×
GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 2

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 2

utworzone przez | cze 21, 2016 | WIEDZA

W poprzednim poście opisałam podstawowe założenia metody Getting Things Done autorstwa Davida Allena. Wspólnie zrobiliśmy pierwszy krok, polegający na  zgromadzeniu wszystkich spraw  zalegających w głowach oraz poznałeś zasady analizy spraw przychodzących.  Teraz czas na kolejny krok. Jeśli jeszcze nie przeczytałeś wczorajszego artykułu kliknij tutaj.

KROK 3 – Porządkowanie

Kolejnym krokiem jest uporządkowanie wszystkich spraw, które zebraliśmy i przeanalizowaliśmy w jeden spójny system. W tym celu konieczny jest wybór odpowiedniego narzędzia, takiego jak np. organizer, program, czy aplikacja do zarządzania zadaniami, w którym będziesz przechowywać wszystkie niezbędne informacje. Tak naprawdę każde miejsce inne niż twoja głowa jest dobre. Ważne, aby było to miejsce, do którego będziesz często zaglądać, a co za tym idzie będziesz mieć pewność, że informacje tam zapisane nie zostaną zapomniane. W praktyce najważniejsze jest zaufanie do swojego systemu oraz przyjemność użytkowania, która zwiększa szanse na trwałą implementację tej metody.

11bJa korzystam z tradycyjnego organizera marki Filofax zawierającego kalendarz, oraz zakładki: działania, oczekujące, projekty, kiedyś/może oraz notatnik z czystymi kartkami. Wybrałam tę metodę ponieważ lubię pisać i rysować oraz zawsze mieć dostęp do mojego systemu.

Poniżej znajdziesz 5 wskazówek jak uporządkować swoje sprawy i nimi zarządzać:

Po pierwsze stwórz własną SKRZYNKĘ SPRAW PRZYCHODZĄCYCH, do której będą trafiać wszystkie twoje sprawy. Najprawdopodobniej będzie ich więcej niż jedna, uważaj jednak, aby nie było ich zbyt wiele. Zwykle wystarczają 4 skrzynki:

▪mailowa –służbowa ▪mailowa – prywatna ▪taca na dokumenty w biurze ▪taca na dokumenty w domu.

Po drugie zrezygnuj z list zadań dziennych i umieszczaj wszystkie NASTĘPNE DZIAŁANIA na jednej liście, lub kilku listach podzielonych wg kontekstu, jaki jest potrzebny do ich wykonania. Najpopularniejsze konteksty to:

▪biuro ▪dom ▪przy komputerze ▪na mieście ▪telefon itp.

Chodzi o to, abyś grupował zadania wg kontekstu i kiedy akurat jesteś na mieście, mógł wyjąć lub otworzyć gotową listę rzeczy, które możesz przy okazji załatwić. Albo czekając w kolejce do lekarza wyjąć komputer i wykonać jakieś zadania wymagające jedynie dostępu do komputera. Takie podejście do sprawy służy efektywnemu wykorzystaniu czasu i uwalnia nas od wciąż przesuwanych na następnych dzień list zadań do zrobienia.

Po trzecie, zdaniem Allena KALENDARZ jest święty, wszystko co do niego wpiszesz: albo wydarzy się w ustalonym terminie, albo nie wydarzy się wcale. Dlatego wpisuj do niego tylko 3 kategorie spraw:

▪działania, które musisz podjąć w konkretnym dniu, w konkretnych godzinach np. spotkania

▪działania, które musisz podjąć konkretnego dnia, ale o dowolnej porze np. telefon do przyjaciela

▪informacje, które musisz uzyskać danego dnia, lub które tego dnia będą użyteczne, np. informacja o rozpoczęciu przedsprzedaży biletów na koncert.

Po czwarte stwórz folder, listę lub teczkę na sprawy, które w tym momencie nie wymagają żadnych d ziałań, ale chcesz je trzymać do wglądu, możesz je umieścić albo pod nazwą KIEDYŚ/MOŻE, albo w zbiorze spraw NA PÓŹNIEJ.

▪Sprawy kiedyś/może to swoisty „parking dla projektów”, powinno się tu znaleźć wszystko to, co możesz chcieć zrobić w bliżej nieokreślonej przyszłości jak np. lot balonem, kurs tańca, przeczytanie konkretnej książki lub obejrzenie filmu.

▪Z kolei pod określeniem „sprawy na później”, kryją się rzeczy, o których nie chcesz teraz pamiętać, ale chcesz sobie o nich przypomnieć w odpowiednim momencie. Może to być notatka w kalendarzu, lub mail wysłany z datą przyszłą, który konkretnego dnia przypomni Ci, że w ciągu miesiąca musisz rozliczyć podatek PIT. Allen przekonuje również do swojego systemu 43 teczek, 12 z nazwami miesięcy i 31 z dniami miesiąca,

codziennie wyjmujesz teczkę odpowiadającą aktualnej dacie i wyciągasz z niej wiadomość jaką sobie zostaiłeś wcześniej np. przypomnienie o podróży służbowej, agendę na zbliżające się spotkanie itp. Szczerze powiem, że jest to jedyny element systemu, który nie został ze mną na dłużej. W praktyce okazało się, że wolę takie przypomnienia notować w kalendarzu.

Po piąte stwórz własne ARCHIWUM, w którym będziesz trzymał dokumenty i materiały pomocnicze. Autor GTD namawia do umieszczania dokumentów i materiałów w zwykłych papierowych teczkach ułożonych alfabetycznie, z których 11akażda jest opisana wg schematu np. BLOG_pomysły, BLOG_posty, BLOG_materiały pomocnicze. Za narzędzie równie niezbędne jak zszywacz uznaje on metkownicę, dzięki której system zyskuje na estetyce i przejrzystości. Ten element systemu wdrożyłam jako ostatni i po czasie przyznaję, że ma on sens i bardzo skraca czas potrzebny na znalezienie potrzebnych dokumentów. Główny plusem jest powtarzalna logika ułożenia dokumentów w archiwum, co rodzi poczucie porządku i kontroli. Tę samą zasadę możemy zastosować w archiwach elektronicznych. Dzięki zapisywaniu nazw plików wg powyższej zasady, nasze archiwum przestanie przypominać rosyjskie matrioszki. Zamiast folderów w folderach zyskamy przejrzyste archiwum o płaskiej strukturze, dzięki czemu zaoszczędzimy czas potrzebny na odszukanie plików.

W ostatnim artykule z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań, zajmiemy się najbardziej newralgicznym punktem utrzymania systemu GTD, jakim jest przegląd tygodniowy czytaj dalej ->

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 1

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 1

utworzone przez | cze 20, 2016 | WIEDZA

Żyjemy w niezwykle dynamicznych czasach, wielu managerów ma do załatwienia codziennie tyle spraw, ile ich koledzy z lat 50. mieli przez miesiąc lub dwa. Dołóżmy do tego zobowiązania rodzinne, dbałość o zdrowie i kondycję fizyczną, chęć samorozwoju, pielęgnowania związku i rozwijania pasji, a od samego myślenia rozboli nas głowa. Z takiej sytuacji wyjścia są tylko dwa: albo zwariujemy (ewentualnie wypalimy się zawodowo, podupadniemy na zdrowiu) albo się zorganizujemy. Jeśli więc szukasz kompletnego i jednocześnie efektywnego systemu zarządzania strumieniem zadań, czytaj dalej.

(więcej…)

Jak i dlaczego warto planować tydzień?

Jak i dlaczego warto planować tydzień?

utworzone przez | cze 5, 2016 | WIEDZA

Czy masz czasami wrażenie, że Twoje życie to jeden wielki Rollercoaster, a Ty żyjesz jedynie siłą rozpędu? Dni i miesiące zlewają się ze sobą i nie masz pojęcia, jak to się stało, że znów są wakacje? Czy zdarza Ci się nie mieć czasu, by przystanąć na chwilę i zweryfikować, czy w ogóle podążasz we właściwym kierunku?

Tego typu odczucia zdarzają się nie tylko osobom, które nie dbają o organizację swojego czasu, lecz także tym, które planują jedynie krótkie jego odcinki lub wręcz przeciwnie całe lata. Wiele z nas organizuje swoje dni, prowadząc kalendarz lub tworząc listy zadań do zrobienia na kolejny dzień na których znajdują się sprawy, o których nie chcemy zapomnieć. Zapisujemy je mając nadzieję, że nam się uda. Słowo „uda” jest tu kluczowe, ponieważ lista zadań do zrobienia, pozbawiona wcześniejszej analizy, ma takie same szanse na terminowe wykonanie, jak wędrująca sterta ubrań do prasownia lub papierów do przejrzenia. Wszyscy je znamy, prawda? Gdy nie udaje się nam wykonać wszystkich podpunktów, przenosimy je na kolejny dzień, a potem na następny, aż z czasem „dzienna lista” wystarcza na tydzień. Niektórzy po kilku tygodniach prób dochodzą do wniosku, że planowanie jest bez sensu, bo przecież „plany swoje, a życie swoje” albo, że to nie dla nich.

Spójrzmy prawdzie w oczy – w ciągu jednego dnia nie da się zrobić wszystkiego, nawet mając całą motywację tego świata. Nie jest możliwe, by mając do dyspozycji zaledwie 24 godziny być proaktywnym w pracy, poświęcić czas na zabawę z dziećmi, uprawiać sport, zadbać o rozwój osobisty, a przy tym mieć dom jak z odcinka „Perfekcyjnej Pani Domu”. Nikt jednak nie mówi, że wszystko to musimy wykonać jednego dnia. To zbyt krótka perspektywa, by mieć kontrolę nad realizacją wszystkich swoich planów, dlatego skończ z tworzeniem list zadań na następny dzień i zacznij planować cały tydzień. 

Myślenie w kategorii 7 dni pozwala zaplanować czas na wszystkie ważne sprawy, jednocześnie pozostawiając miejsce na zdarzenia niezaplanowane, nagłe i pilne. Ponieważ nie określamy dokładnej daty wykonania poszczególnych zadań, każdy termin w obrębie danego tygodnia będzie dobry.

Jak zaplanować tydzień?

W każdy niedzielny wieczór lub poniedziałkowy poranek, usiądź z kubkiem ulubionej kawy lub herbaty i zastanów się przez 15-20 minut, co zrobisz z nadchodzącym tygodniem, jak go wykorzystasz, w jaki sposób w ciągu najbliższych 7 dni przybliżysz się do realizacji swoich celów i marzeń oraz zrealizujesz swoje potrzeby?

Poniżej znajdziesz 5 punktów, przez które przechodzę co tydzień od ponad 4 lat. Teraz już nie wyobrażam sobie rozpoczęcia tygodnia inaczej niż od mojego rytuału. W każdy poniedziałkowy poranek, zanim wpadnę w wir tygodnia, niczym Alicja do króliczej nory, odpalam komputer, wyciągam swój ukochany papierowy organizer i przy akompaniamencie ciszy oraz zapachu świeżo zaparzonej sojowej caffe latte planuję najbliższy tydzień. Myślę o tym, co chcę osiągnąć, co jest dla mnie ważne, co zaplanowałam już wcześniej. Następnie zestawiam to z rzeczywistą ilością czasu jaką dysponuję i decyduję, co zrobię w ciągu najbliższych 7 dni. Gdy już dokonam wyboru, drukuję swoją listę i noszę zawsze przy sobie, aby móc często na nią spoglądać i odhaczać wykonane zadania.

Stwórz swój własny rytuał – niech to będzie chwila dla Ciebie, w ciszy lub przy dźwiękach ulubionej muzyki, przy pomocy komputera lub kartki papieru. Zorganizuj sobie przestrzeń, w której będziesz się czuć w pełni komfortowo, a następnie i wykonaj 5 poniższych kroków:

  1. Przejrzyj swoje cele na ten miesiąc i rok. Zapisz, co możesz zrobić w tym tygodniu, aby przybliżyć się do ich realizacji.
  2. Zastanów się i wypisz wszystkie role, jakie pełnisz życiu (managera, żony, ojca, członka jakiejś organizacji itp.) lub ważne dla Ciebie obszary życia (np. praca, zdrowie, rodzina, rozwój osobisty). Czy w najbliższym tygodniu wydarzy się coś, co jest ważne dla tej roli lub obszaru (np. prezentacja na spotkaniu zarządu, urodziny przyjaciela, bal przebierańców w przedszkolu)? Jakie zadania są kluczowe do zrobienia w najważniejszych dla Ciebie rolach/obszarach?
  3. Zaplanuj, co zrobisz w nadchodzącym tygodniu, w ramach odnowy w 4 obszarach: ciała, duszy, umysłu i relacji z innymi ludźmi.
  4. Spójrz w swój terminarz, czy masz zaplanowane jakieś wyjazdy, spotkania, wizyty u lekarza? Jakie czynności (np. obowiązki domowe) musisz wykonać osobiście, ponieważ nie możesz ich oddelegować lub zapłacić komuś za ich wykonanie?
  5. Teraz spójrz na swoje notatki i zastanów się, ile realnie masz czasu po odjęciu rzeczy, które są ważne i pilne? Jeśli chcesz się dowiedzieć jak zredukować ilość kwestii potrzebnych na już, zajrzyj tutaj.

I co? Wcale nie zostało Ci zbyt wiele czasu? Pamiętaj, że „życie to sztuka wyboru”, dlatego też teraz czas na najważniejszy krok.

Dokonaj ostatecznego wyboru i zdecyduj, które z tych rzeczy wykonasz w ciągu najbliższego tygodnia, z których zrezygnujesz, a które zrobisz w innym terminie. Zapisz je na kartce, w kalendarzu lub gdziekolwiek, gdzie często zaglądasz. Odhaczaj na bieżąco to, co zrealizujesz, a jeśli okaże się, że zaplanowałeś za dużo, w kolejnym tygodniu zoptymalizuj swoje plany.

Stephen Covey opisując swój Kompas Tygodniowy, namawia, aby każdej życiowej roli, w każdym tygodniu przypisać przynajmniej jedno najważniejsze zadanie. Moja praktyka w planowaniu tygodniowym, podpowiada raczej, że szukanie zadań „na siłę” nie ma sensu. Są takie okresy w życiu, jak sesja, zmiana pracy czy urodzenie dziecka, gdzie w naturalny sposób jedne sprawy dominują nad innymi. Nawet intuicyjnie swój czas przydzielamy przecież temu, co w danym okresie ma najwyższy stosunek ważności do pilności. Jest to całkowicie zrozumiałe.

Jeśli w każdym tygodniu uważnie przydzielasz swój czas ludziom i sprawom, to w kolejnym  będziesz miał możliwość skorygować obrany kurs, „nadrobić” w innym obszarze życia, który ostatnio świadomie odłożyłeś na bok. Nawyk cotygodniowego planowania nie pozwoli Ci, w dłuższej perspektywie, zapomnieć o tym, co ważne.

Powodzenia!

 

Jesteś Menedżerem czy Liderem swojego czasu?

utworzone przez | maj 22, 2016 | WIEDZA

Czasem nie można zarządzać. Czas nic sobie nie robi z tego, że go nam brakuje, ani nie płynie szybciej, gdy niecierpliwie na coś czekamy. Czas mija i to jedyna obiektywna prawda, którą można o nim powiedzieć. Cała reszta związana z tym jak go wykorzystujemy, jest tak naprawdę zarządzaniem samym sobą.

Czym zatem jest osławione zarządzanie sobą w czasie? Niektórzy twierdzą, że polega ono na robieniu wielu rzeczy naraz lub robieniu większej liczby rzeczy w krótszym czasie. Inni, że to godzenie życiowych ról, tak, aby zachować równowagę. Są też tacy, którzy upatrują w nim kontroli nad swoim życiem i sposobem, w jaki je spędzamy.

Menedżer to osoba, która wie, jak robić rzeczy właściwie.

Gdybyś spojrzał na siebie jak na menedżera, którego głównym zadaniem jest efektywne wykorzystanie czasu, zapewne robiłbyś następujące rzeczy:

  • dokładnie planował czas;
  • prognozował jego wykorzystanie w najbliższym tygodniu i miesiącu;
  • mierzył, ile czasu potrzeba na wykonanie poszczególnych działań;
  • prowadził statystki, aby optymalizować  czas potrzebny na wykonanie poszczególnych czynności i dokonywać lepszych prognoz;
  • liczył czas zmarnowany, aby go w przyszłości wyeliminować;
  • używał profesjonalnych i zaawansowanych narzędzi, które pomogłyby ci w zarządzaniu sobą.

Innymi słowy, skupiałbyś się na tym, aby wykorzystać każdą minutę swojego życia w możliwie najefektywniejszy sposób.

Czy zatem robisz to wszystko? Przecież jesteś menedżerem swojego czasu. Czas w twoim życiu jest najważniejszy. Czy zatem planujesz i wykorzystujesz go efektywnie?

Jeśli nie, jesteś we właściwym miejscu, ponieważ na tym blogu będę pisała o różnych koncepcjach zarządzania sobą, narzędziach wspomagających ten proces oraz sposobach na jego usprawnienie. Jeśli natomiast już teraz świetnie radzisz sobie z zarządzaniem sobą w czasie, to czytaj dalej.

A teraz spójrz na siebie jak na Lidera swojego czasu. Czy dostrzegasz jakieś różnice?

Peter Drucker – twórca nowoczesnej koncepcji zarządzania – mawiał, że różnica między menedżerem, a liderem polega na tym, że menadżer wie jak robić rzeczy właściwie, ale lider wie, które rzeczy są właściwe do zrobienia. Ta wspaniała zasada, jest prawdziwa również w przypadku zarządzania sobą w czasie.

Lider wie, które rzeczy są właściwe do zrobienia.

Kiedy patrzysz na siebie jak na lidera, przestajesz skupiać się na tym jak zrobić więcej, szybciej, lepiej, jak być bardziej wydajnym i efektywnym, a zaczynasz zastanawiać się nad tym kim chcesz być, co chcesz robić, co jest dla ciebie ważne. Patrzysz na czas, jak na najcenniejsze aktywo, którego sposób wykorzystania stanowi o jakości i sensie twojego życia.

Kiedy myślę o świadomym życiu, uważnym przydzielaniu czasu ludziom i sprawom, to brzmią mi w głowie zasłyszane niegdyś słowa, że czas to jedyna rzecz, której nigdy nie odzyskasz. Dlatego, gdy następnym razem, będziesz planował czas, zacznij od tego, co jest właściwe do zrobienia, co jest dla ciebie tak naprawdę ważne, a dopiero potem zastanów się jak to zrobić właściwie i efektywnie.

Moja historia

Moja historia

utworzone przez | maj 21, 2016 | WIEDZA

Postanowiłam pomagać innym w pracy nad efektywnością osobistą, ponieważ doskonale wiem jak wiele się traci brnąc przez życie bez planu i celu. Sama byłam kiedyś wybitnie niezorganizowana. Aż nagle stało się coś, co kompletnie odmieniło mój los! Wtedy właśnie postanowiłam założyć bloga.

Ciekawa historia. Jednak nie moja.

Odkąd tylko pamiętam znakomicie organizowałam sobie czas. Jako dziecko robiłam tyle rzeczy, że swoimi aktywnościami mogłabym obdzielić pół klasy. Na studiach z powodzeniem łączyłam dwa fakultety z prowadzeniem własnej firmy, zajmującej się katalogową sprzedażą biżuterii. Na ostatnim roku prawa, mając zaledwie 25 lat, zostałam najmłodszym Managerem Sprzedaży ds. Kluczowych Klientów w jednym z Towarzystw Ubezpieczeniowych. Miałam przy tym zawsze bardzo bliskie relacje z rodziną i przyjaciółmi, a brak czasu, nigdy nie był wymówką, aby nie zrobić czegoś dla innych. Często słyszałam, od znajomych pytanie „Jak Ty to robisz??”, jednak nigdy nie sądziłam, że jest to jakaś szczególna umiejętność.

Aż któregoś dnia zdałam sobie sprawę, że to, co dla mnie jest łatwe i oczywiste, dla innych stanowi prawdziwe wyzwanie. Dostrzegałam, jak niewielkie zmiany mogą podnieść jakość życia, zmniejszyć stres i uświadomić, co jest naprawdę ważne, zanim to stracimy. Szczególnie pamiętam młodego mężczyznę, który pozwolił, aby praca zabierała mu codziennie kilka godzin, które miały należeć do jego dzieci. Wystarczyło, aby przypomniał sobie swoje najważniejsze wartości oraz wprowadził kilka rad pozwalających bardziej efektywnie wykorzystać czas przeznaczony na pracę, aby odzyskać równowagę i zwiększyć życiową satysfakcję. Wtedy po raz pierwszy doświadczyłam, jak wspaniałe uczucia wywołuje obserwowanie człowieka, który zmienia swoje priorytety, relacje, nawyki, a przede wszystkim siebie. Postanowiłam wtedy, że uczynię wszystko, aby pomóc każdemu, kto tylko tego zapragnie.

Tym sposobem dotarłam do Ciebie.

Cieszę się, że tu trafiłeś. Jestem tu po to, abyś miał czas na wszystko, co ważne.