×

W kontekście zadań słowa „pilne” i „ważne” często stosuje się zamiennie, jakby to były synonimy. Często obserwuję, że gdy zadanie staje się pilne, ludzie automatycznie uznają je za ważne. W rzeczywistości są to raczej antagonizmy. Dwight D. Eisenhower, 34. Prezydent USA, powiedział kiedyś „Sprawy ważne rzadko bywają pilne, a sprawy pilne rzadko bywają ważne”. Od jego nazwiska wzięła swą nazwę macierz opisująca dwa paradygmaty: pilności i ważności. Macierz Eisenhowera, przez Stephen’a R. Covey’a nazywana po prostu tablicą zarządzania czasem, przedstawia IV ćwiartki, w których lokujemy swoje zadania.

Ćwiartka I PILNE i WAŻNE

W ćwiartce I znajdziesz wszystkie zadania, które są dla ciebie ważne, ale ponieważ nie zadbałeś o nie wcześniej, właśnie stały się pilne. Teraz nie masz wyboru, po prostu musisz je wykonać i to już. Jak się na pewno domyślasz, w tej ćwiartce jest najwięcej stresu, ale najczęściej również najwięcej spędzanego czasu. Ponieważ mamy tu do czynienia głównie z pożarami, to wczuwanie się w rolę strażaka, który bohatersko ratuje sytuację, jest niezwykle uzależniające. Natychmiastowa gratyfikacja i poczucie sprawczości karmią nasze ego, przez co czujemy się naprawdę ważni i skuteczni. Ceną jednak jest wysoki poziom stresu, który z czasem może prowadzić do wypalenia zawodowego, o chorobach nie wspominając.

Ćwiartka II WAŻNE i NIEPILNE

Tu znajdują się wszystkie sprawy, które bez wątpienia są dla nas ważne, ale nie musimy ich zrobić w najbliższym terminie. To wszystkie te sprawy, które odkładamy na później, bo myślimy, że mamy jeszcze na nie czas. Być może efekty naszych działań odczujemy dopiero za rok, ale aby tak się stało musimy zacząć już dziś. Przypomina to trochę sianie ziarna i pozwalanie mu wzrastać. W tej ćwiartce koncentrujemy się m.in. na:

  • podnoszeniu kwalifikacji, zdobywaniu nowych umiejętności;
  • budowaniu związku;
  • uprawianiu sportu;
  • przygotowywaniu do otwarcia własnej firmy, rodzinnego wyjazdu, wesela.

Podsumowując, spędzamy tu czas planując, organizując i zapobiegając.

W tej ćwiartce nikt nie będzie nas zmuszał do podjęcia jakiejkolwiek aktywności. Ponieważ są to zadania ważne dla nas, to my musimy być dla siebie źródłem motywacji. Będziesz potrzebował dużej samoświadomości i determinacji, aby regularnie przebywać w tej ćwiartce, jednak, jeśli to zrobisz, nie tylko rozwiniesz się i podniesiesz jakość swojego życia, ale również zapobiegniesz przekształcaniu się spraw ważnych w pilne. Im więcej czasu poświecisz na zajmowanie się ważnymi dla ciebie sprawami z wyprzedzeniem, tym bardziej ograniczysz stres. Im bardziej wejdzie ci w krew koncertowanie się na tym co ważne, tym mniej czasu będziesz chciał marnować w ćwiartce III i IV. Wreszcie im bardziej będziesz świadomy, co jest dla ciebie ważne, tym skuteczniej będziesz odmawiał sprawom, które ważne nie są.

Ćwiartka III PILNE i NIEWAŻNE

Sprawy w tej ćwiartce najczęściej są ważne dla innych, ale ponieważ zwykle robi się wokół nich dużo zamieszania, to masz wrażenie, że są ważne również dla ciebie. Mam tu na myśli takie działania jak:

  • wszelkiego rodzaju przysługi
  • wyręczanie się tobą
  • zadania, które nie są w twoim zakresie obowiązków
  • spotkania, telefony, które nie mają bezpośredniego związku z tobą lub twoją pracą

Wiele osób spędza tu większość swojego czasu, myśląc, że znajduje się w ćwiartce I. Dzieje się tak, gdy przyjmują priorytety i cele innych ludzi za swoje.

Ćwiartka IV NIEPILNE i NIEWAŻNE

Już sama nazwa wiele nam mówi o aktywnościach w tej ćwiartce. To wszystkie te zadania, dzięki którym nasz czas przepada bezpowrotnie nie pozostawiając po sobie żadnej wartości. Może to być np.:

  • bezcelowe skrolowanie stron na Facebook’u
  • czytanie o życiu celebrytów
  • oglądanie talk show
  • plotki, narzekanie.

Czynności te w żaden sposób nie uczynią cię lepszym, nie wzmocnią więzi z bliskimi, ani nie sprawią, że się zrelaksujesz. W ten sposób po prostu mordujesz swój czas, często z premedytacją. Aby unikać tej ćwiartki jak ognia warto sobie uświadomić i zapamiętać, że czasu raz straconego nigdy już nie odzyskamy.

W której ćwiartce spędzasz najwięcej czasu?

Przywołaj teraz w pamięci ostatni tydzień lub wczorajszy dzień i odpowiedz na pytania:

  1. Ile procent swojego czasu spędziłeś dziś w każdej z ćwiartek?
  2. Jakie uczucia towarzyszyły ci podczas przebywania w każdej z nich?
  3. Co możesz zrobić, aby w najbliższym tygodniu przez większość czasu koncentrować się na sprawach ważnych i niepilnych?

Tym artykułem nie miałam zamiaru zachęcić cię do codziennego przyporządkowywania swoich zadań poszczególnym ćwiartkom. Chciałam jedynie, abyś zawsze świadomie podejmował decyzje co zrobisz i z czego w związku z tym decydujesz się zrezygnować.

Pamiętaj, że czas jest jak gra o sumie zerowej, jeśli większość czasu poświęcasz sprawom jedynie pilnym, zostaje ci go mniej na sprawy naprawdę ważne.