Żyjemy w niezwykle dynamicznych czasach, wielu managerów ma do załatwienia codziennie tyle spraw, ile ich koledzy z lat 50. mieli przez miesiąc lub dwa. Dołóżmy do tego zobowiązania rodzinne, dbałość o zdrowie i kondycję fizyczną, chęć samorozwoju, pielęgnowania związku i rozwijania pasji, a od samego myślenia rozboli nas głowa. Z takiej sytuacji wyjścia są tylko dwa: albo zwariujemy (ewentualnie wypalimy się zawodowo, podupadniemy na zdrowiu) albo się zorganizujemy. Jeśli więc szukasz kompletnego i jednocześnie efektywnego systemu zarządzania strumieniem zadań, czytaj dalej.

Jedną z metod, którą w ostatnich latach z sukcesem stosuję, jest metoda GTD autorstwa Davida Allena. W swojej książce pt. „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” przedstawił on 5-stopniowy model zarządzania strumieniem zadań, którego wdrożenie gwarantuje utrzymanie umysłu w stanie odprężenia i maksymalnej efektywności jednocześnie.

W serii trzech artykułów poświęconych metodzie Getting Things Done omówię 5 poniższych etapów:

1 Gromadzenie

2 Analiza

3 Porządkowanie

4 Przegląd

5 Wykonanie

KROK 1 – Gromadzenie

Wdrażanie metody GTD rozpoczyna się od zgromadzenia absolutnie wszystkich spraw, które zajmują twoją uwagę, czyli tzw. otwartych pętli. Mogą to być zarówno sprawy zawodowe, jak i osobiste. Zacznij od rozejrzenia się po swoim otoczeniu i lustracji pod kątem niezałatwionych spraw, takich jak pożyczona książka, którą powinieneś zwrócić kilka miesięcy temu, zegarek, który trzeba oddać do naprawy, baterie, które należy wymienić itd. Zgromadź te wszystkie materialne rzeczy w jednym miejscu, które stanie się twoją tymczasową skrzynką spraw przychodzących.

Jeśli zgromadzisz już wszystkie przedmioty wymagające jakiegoś działania, czas na to, co znajduje się tylko w twoim umyśle. Usiądź spokojnie i zacznij wypisywać wszystkie niezałatwione sprawy, które tkwią w twojej głowie: zaplanować wakacje, dokończyć raport dla szefa, zadzwonić do mamy, kupić prezent dla teściowej itp. Każdą z nich zapisz na osobnej kartce i włóż do skrzynki spraw przychodzących. Daj sobie czas, to ważne, aby zebrać absolutnie wszystko, co zaprząta twój umysł, bez względu na to, czy są to rzeczy ważne, czy też błahe. Chodzi o to, aby oczyścić umysł ze wszystkich zalegających w nim spraw, uchwycić je w godnym zaufania systemie i podjąć w stosunku do nich konkretne decyzje. Tylko wtedy pozbędziemy się psychicznego zmęczenia, z jakim wiąże się konieczność trzymania naszych spraw w podręcznej pamięci RAM naszego umysłu i raz na zawsze pozbędziemy się tego frustrującego pytania „Czy na pewno o niczym nie zapomniałem?” Kiedy uznasz, że lista twoich otwartych pętli jest gotowa, daj sobie jeszcze 10 minut. Gwarantuję, że przyjdzie ci do głowy jeszcze wiele niezałatwionych spraw. Mając pewność, że spisałeś już wszystko i nie ma nic, co można by dopisać, przejdź do kolejnego kroku.

KROK 2 – Analiza

Etap analizy, przypomina nieco biblijne odsiewanie ziarna od plew i polega na przyjrzeniu się każdej ze spraw i podjęciu decyzji co z nią zrobić. Zasadą jest, że to, co raz wziąłeś do rąk nigdy nie wraca z powrotem do skrzynki spraw przychodzących.  Nie zaklejasz przecież raz otwartej koperty, prawda? David Allen przygotował schemat przepływu zadań, który pomoże Ci przebrnąć przez ten etap. Przygotuj sobie kosz na śmieci, kalendarz, oraz 4 kartki z napisami:

▪ Projekty

▪ Następne działania

▪ Oczekujące

▪ Kiedyś/Może

Gdy rozpoczynasz analizę, najpierw musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy w ogóle trzeba z daną sprawą coś zrobić? Może jest to tylko dokument, który należy zarchiwizować, oferta kursu językowego, na który może będziesz chciał kiedyś pójść albo zwykły śmieć. Jeśli odpowiedź brzmi nie, masz 3 możliwości:

1 wyrzuć sprawę do kosza

2 zarchiwizuj ją

3 wpisz na listę KIEDYŚ/MOŻE, aby ci nie umknęła.

Jeśli jednak sprawa wymaga aktywności, określ dokładnie jakie jest najbliższe działanie, a następnie:

▪ zrób to! ZASADA 2 MINUT – jeśli zajmie to mniej niż 2 minuty zrób to od razu!

▪ deleguj innej osobie i wpisz na listę OCZEKIWANE, aby móc później skontrolować realizację

▪ odłóż na później i wpisz do KALENDARZA, jeśli dana rzecz musi zostać wykonana w konkretnym dniu lub wpisz na listę NASTĘPNE ZADANIE do wykonania w najbliższym możliwym terminie.

Pobierz schemat

Może się zdarzyć, że do załatwienia sprawy potrzebne będzie podjęcie wielu działań, wówczas wg Allena staje się ona projektem. Jeśli więc chcesz zaplanować przyszłe wakacje, zapisz na liście PROJEKTY „Wyjazd na wakacje”, a na liście NASTĘPNE DZIAŁANIE, „Zadzwonić do biura podróży X z prośbą o przesłanie oferty.” W ten sposób, będziesz wiedział, jaki jest pierwszy krok w stronę realizacji całego projektu.

Z mojego ponad 3-letniego doświadczenia w pracy z tą metodą wynika, że kluczowym elementem jest właśnie umiejętność i dyscyplina w precyzowaniu następnego działania. Listy zadań do zrobienia są pełne zdań typu: „zrobić stronę internetową”, „posprzątać garaż”, „nauczyć się angielskiego”, tymczasem dopóki nie określisz od czego zacząć, co jest kolejnym krokiem, nie ruszysz z miejsca.

W drugim artykule z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań dowiesz się jak uporządkować wszystkie uchwycone sprawy czytaj dalej->