Ci odzyskać równowagę nie tylko w życiu zawodowym, ale przede wszystkim prywantym. Jeśli potrzebujesz zmiany, zainteresuj się kursem Planowanie Tygodniowe.

Rozpaczliwie potrzebujesz systemu

Co robisz, gdy do twojej skrzynki wpada mail z zadaniem? Wykonujesz je od razu, wpisujesz do kalendarza, na listę zadań do zrobienia, czy może wielokrotnie do niego wracasz nie mogąc podjąć decyzji co z nim zrobić? A co ze starszymi zadaniami?

Niech zgadnę, nadal są w twojej skrzynce odbiorczej? :) Jeśli uśmiechasz się teraz i w duchu krzyczysz „cholera, zgadłaś!” to potrzebujesz dobrego systemu i to natychmiast!

Ustaliliśmy już, że przegląd skrzynki robimy 3-4 razy dziennie, a nie co 5 minut, ale jak dokładnie powinien wyglądać taki przegląd?

Moja ulubiona metoda nazywa się GTD (Getting Things Done) i została stworzona przez Davida Allena. Opracował on prosty schemat postępowania, który możesz pobrać na swój komputer i powiesić w widocznym miejscu, by posiłkować się nim zanim wejdzie Ci w krew. Zgodnie z metodologią GTD, gdy otwierasz maila i zapoznajesz się z jego treścią w pierwszej kolejności odpowiadasz na pytanie:

  • Co to jest? Zadanie, informacja, a może śmieć?
  • Drugie pytanie brzmi: Czy coś trzeba z tym zrobić? Zasadniczo dopuszczalne są dwie odpowiedzi: tak lub nie :) Jeśli „nie”: wyrzucasz maila do kosza, archiwizujesz, lub umieszczasz w folderze kiedyś/może, który jak mawia Allen jest „parkingiem dla projektów”, o których nie chcesz o zapomnieć. Jeśli odpowiedziałeś „tak”, określ jakie jest dokładnie pierwsze, najbliższe działanie. Z mojego ponad 5-letniego doświadczenia w pracy z tą metodą wynika, że jest to najbardziej nefralgiczny czynnik. Różnica pomiędzy źle, a dobrze sformułowanym zadaniem, jest taka jak pomiędzy „rozliczyć budżet”, a „wygenerować raport zapłaconych faktur”. Określamy pojedyncze zadanie, będące precyzyjną informacją, co konkretnie mamy zrobić.

Jeśli zadanie jest na tyle małe, że zajmie nie więcej niż 2 minuty, robimy je od ręki. Jeśli wymaga dłuższej chwili, odkładamy je na później wpisując albo do kalendarza (jeśli musi zostać wykonane w konkretnym terminie), albo na listę następnych zadań do zrobienia w najbliższym możliwym momencie. Jeśli do realizacji danego zdania, wymagane jest więcej niż jedno działanie nazwywamy to w GTD projektem i trzymamy dodatkowo na liście projektów.

Ważne! Każdy mail otwierasz tylko raz! Koniec z ciągłym wracaniem do maili i traceniem czasu na powtórne wchodzenie w temat. W skrzynce odbiorczej mają prawo znajdować się tylko nieotwarte maile.

Uff, chyba krócej nie da się przedstawić tej metody :) Jeśli chcesz zgłębić szczegóły kliknij tu, napisałam na ten temat serię 3 postów.

Rozpraszasz się

Wszyscy wiemy, jak trudno jest wejść w stan pełnej koncentracji, a jeszcze trudniej w nim wytrwać przez 30- 40- czy 60 minut. Nie ułatwiasz sobie tego zadania, jeśli przez cały dzień masz włączony internet, bombardują Cię powiadomienia o nowych lajkach, tweetach, telegramach, czy smsach. Jeśli chcesz pracować efektywnie – usuń rozpraszacze. Wyłącz powiadomienia, wycisz prywatny telefon, wyloguj się ze wszystkich miejsc, w których wsiąkasz na długi czas i wyłącz opcję pamiętania haseł. Im trudniej będzie Ci dostać się do tych miejsc, tym rzadziej będziesz to robić. Dobra wiadomość jest taka, że jeśli masz czas na na media społecznościowe i prywatę, to masz więcej czasu na realizację swoich obowiązków niż potrzebujesz. Oznacza to, że możesz zainwestować pozostały czas w swój przyszły awans. Jak? Pokaż, że nie tylko doskonale zarządzasz sobą i swoją pracą, ale stać Cię na dużo więcej. Wyjdź z inicjatywą. Zgłoś się do nowego projektu lub przedstaw własny pomysł, który pomoże firmie jeszcze lepiej realizować jej cele. Nie licz na to, że jedynie dobrze wykonując swoją pracę, ktoś cię dostrzeże i awansuje. To nie jest nagroda, którą firma przyzna ci za wysługę lat. Ty i tylko ty jesteś odpowiedzialny, za pokazane szefowi, że twoje kompetencje oraz postawa przekraczają obecne stanowisko. Pamiętaj, najpierw pracujesz więcej niż Ci za to płacą, aby później dostawać więcej, niż wynika to z Twojej pracy. Kariera się sama nie zrobi, dlatego zamiast siedzieć na Fejsbuku zakasaj rękawy i zawalcz o swój sukces! Pamiętaj nie to, ile pracujesz, ale jak mądrze pracujesz określi twój zawodowy sukces.