×

Strategii na urlop jest wiele. Jednak z racji popularności przyjrzymy się tylko dwóm. Pierwsza strategia, w myśl zasady, cokolwiek robisz, rób to na 100%, polega na porzuceniu służbowego sprzętu pierwszego dnia urlopu, nie zaglądaniu do skrzynki mailowej (pod żadnym pozorem) i całkowite oddanie się relaksowi. Minusy są oczywiste, efekt świeżości i wypoczęcia mija pierwszego dnia po urlopie, w momencie, gdy musimy „odkopać się” z setek nieprzeczytanych maili. Drugi sposób jest równie ciekawy. Polega on na poświęcaniu określonego czasu każdego dnia, odpowiadaniu na najpilniejsze wiadomości, tak, aby po powrocie z urlopu nie doznać szoku mailowego. Są też tacy, którzy na maile nie odpisują, ale codziennie podglądają, co tam się w firmie dzieje. Jak sami mówią, chcą być na bieżąco, aby po powrocie z urlopu, płynnie wrócić do pracy.

Niestety obie strategie są nieefektywne. A to dlatego, że żadna z nich nie uwzględnia kluczowego aspektu każdego urlopu jakim jest odpowiednie przygotowanie. Co w takim razie należy zrobić przed urlopem, aby móc w pełni skoncentrować się na wypoczynku, a po wakacjach bezboleśnie wrócić do pracy?

Oto 7 sposobów, które pomogą ci zorganizować pracę przed urlopem:

1. Przygotuj zastępcę. 

Nikt nie jest niezastąpiony i nie powinien być. Jeśli w pracy nikt nie może cię zastąpić, oznacza to dwie rzeczy: po pierwsze – nie masz możliwości awansu, po drugie – twój urlop powoduje chaos w zespole i jest możliwy tylko wtedy, gdy wymusza go kodeks pracy. Jeśli jednak nie masz zastępstwa, poproś przełożonego o wyznaczenie chociażby tymczasowej osoby, której będziesz mógł powierzyć część swoich obowiązków w czasie urlopu. Umów spotkanie z tą osobą i dobrze się do niego przygotuj.

  • Spisz wszystkie potencjalne sytuacje, które mogą się pojawić w czasie twojej nieobecności, napisz jakie jest właściwe postępowanie w każdej z nich.
  • Wylistuj jakie rzeczy muszą zostać zrobione, i napisz w szczegółach jak je zrobić.
  • Przekaż materiały pomocnicze do aktualnych projektów oraz ich bieżący status.
  • Zostaw listę wszystkich kontaktów, które mogą się przydać osobie, która będzie cię zastępować.
  • Postaraj się przewidzieć możliwe problemy, które wymagałyby kontaktu z tobą i przygotuj rozwiązania.
  • Jeśli to konieczne zrób krótkie szkolenie z obsługi urządzeń, z których będzie musiał skorzystać zastępca w czasie twojej nieobecności.
2. Poinformuj o urlopie.

Poinformuj wszystkich stałych współpracowników, w szczególności twój zespół, o twojej nieobecności. Pierwszego maila wyślij przynajmniej na 10 dni przed urlopem, z zapytaniem, czy istnieją jakieś sprawy, które w najbliższym czasie będą wymagały twojego zaanagażowania. Jest to zwykle wystarczający czas, aby pozamykać bieżące etapy projektów i dać ludziom szansę, na przygotowanie się do twojej nieobecności. Jeśli o twoim urlopie dowiedzą się dopiero z autoodpowiedzi, po pierwsze zdąrzą ci już zapełnić skrzynkę, a po drugie będą sfrustrowani koniecznością długiego oczekiwania na twój powrót, a co za tym idzie odpowiedź na maila. Niejeden projekt utknął w miejscu z powodu czyjegoś „niespodziewanego” urlopu. Drugie powiadomienie wyślij na dzień lub dwa przed urlopem z informacją kto cię zastępuje, jakie są jego dane kontaktowe, oraz że nie będziesz miał dostępu ani do skrzynki służbowej, ani telefonu. Jeśli ludzie będą wiedzieli, że cie nie ma, nie będą do ciebie pisać maili wymagających działania. W konsekwencji po urlopie nie przytłoczy cię liczba niewykonanych, a często przeterminowanych zadań. Oszczędzisz też czas, na ustalaniu bieżącego statusu zadań wysłanych wiele dni wcześniej.

3. Zarządzaj mailami „do wiadomości”

Ustal ze swoimi współpracownikami jakie maile powinieneś dostawać do wiadomości. Niektórzy mogą być przekonani, że jesteś zainteresowany danym tematem, podczas, gdy ty nie możesz zrozumieć czemu dostajesz korespondencję w danej sprawie. Może to wynikać zarówno z dobrych chęci jak i z niewiedzy. Jeśli otrzymujesz maile dotyczące zadań lub projektów, w których nie bierzesz udziału, poproś osobę odpowiedzialną za ich wysyłkę, aby usunęła cię z listy mailingowej. Wbrew pozorom samo przeglądanie maili i odsiewanie tych wymagających działania jest bardzo pracochłonne, o czym pisałam w poście poświęconym metodzie GTD.

4. Deleguj zadania we właściwy sposób

Często widzę maile, które są tak niekompletne, że same w sobie generują potrzebę wysłania kolejnej wiadomości z prośbą o doprecyzowanie, wyjaśnienie lub dodatkowe informacje. Jakby ktoś kręcił serial codzienny. Pisz maile tak, aby druga strona nie miała potrzeby kontaktu.

  • Po pierwsze jasno zdefiniuj problem/zadanie jakie delegujesz,
  • Napisz jakiego działania oczekujesz od osoby, do której piszesz maila.
  • Postaraj się przewidzieć jakie mogą być następne kroki i jakie pytania mogą się w związku z tym pojawić. Zawrzyj w mailu odpowiedź na te pytania.
  • Przedstaw w mailu możliwe scenariusze dalszych działań.
  • Poinformuj ją, kiedy może samodzielnie podjąć decyzję, a kiedy niezbędny będzie ponowny kontakt.
  • Podaj kontakty, które mogą okazać się potrzebne w trakcie realizacji zadania.

Jednym słowem, postaraj się tak zdelegować zadanie, aby osoba wiedziała co ma zrobić nie tylko w pierwszym, ale i w kolejnych krokach. Dzięki temu znacząco ograniczysz liczbę maili dopytujących i zminimalizujesz ryzyko utkwienia zadania w martwym punkcie, a konkretnie na twoim urlopie.

Poniżej przykład wiadomości skonstruowanej z wykorzystaniem powyższych uwag:

Anno,

Proszę, abyś w czasie mojej nieobecności wysłała do działu X raport Y. 

Raport powinien być wysłany w każdy poniedziałek do godziny 12:00. Raport jest generowany automatycznie i możesz go pobrać ze strony – link. Pamiętaj, aby przed wysłaniem raportu dokonać w nim niżej wymienionych modyfikacji:

-zmienić tytuł

-dodać datę w stopce

-ustawić filtry wg …

Jeśli napotkasz problemy związane z wygenerowaniem raportu lub jego modyfikacją proszę skontaktuj się z X (telefon, e-mail). Możliwe, że pojawią się prośby o częstsze wysyłanie raportów w ostatnim tygodniu miesiąca. Jeśli tak się stanie podejmij samodzielnie decyzję w zależności o natężenia pracy.

Pozdrawiam

Anita

5. Nagraj wiadomość / stwórz autoodpowiedź

Jeśli nie korzystasz z automatycznej sekretarki, rozważ włączenie jej na czas urlopu. Nagraj wiadomość z informacją, że jesteś na urlopie, kiedy wrócisz i kto cię zastępuje. Nie zapomnij podać kontaktu do tej osoby. Podobną treść umieść w autoodpowiedzi w skrzynce mailowej.

6. Rozlicz dokumenty

Pamiętaj, aby przed urlopem rozliczyć wszystkie zaległe faktury. Płatności ważna rzecz. Twoi kontrahenci nie mogą czekać na swoje pieniądze, podczas, gdy ty korzystasz z uroków wakacji. To samo dotyczy innych dokumentów takich jak delegacje, raporty czasu pracy itp.

7. Daj niezbędne pełnomocnictwa

Jeśli tylko możesz sobie na to pozwolić, przekaż niezbędną decyzyjność na czas urlopu twojemu zastępcy, lub przesuń ją w górę (do twojego przełożonego). Chodzi o to, żeby nie wstrzymywać pracy, do czasu uzyskania twojego podpisu. Oczywiście mam na myśli decyzje o charakterze operacyjnym, a nie strategicznym.

Jestem przekonana, że wdrożenie powyższych rad nie tylko uwolni twój umysł od myślenia o pracy na wakacjach, ale również pozwoli ci cieszyć się efektem urlopu jeszcze długo po jego zakończeniu.