×

Jak robić właściw(i)e rzeczy?

Czasem nie można zarządzać. Czas nic sobie nie robi z tego, że go nam brakuje, ani nie płynie szybciej, gdy niecierpliwie na coś czekamy. Czas mija i to jedyna obiektywna prawda, którą można o nim powiedzieć. Cała reszta związana z tym jak go wykorzystujemy, jest tak naprawdę zarządzaniem samym sobą.

Czym zatem jest osławione zarządzanie sobą w czasie? Niektórzy twierdzą, że polega ono na robieniu wielu rzeczy naraz lub robieniu większej liczby rzeczy w krótszym czasie. Inni, że to godzenie życiowych ról, tak, aby zachować równowagę. Są też tacy, którzy upatrują w nim kontroli nad swoim życiem i sposobem, w jaki je spędzamy.

Menedżer to osoba, która wie, jak robić rzeczy właściwie.

Gdybyś spojrzał na siebie jak na menedżera, którego głównym zadaniem jest efektywne wykorzystanie czasu, zapewne robiłbyś następujące rzeczy:

– dokładnie planował czas;
– prognozował jego wykorzystanie w najbliższym tygodniu i miesiącu;
mierzył, ile czasu potrzeba na wykonanie poszczególnych działań;
– prowadził statystki, aby optymalizować czas potrzebny na wykonanie poszczególnych czynności i dokonywać lepszych prognoz;
– liczył czas zmarnowany, aby go w przyszłości wyeliminować;
– używał profesjonalnych i zaawansowanych narzędzi, które pomogłyby ci w zarządzaniu sobą.

Innymi słowy, skupiałbyś się na tym, aby wykorzystać każdą minutę swojego życia w możliwie najefektywniejszy sposób.

Czy zatem robisz to wszystko? 

Przecież jesteś menedżerem swojego czasu. 

Czas w twoim życiu jest najważniejszy. Czy zatem planujesz i wykorzystujesz go efektywnie?

Jeśli nie, jesteś we właściwym miejscu, ponieważ na tej stronie, jak i na moim blogu piszę o różnych koncepcjach zarządzania sobą, narzędziach wspomagających ten proces oraz sposobach na jego usprawnienie. Jeśli natomiast już teraz świetnie radzisz sobie z zarządzaniem sobą w czasie, to czytaj dalej.

A teraz spójrz na siebie jak na Lidera swojego czasu. Czy dostrzegasz jakieś różnice?

Peter Drucker – twórca nowoczesnej koncepcji zarządzania – mawiał, że różnica między menedżerem, a liderem polega na tym, że menedżer wie jak robić rzeczy właściwie, ale lider wie, które rzeczy są właściwe do zrobienia. Ta zasada, jest prawdziwa również w przypadku zarządzania sobą w czasie.

Lider wie, które rzeczy są właściwe do zrobienia.

Kiedy patrzysz na siebie jak na lidera, przestajesz skupiać się tylko na tym jak zrobić więcej, szybciej, lepiej, jak być bardziej wydajnym i efektywnym, a zaczynasz zastanawiać się nad tym, czy to co robisz ma sens, co jest dla Ciebie ważne, jakie działania pomogą Ci najlepiej zrealizować cele, w jaki sposób najlepiej zainwestować swój czas i energię, aby długofalowo wygrywać w życiu. Patrzysz na czas, jak na najcenniejsze aktywo, którego sposób wykorzystania stanowi o jakości i sensie twojego życia.

Kiedy myślę o świadomym życiu, uważnym przydzielaniu czasu ludziom i sprawom, to brzmią mi w głowie zasłyszane niegdyś słowa, że czas to jedyna rzecz, której nigdy nie odzyskasz. Dlatego, gdy następnym razem, będziesz planował swój czas, zacznij od tego, co jest właściwe do zrobienia, co jest dla ciebie tak naprawdę ważne, a dopiero potem zastanów się jak to zrobić właściwie i efektywnie.

Dobrego tygodnia!
Anita Kowalska

Papier przyjmie wszystko

Papier przyjmie wszystko

Mówi się, że papier jest cierpliwy i przyjmie wszystko. W przypadku planowania konieczne jest jednak małe dopowiedzenie.

To prawda, papier przyjmie wszystko – ale kalendarz nie.

Gdybym miała wskazać najczęstszy błąd związany z planowaniem czasu to byłoby to odrealnienie.

Zwykle po prostu planujemy za dużo.

Planujemy zbyt optymistycznie.

Planujemy nie zważając na to, co już zaplanowane.

To wszystko sprawia, że wiele osób jest przekonanych, że planowanie nie działa, bo przecież plany swoje, a życie swoje. Albo, co gorsza, że to oni sami są nieefektywni i niezorganizowani.

A najczęściej wystarczy te plany jedynie UREALNIĆ i okaże się, że planowanie ma sens, a Ty jednak „masz tę moc” ;)

Jak to zrobić?

Po pierwsze:

Zanim zaplanujesz dzień, tydzień, czy miesiąc upewnij się, ile REALNIE masz czasu.

Oczywiście zakładam, że siadając do planowania, masz pod ręką kalendarz, a w nim wszystkie swoje zobowiązania, spotkania, czy wydarzenia, które wymagają Twojej obecności. Chcę się tylko upewnić, że bierzesz pod uwagę również swoje standardowe obowiązki oraz czynności związane z przygotowaniem się do tego, co już zaplanowane.

Np. Jeśli wybierasz się w delegację, to oczywiste jest, że patrząc w kalendarz zobaczysz, że nie ma Cię w domu przez dwa dni. To czego tam najczęściej nie zobaczysz, to dodatkowe trzy lub cztery godziny, które musisz poświęcić na pranie, prasowanie pakowanie i zapewnienie wyżywienia domownikom w czasie Twojej nieobecności. Kiedy nie bierzesz tego pod uwagę, to czujesz, że życie Cię zaskakuje nieplanowanymi aktywnościami, a przecież możesz od razu założyć, że ta delegacje będzie Cię kosztowała 3 wieczory, a nie tylko dwa i zaplanować odpowiednio mniej na ten tydzień.

Ważne, żeby do planowania naprawdę się przyłożyć.

Choćby dlatego, że jak twierdzi Brian Tracy „Minuta planowania zaoszczędza 10 minut pracy”. Nie wiem, czy przełożenie jest zawsze 1 do 10, ale niewątpliwie jest.

Po drugie:

Nie planuj więcej niż 60% swojego czasu w kalendarzu. Dotyczy to zarówno pracy zawodowej, jak i życia prywatnego. 

Znam wielu managerów, którzy skarżą się, że nie wyrabiają się ze swoją pracą, bo dni upływają im na spotkaniach. Musisz mieć czas, żeby w skupieniu popracować, dlatego jeśli chodzi o pracę zawodową, nie dopuszczaj do sytuacji, w których biegasz ze spotkania na spotkanie, a do zadań siadasz dopiero jak już wszyscy wyjdą z biura.

Ponadto, życie faktycznie potrafi napisać swój scenariusz, więc musisz mieć jakiś zakres manewru, gdyby trzeba było podejść elastycznie do swoich planów w odpowiedzi na jakieś nieprzewidziane wydarzenia.

Po trzecie:

Wszyscy wiemy, że czas jest ograniczony. Pamiętaj jednak, że ograniczona jest również Twoja energia. Dlatego planując weź również pod uwagę, nie tylko, czy będziesz mieć czas, aby coś zrobić, ale również, czy będziesz mieć energię, aby to zrobić. 

Podsumowując, przyjrzyj się jakie są Twoje prawdziwe możliwości czasowe i energetyczne i urealnij oczekiwania względem siebie.

Pamiętaj, że to nie zawody i nawet jeśli nie wykonasz 100% planu, to najprawdopodobniej i tak zrobisz dużo więcej, niż gdybyś swojej pracy nie planował w ogóle ;)

Dobrego tygodnia!

Anita Kowalska

Żeby mi się chciało

„Żeby mi się chciało, tak jak mi się nie chce”

To chyba najczęściej używane powiedzenie, które można usłyszeć na biurowych korytarzach w poniedziałkowe poranki. 

Może nawet już je dziś słyszałeś?

Sama nie wiem, czy więcej w tym stwierdzeniu rozmarzenia nad tym, jakby to było pięknie, gdybym zrealizował te wszystkie cele, które chodzą mi po głowie, czy też więcej uciemiężenia, mającego odzwierciedlić, w jak głębokim, energetycznym dole znajduje się obecnie cytujący.

Pytanie jest jednak inne.

Skąd w ogóle pomysł, że zawsze musi Ci się chcieć?

Mózg jest z natury leniwy.

Jeśli ma wybór, prędzej wybierze przyjemność i wygodę, zamiast wysiłku i dyskomfortu.

To, że natura podpowiada nam taki wybór, nie oznacza, że zawsze należy jej słuchać.

Zastanówmy się przez chwilę, co dla naszego mózgu oznacza „efektywnie”.

Efektywnie to tak, aby zużyć jak najmniej energii. Kropka.

Zwróć uwagę, że umysł zawsze dąży do optymalizacji i ogranicza wydatki energetyczne, gdzie się tylko da.

To dlatego każdą powtarzającą się czynność próbuje zamienić w nawyk. I to niezależnie od tego, czy jest to czynność wpierająca, czy też nie.

My jednak efektywność pojmujemy inaczej i mierzymy ją, nie tylko w ilości wydatkowanej energii, ale również w efektach na jakie ją zamieniamy.

Wiedząc o tych naturalnych odruchach musisz użyć swojej siły woli, aby działać pomimo.

Nieskromnie przyznam, że doszłam już w tym niemal do perfekcji, a to dlatego, że od ponad roku równolegle pracuję na pełen etat i prowadzę własną działalność gospodarczą.

Nie będę Was oszukiwać. 

Rozwijanie własnego biznesu „po godzinach” oznacza, że prawie zawsze Ci się nie chce.

Znajdzie się wielu, którzy nawet przyklasną, że przecież „ma prawo się nie chcieć” w końcu masz za sobą cały dzień pracy.

Zastanówmy się jednak, co by się wydarzyło, gdybym działała tylko wtedy, gdy mi się chce?

Cóż, najpewniej nie nagrałabym dwóch kursów online, nie prowadziła szkoleń, konsultacji, webinarów, nie pisałabym dla Ciebie co tydzień tych postów i nie nagrywała nowego podcastu (tak, tak premiera w sierpniu!!). 

Jedyny czas, kiedy mogę się w pełni skoncentrować na biznesie, wstać rano i stwierdzić: „chce mi się!” – jest w weekend. 

To trochę za mało.

Musiałam się więc nauczyć, jak przełamywać swoją niechęć do działania i działać pomimo.

Pomimo, że mi się nie chce.

Pomimo, że nie do końca wiem jak.

Pomimo, że się boję.

Mam wiele sprawdzonych sposobów, których używam, aby „przekonać” siebie do działania, dziś zdradzę Ci jeden z nich.

Nie znalazłam jeszcze nazwy dla tej metody, dlatego roboczo nazwijmy ją więc: „tylko jedna rzecz, tylko przez minutę”.

Kiedy na przykład mam do napisania kolejny rozdział książki, a weny ani widu ani słychu, to obiecuję sobie, że napiszę tylko pierwsze dwa zdania. Dwa zdania i koniec. I szczerze pozwalam sobie na to, że jeśli po tych dwóch zdaniach, wena się nie zjawi – to kończę. 

Ale tak się jakoś zawsze składa, że jak już zacznę, to napiszę całość. Nagle pojawia się energią, chęć dokończenia zadania i otrzymania nagrody, w postaci satysfakcji na samym końcu.

Co ważne, to działa równie dobrze w przypadku porządków (umyję tylko jedno okno, odkurzę tylko przedpokój itp.), ćwiczeń (tylko jedno kółko wokół jeziorka, tylko 5 basenów), czytania, przeglądu skrzynki mailowej, organizacji dokumentów, słowem – wszystkiego.

W większości przypadków jest to oczywiście jawne oszustwo mojego umysłu, ale o dziwo, prawie zawsze działa!

Tak więc spróbuj i daj znać, czy działa również u Ciebie ?

Dobrego tygodnia!
Anita Kowalska

Nie musisz widzieć całej drogi, by dojść do celu.

Często zastanawiam się co sprawia, że tak niewielu ludzi stawia sobie cele, a nawet jeśli już to zrobią, to ostatecznie nie decydują się ich realizować.

Z moich obserwacji wynika, że tym, co najczęściej ich powstrzymuje, jest myśl jak ogromnego wysiłku będzie wymagał ten cel, a ponieważ nie widzą całej drogi dojścia do niego myślą, że nie powinni w ogóle wyruszać.

To błąd.

Gdy koncentrujesz się na tym, jak długa i trudna będzie droga do Twojego celu, pojawia się lęk. 

Lęk przed nieznanym.

Odpowiedzialność za to ponosi obszar mózgu zwany ciałem migdałowatym, które w dużym uproszczeniu odpowiada za reakcję: walcz lub uciekaj. Jego rolą jest kontrolować sygnały docierające do mózgu, analizować je i w razie potrzeby uruchomić procesy obronne organizmu. 

Problem jednak polega na tym, że alarm może uruchomić nawet czynność, która nie stanowi realnego zagrożenia życia, jak na przykład wystąpienie przed publicznością lub kamerą.

Kiedy coś bardzo wykracza poza Twoją strefę komfortu, wiąże się z ryzykiem lub jest czymś nieznanym, powoduje reakcję emocjonalną taką jak na przykład stres, a ciało migdałowate daje sygnał do odwrotu.

W praktyce oznacza to, że zostajesz tam gdzie jesteś – gdzie jest ciepło, bezpiecznie i co najważniejsze znajomo.

Jest jednak sposób, aby przejść obok ciała migdałowatego na paluszkach nie budząc go.

Tym sposobem są małe kroki.

Postawić sobie za cel przeczytanie w rok 20 książek brzmi trudno.

Ale już codzienne czytanie przez 15 minut nie wywołuje takiej myśli.

Znajdą się jednak tacy, którzy stwierdzą, że przez 15 minut czytać nie warto.

Cóż.

Moim zdaniem lepiej jest czytać przez kwadrans, niż nie czytać przez godzinę.

W ten sposób można przeczytać w rok ponad 20 książek i zrealizować powyższy cel.

Dlatego zamiast skupiać się na całej drodze, zastanów się od czego zacząć. 

Jakie jest pierwsze 10 kroków? 

Który z nich jest najmniejszy, najłatwiejszy, który mogę zrobić choćby zaraz?

Tyle na początek wystarczy.

I tak nigdy nie będziesz widział całej drogi.

Jakim cudem miałbyś ją znać, skoro robisz coś pierwszy raz w życiu?

Gdy jedziesz w ciemnościach samochodem, światła oświetlają Ci drogę na jakieś 100 metrów. Jednak mając do dyspozycji tylko te światła jesteś w stanie przejechać z Gdańska do Krakowa, bez żadnego problemu, mimo tego, że jest to ponad 500 kilometrów.

Tak samo jest Twoim celem.

Będziesz się uczył w trakcie.

Zdobędziesz doświadczenie w trakcie.

Nabierzesz odwagi w trakcie.

Najważniejsze jest to, żeby wiedzieć od czego zacząć.

I zacząć.

#ZacznijOdDzisiaj

Dobrego tygodnia!
Anita Kowalska

To co ważne, rzadko bywa pilne.

„To co ważne, rzadko bywa pilne, a to co pilne, rzadko bywa ważne.” /Dwight Eisenhower, 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki/

Jeśli chodzi o podejście do realizowania zadań, to ludzi można zasadniczo podzielić na dwie grupy. Tych, którzy mobilizują się do działania wtedy, gdy coś jest pilne i tych, którzy koncentrują się na zadaniach, które są przede wszystkim ważne.

Z moich obserwacji wynika, że pierwsza grupa jest zdecydowanie liczniejsza. 

Dlaczego?

Mam kilka hipotez.

Po pierwsze, łatwo jest dać się złapać w pułapkę pilności. 

Uznajemy, że skoro coś jest pilne, to automatycznie oznacza, że musi być to coś ważnego. I czasem rzeczywiście jest. Czasami faktycznie zdarzają się nagłe i pilne sytuacje, których nie sposób przewidzieć. Jednak przeważnie zadania STAJĄ się pilne. A to oznacza, że kiedyś nie były. Że po drodze coś poszło nie tak, coś zaniedbaliśmy. Większości tzw. „pożarów” moglibyśmy uniknąć, gdybyśmy tylko poświęcili czas na planowanie, przygotowanie, dokształcanie, przewidywanie i organizowanie. 

Po drugie, pilne zadania głośniej krzyczą.

Większość ludzi w pierwszej kolejności zrobi to zadanie, które „za nim chodzi”, to które głośniej domaga się jego uwagi, to które ma krótszy termin. Są skłonni porzucić to, co aktualnie robią i zacząć realizować inne zadania, tylko dlatego, że ktoś do nich zadzwonił, ponaglił lub w jakikolwiek inny sposób wywarł presję. W takich sytuacjach rzadko pojawia się pytanie: Czy to jest naprawdę ważne i dla kogo. A szkoda, bo pozwala ono spojrzeć na sprawę obiektywnie i uświadomić sobie, czy przypadkiem nie realizujesz zadań, które owszem są pilne i ważne, ale nie dla Ciebie. Jeśli chcesz rozwiązywać cudze problemy lub realizować cudze marzenia, niech to będzie Twoja świadoma decyzja, podjęta w zgodzie z Tobą, a nie kosztem Ciebie.

Po trzecie, łatwo jest pomyśleć, że nic się nie stanie jak dziś tego nie zrobię.

I to jest w zasadzie prawda. Nic się nie stanie jeśli dziś nie poczytasz, nie poćwiczysz, nie porozmawiasz z przyjaciółką, czy partnerem, nie pobawisz się z dzieckiem.

Nie zrobi żadnej różnicy, czy to KONKRETNIE DZIŚ zaczniesz organizować wesele, które jest dopiero za rok, umówisz się na badania okresowe, czy zaplanujesz kolejne kroki w rozwoju swojego biznesu.

Tak samo jak jutro nie zobaczysz spektakularnych efektów swoich dzisiejszych działań, tak samo jutro nie odczujesz negatywnych konsekwencji swoich dzisiejszych zaniechań.

To daje złudzenie bezpieczeństwa i poczucie beztroski, żeby nie powiedzieć bezkarności ;)

Problem pojawia się wtedy, gdy odkładasz coś tak długo, aż w końcu staje się pilne, albo co gorsza, na działanie jest już za późno.

Powiedzenie „lepiej zapobiegać niż leczyć” ma też, jak widać, zastosowanie w obszarze efektywności osobistej.

Skupianie się na tym, co ważne, choćby nie było pilne, wymaga znajomości swoich wartości, ich hierarchii, jasnej wizji swojego życia, świadomości celu i silnego „dlaczego”, ale przede wszystkim wymaga PROAKTYWNOŚCI.

I to jest właśnie najtrudniejsze.

Nikt – prócz Ciebie samego – Cię z tych zadań nie rozliczy. Nikt nie będzie Ci o nich przypominał. I nikt nie będzie ich od Ciebie wymagał.

Jednocześnie jakość Twojego życia bezpośrednio zależy od tego, czy je zrobisz.

Zrób więc wszystko, aby jak najczęściej koncentrować się na tym, co ważne, nawet jeśli dziś nie jest i jeszcze długo nie będzie pilne.

Dobrego tygodnia!

Anita Kowalska