×

W poprzednim poście opisałam podstawowe założenia metody Getting Things Done autorstwa Davida Allena. Wspólnie zrobiliśmy pierwszy krok, polegający na  zgromadzeniu wszystkich spraw  zalegających w głowach oraz poznałeś zasady analizy spraw przychodzących.  Teraz czas na kolejny krok. Jeśli jeszcze nie przeczytałeś wczorajszego artykułu kliknij tutaj.

KROK 3 – Porządkowanie

Kolejnym krokiem jest uporządkowanie wszystkich spraw, które zebraliśmy i przeanalizowaliśmy w jeden spójny system. W tym celu konieczny jest wybór odpowiedniego narzędzia, takiego jak np. organizer, program, czy aplikacja do zarządzania zadaniami, w którym będziesz przechowywać wszystkie niezbędne informacje. Tak naprawdę każde miejsce inne niż twoja głowa jest dobre. Ważne, aby było to miejsce, do którego będziesz często zaglądać, a co za tym idzie będziesz mieć pewność, że informacje tam zapisane nie zostaną zapomniane. W praktyce najważniejsze jest zaufanie do swojego systemu oraz przyjemność użytkowania, która zwiększa szanse na trwałą implementację tej metody.

11bJa korzystam z tradycyjnego organizera marki Filofax zawierającego kalendarz, oraz zakładki: działania, oczekujące, projekty, kiedyś/może oraz notatnik z czystymi kartkami. Wybrałam tę metodę ponieważ lubię pisać i rysować oraz zawsze mieć dostęp do mojego systemu.

Poniżej znajdziesz 5 wskazówek jak uporządkować swoje sprawy i nimi zarządzać:

Po pierwsze stwórz własną SKRZYNKĘ SPRAW PRZYCHODZĄCYCH, do której będą trafiać wszystkie twoje sprawy. Najprawdopodobniej będzie ich więcej niż jedna, uważaj jednak, aby nie było ich zbyt wiele. Zwykle wystarczają 4 skrzynki:

▪mailowa –służbowa

▪mailowa – prywatna

▪taca na dokumenty w biurze

▪taca na dokumenty w domu.

Po drugie zrezygnuj z list zadań dziennych i umieszczaj wszystkie NASTĘPNE DZIAŁANIA na jednej liście, lub kilku listach podzielonych wg kontekstu, jaki jest potrzebny do ich wykonania. Najpopularniejsze konteksty to:

▪biuro

▪dom

▪przy komputerze

▪na mieście

▪telefon itp.

Chodzi o to, abyś grupował zadania wg kontekstu i kiedy akurat jesteś na mieście, mógł wyjąć lub otworzyć gotową listę rzeczy, które możesz przy okazji załatwić. Albo czekając w kolejce do lekarza wyjąć komputer i wykonać jakieś zadania wymagające jedynie dostępu do komputera. Takie podejście do sprawy służy efektywnemu wykorzystaniu czasu i uwalnia nas od wciąż przesuwanych na następnych dzień list zadań do zrobienia.

Po trzecie, zdaniem Allena KALENDARZ jest święty, wszystko co do niego wpiszesz: albo wydarzy się w ustalonym terminie, albo nie wydarzy się wcale. Dlatego wpisuj do niego tylko 3 kategorie spraw:

▪działania, które musisz podjąć w konkretnym dniu, w konkretnych godzinach np. spotkania

▪działania, które musisz podjąć konkretnego dnia, ale o dowolnej porze np. telefon do przyjaciela

▪informacje, które musisz uzyskać danego dnia, lub które tego dnia będą użyteczne, np. informacja o rozpoczęciu przedsprzedaży biletów na koncert.

Po czwarte stwórz folder, listę lub teczkę na sprawy, które w tym momencie nie wymagają żadnych d
ziałań, ale chcesz je trzymać do wglądu, możesz je umieścić albo pod nazwą KIEDYŚ/MOŻE, albo w zbiorze spraw NA PÓŹNIEJ.

▪Sprawy kiedyś/może to swoisty „parking dla projektów”, powinno się tu znaleźć wszystko to, co możesz chcieć zrobić w bliżej nieokreślonej przyszłości jak np. lot balonem, kurs tańca, przeczytanie konkretnej książki lub obejrzenie filmu.

▪Z kolei pod określeniem „sprawy na później”, kryją się rzeczy, o których nie chcesz teraz pamiętać, ale chcesz sobie o nich przypomnieć w odpowiednim momencie. Może to być notatka w kalendarzu, lub mail wysłany z datą przyszłą, który konkretnego dnia przypomni Ci, że w ciągu miesiąca musisz rozliczyć podatek PIT. Allen przekonuje również do swojego systemu 43 teczek, 12 z nazwami miesięcy i 31 z dniami miesiąca,

codziennie wyjmujesz teczkę odpowiadającą aktualnej dacie i wyciągasz z niej wiadomość jaką sobie zostaiłeś wcześniej np. przypomnienie o podróży służbowej, agendę na zbliżające się spotkanie itp. Szczerze powiem, że jest to jedyny element systemu, który nie został ze mną na dłużej. W praktyce okazało się, że wolę takie przypomnienia notować w kalendarzu.

Po piąte stwórz własne ARCHIWUM, w którym będziesz trzymał dokumenty i materiały pomocnicze. Autor GTD namawia do umieszczania dokumentów i materiałów w zwykłych papierowych teczkach ułożonych alfabetycznie, z których 11akażda jest opisana wg schematu np. BLOG_pomysły, BLOG_posty, BLOG_materiały pomocnicze. Za narzędzie równie niezbędne jak zszywacz uznaje on metkownicę, dzięki której system zyskuje na estetyce i przejrzystości. Ten element systemu wdrożyłam jako ostatni i po czasie przyznaję, że ma on sens i bardzo skraca czas potrzebny na znalezienie potrzebnych dokumentów. Główny plusem jest powtarzalna logika ułożenia dokumentów w archiwum, co rodzi poczucie porządku i kontroli. Tę samą zasadę możemy zastosować w archiwach elektronicznych. Dzięki zapisywaniu nazw plików wg powyższej zasady, nasze archiwum przestanie przypominać rosyjskie matrioszki. Zamiast folderów w folderach zyskamy przejrzyste archiwum o płaskiej strukturze, dzięki czemu zaoszczędzimy czas potrzebny na odszukanie plików.

W ostatnim artykule z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań, zajmiemy się najbardziej newralgicznym punktem utrzymania systemu GTD, jakim jest przegląd tygodniowy czytaj dalej ->