×
Jak efektywnie komunikować się z ludźmi o różnych typach osobowości?

Jak efektywnie komunikować się z ludźmi o różnych typach osobowości?

Efektywność osobista to nie tylko świetne zarządzanie samym sobą, skuteczność w realizowaniu celów oraz doskonała organizacja czasu i pracy, to również efektywna komunikacja z innymi ludźmi. Każdego dnia poświęcamy wiele czasu i energii, tak w domu jak i w pracy, aby porozumieć się z innymi ludźmi – informować ich, przekonywać, pytać, motywować do działania. Nie zawsze udaje nam się osiągnąć porozumienie, co rodzi frustrację i poczucie straconego czasu. Jedną z przyczyn nieefektywnej komunikacji jest niedopasowanie stylu komunikacyjnego do typu osobowości rozmówcy. Taylor Hartman autor książki „Kod kolorów – typy osobowości zaszyfrowane w kolorach” wyodrębnił 4 podstawowe typy osobowości  i oznaczył je kolorami – czerwony, żółty, niebieski i zielony. Z artykułu dowiesz się, czym charakteryzują się poszczególne typy osobowości, jak skutecznie się z nimi komunikować, a także sprawdzisz jaki typ ty reprezentujesz.

(więcej…)

Jak zorganizować pracę przed urlopem?

Jak zorganizować pracę przed urlopem?

Strategii na urlop jest wiele. Jednak z racji popularności przyjrzymy się tylko dwóm. Pierwsza strategia, w myśl zasady, cokolwiek robisz, rób to na 100%, polega na porzuceniu służbowego sprzętu pierwszego dnia urlopu, nie zaglądaniu do skrzynki mailowej (pod żadnym pozorem) i całkowite oddanie się relaksowi. Minusy są oczywiste, efekt świeżości i wypoczęcia mija pierwszego dnia po urlopie, w momencie, gdy musimy „odkopać się” z setek nieprzeczytanych maili. Drugi sposób jest równie ciekawy. Polega on na poświęcaniu określonego czasu każdego dnia, odpowiadaniu na najpilniejsze wiadomości, tak, aby po powrocie z urlopu nie doznać szoku mailowego. Są też tacy, którzy na maile nie odpisują, ale codziennie podglądają, co tam się w firmie dzieje. Jak sami mówią, chcą być na bieżąco, aby po powrocie z urlopu, płynnie wrócić do pracy.

Niestety obie strategie są nieefektywne. A to dlatego, że żadna z nich nie uwzględnia kluczowego aspektu każdego urlopu jakim jest odpowiednie przygotowanie. Co w takim razie należy zrobić przed urlopem, aby móc w pełni skoncentrować się na wypoczynku, a po wakacjach bezboleśnie wrócić do pracy?

Oto 7 sposobów, które pomogą ci zorganizować pracę przed urlopem:

1. Przygotuj zastępcę. 

Nikt nie jest niezastąpiony i nie powinien być. Jeśli w pracy nikt nie może cię zastąpić, oznacza to dwie rzeczy: po pierwsze – nie masz możliwości awansu, po drugie – twój urlop powoduje chaos w zespole i jest możliwy tylko wtedy, gdy wymusza go kodeks pracy. Jeśli jednak nie masz zastępstwa, poproś przełożonego o wyznaczenie chociażby tymczasowej osoby, której będziesz mógł powierzyć część swoich obowiązków w czasie urlopu. Umów spotkanie z tą osobą i dobrze się do niego przygotuj.

  • Spisz wszystkie potencjalne sytuacje, które mogą się pojawić w czasie twojej nieobecności, napisz jakie jest właściwe postępowanie w każdej z nich.
  • Wylistuj jakie rzeczy muszą zostać zrobione, i napisz w szczegółach jak je zrobić.
  • Przekaż materiały pomocnicze do aktualnych projektów oraz ich bieżący status.
  • Zostaw listę wszystkich kontaktów, które mogą się przydać osobie, która będzie cię zastępować.
  • Postaraj się przewidzieć możliwe problemy, które wymagałyby kontaktu z tobą i przygotuj rozwiązania.
  • Jeśli to konieczne zrób krótkie szkolenie z obsługi urządzeń, z których będzie musiał skorzystać zastępca w czasie twojej nieobecności.
2. Poinformuj o urlopie.

Poinformuj wszystkich stałych współpracowników, w szczególności twój zespół, o twojej nieobecności. Pierwszego maila wyślij przynajmniej na 10 dni przed urlopem, z zapytaniem, czy istnieją jakieś sprawy, które w najbliższym czasie będą wymagały twojego zaanagażowania. Jest to zwykle wystarczający czas, aby pozamykać bieżące etapy projektów i dać ludziom szansę, na przygotowanie się do twojej nieobecności. Jeśli o twoim urlopie dowiedzą się dopiero z autoodpowiedzi, po pierwsze zdąrzą ci już zapełnić skrzynkę, a po drugie będą sfrustrowani koniecznością długiego oczekiwania na twój powrót, a co za tym idzie odpowiedź na maila. Niejeden projekt utknął w miejscu z powodu czyjegoś „niespodziewanego” urlopu. Drugie powiadomienie wyślij na dzień lub dwa przed urlopem z informacją kto cię zastępuje, jakie są jego dane kontaktowe, oraz że nie będziesz miał dostępu ani do skrzynki służbowej, ani telefonu. Jeśli ludzie będą wiedzieli, że cie nie ma, nie będą do ciebie pisać maili wymagających działania. W konsekwencji po urlopie nie przytłoczy cię liczba niewykonanych, a często przeterminowanych zadań. Oszczędzisz też czas, na ustalaniu bieżącego statusu zadań wysłanych wiele dni wcześniej.

3. Zarządzaj mailami „do wiadomości”

Ustal ze swoimi współpracownikami jakie maile powinieneś dostawać do wiadomości. Niektórzy mogą być przekonani, że jesteś zainteresowany danym tematem, podczas, gdy ty nie możesz zrozumieć czemu dostajesz korespondencję w danej sprawie. Może to wynikać zarówno z dobrych chęci jak i z niewiedzy. Jeśli otrzymujesz maile dotyczące zadań lub projektów, w których nie bierzesz udziału, poproś osobę odpowiedzialną za ich wysyłkę, aby usunęła cię z listy mailingowej. Wbrew pozorom samo przeglądanie maili i odsiewanie tych wymagających działania jest bardzo pracochłonne, o czym pisałam w poście poświęconym metodzie GTD.

4. Deleguj zadania we właściwy sposób

Często widzę maile, które są tak niekompletne, że same w sobie generują potrzebę wysłania kolejnej wiadomości z prośbą o doprecyzowanie, wyjaśnienie lub dodatkowe informacje. Jakby ktoś kręcił serial codzienny. Pisz maile tak, aby druga strona nie miała potrzeby kontaktu.

  • Po pierwsze jasno zdefiniuj problem/zadanie jakie delegujesz,
  • Napisz jakiego działania oczekujesz od osoby, do której piszesz maila.
  • Postaraj się przewidzieć jakie mogą być następne kroki i jakie pytania mogą się w związku z tym pojawić. Zawrzyj w mailu odpowiedź na te pytania.
  • Przedstaw w mailu możliwe scenariusze dalszych działań.
  • Poinformuj ją, kiedy może samodzielnie podjąć decyzję, a kiedy niezbędny będzie ponowny kontakt.
  • Podaj kontakty, które mogą okazać się potrzebne w trakcie realizacji zadania.

Jednym słowem, postaraj się tak zdelegować zadanie, aby osoba wiedziała co ma zrobić nie tylko w pierwszym, ale i w kolejnych krokach. Dzięki temu znacząco ograniczysz liczbę maili dopytujących i zminimalizujesz ryzyko utkwienia zadania w martwym punkcie, a konkretnie na twoim urlopie.

Poniżej przykład wiadomości skonstruowanej z wykorzystaniem powyższych uwag:

Anno,

Proszę, abyś w czasie mojej nieobecności wysłała do działu X raport Y. 

Raport powinien być wysłany w każdy poniedziałek do godziny 12:00. Raport jest generowany automatycznie i możesz go pobrać ze strony – link. Pamiętaj, aby przed wysłaniem raportu dokonać w nim niżej wymienionych modyfikacji:

-zmienić tytuł

-dodać datę w stopce

-ustawić filtry wg …

Jeśli napotkasz problemy związane z wygenerowaniem raportu lub jego modyfikacją proszę skontaktuj się z X (telefon, e-mail). Możliwe, że pojawią się prośby o częstsze wysyłanie raportów w ostatnim tygodniu miesiąca. Jeśli tak się stanie podejmij samodzielnie decyzję w zależności o natężenia pracy.

Pozdrawiam

Anita

5. Nagraj wiadomość / stwórz autoodpowiedź

Jeśli nie korzystasz z automatycznej sekretarki, rozważ włączenie jej na czas urlopu. Nagraj wiadomość z informacją, że jesteś na urlopie, kiedy wrócisz i kto cię zastępuje. Nie zapomnij podać kontaktu do tej osoby. Podobną treść umieść w autoodpowiedzi w skrzynce mailowej.

6. Rozlicz dokumenty

Pamiętaj, aby przed urlopem rozliczyć wszystkie zaległe faktury. Płatności ważna rzecz. Twoi kontrahenci nie mogą czekać na swoje pieniądze, podczas, gdy ty korzystasz z uroków wakacji. To samo dotyczy innych dokumentów takich jak delegacje, raporty czasu pracy itp.

7. Daj niezbędne pełnomocnictwa

Jeśli tylko możesz sobie na to pozwolić, przekaż niezbędną decyzyjność na czas urlopu twojemu zastępcy, lub przesuń ją w górę (do twojego przełożonego). Chodzi o to, żeby nie wstrzymywać pracy, do czasu uzyskania twojego podpisu. Oczywiście mam na myśli decyzje o charakterze operacyjnym, a nie strategicznym.

Jestem przekonana, że wdrożenie powyższych rad nie tylko uwolni twój umysł od myślenia o pracy na wakacjach, ale również pozwoli ci cieszyć się efektem urlopu jeszcze długo po jego zakończeniu.

 

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 3

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 3

W dwóch poprzednich artykułach z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań, pokazałam ci od czego zacząć wdrożenie metody Getting Things Done autorstwa Davida Allena, jak zgromadzić, przeanalizować i uporządkować wszystkie swoje sprawy. Nadszedł czas, abyś poznał klucz do utrzymania tej metody w życiu. Bez tego kroku nie ma mowy, o skutecznym zarządzaniu zadaniami.

KROK 4 – Przegląd

Niezależnie od tego, czy twój system mieści się papierowym zeszycie, czy w najnowszej aplikacji do zarządzania zadaniami, nigdy nie odkryjesz w pełni potęgi tej metody, jeśli nie będziesz regularnie przeglądał i aktualizował swojego systemu. Zgromadzenie, przeanalizowanie i uporządkowanie spraw to jedno, ale aby utrzymać system w czystości konieczne są regularne przeglądy. Kalendarz należy przeglądać codziennie, podobnie jak listy najbliższych działań, ale już projekty, sprawy delegowane, czy odłożone na później, wystarczy przejrzeć raz w tygodniu. Przegląd wszystkich spraw, zwany przez Allena przeglądem tygodniowym polega na:

▪zaktualizowaniu statusów spraw

▪wykreśleniu spraw już załatwionych

▪dopisaniu nowych działań

▪zaktualizowaniu list

Tylko regularny przegląd zapewni ci zaufanie do własnego systemu. Jeśli twój umysł będzie miał pewność, że wszystko co zostanie zapisane w twoim osobistym systemie, nie zostanie pominięte, będzie mógł się zrelaksować i nie przypominać ci w kółko o wszystkim, co powinieneś zrobić, często w najmniej odpowiednich momentach. Wyobraź sobie jakie to będzie wspaniałe uczucie mieć czysty i zrelaksowany umysł, pełen wolnej przestrzeni, na nowe kreatywne pomysły.

KROK 5 – Wykonanie

Ostatni etap to oczywiście sukcesywne wykonywanie tego, co sobie zaplanowałeś. Według autora, wybierając zadanie do realizacji, powinieneś zwrócić uwagę na:

▪kontekst  – Co jest możliwe do zrobienia, przy uwzględnieniu fizycznych warunków, w których się znajdujesz?

▪czas do dyspozycji – Jaką ilością czasu dysponujesz, a ile czasu wymaga wykonanie danego zadania?

▪poziom energii – Ile masz energii? Czy jesteś gotów do kreatywnej pracy, czy też jedyną aktywnością jaką możesz podjąć jest coś niewymagającego zbytniej koncentracji?

Dzięki zastąpieniu dziennych list „do zrobienia”, listami następnych działań (do wykonania w najbliższym możliwym terminie) możesz zarządzać swoimi zadaniami elastycznie, dopasowując je do warunków jakie masz w danej chwili. Rodzi to jednak niebezpieczeństwo prokrestynacji i pomijania niektórych spraw, których najzwyczajniej w świecie nie lubimy. Mamy przecież możliwość wyboru, dlaczego nie wybrać najpierw tych, które najbardziej lubimy? To trochę tak jak z pudełkiem Merci, najpierw znikają czekoladki w ulubionych smakach, potem te, które są nie najgorsze, a te o smaku gorzkiej czekolady leżą długie tygodnie pokrywając się nalotem ;) Aby nie dopuścić do tego w naszym osobistym systemie zarządzania proponuję trzymać się zasady, że jeśli jakieś zadanie pozostało nietkniętę przez dwa przeglądy tygodniowe, sprawdź, czy nie za szeroko zdefiniowałeś następne działanie i natychmiast zrób pierwszy krok do jego realizacji. Nawet jeśli tym pierwszym krokiem będzie odszukanie maila, czy wykonanie telefonu. Często zwlekamy z zadaniami, za które nie wiemy jak się zabrać. A jak mówi stare powiedzenie, nawet najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku.

Podsumowanie
  1. Zacznij od zgromadzenia absolutnie wszystkich materialnych rzeczy i niematerialnych spraw, które zaprzątają twoją głowę.
  2. Przeanalizuj każdą z nich i podejmij decyzję, co z nią zrobisz wg załączonego schematu.
  3. Uporządkuj swoje sprawy w jednym zaufanym systemie.
  4. Rób regularne przeglądy.
  5. Opróżniaj listy następnych działań i projektów, jeśli widzisz, że coś zalega w twoim systemie, jeszcze raz zdefiniuj najbliższe działanie i wykonaj je od razu.

Podsumowując, GTD nie jest najprostszą metodą zarządzania zadaniami na świecie. Trudno jest znaleźć kilka przypadkowych osób, które rozumieją i stosują tę metodę w identyczny sposób. Pamiętaj jednak, że to system ma służyć tobie, a nie ty systemowi. Dlatego eksperymentuj, próbuj, zmieniaj! Potraktuj tę koncepcję jako dobry punkt wyjścia do wypracowania własnego sposobu na zarządzanie przepływem zadań.

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 2

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 2

W poprzednim poście opisałam podstawowe założenia metody Getting Things Done autorstwa Davida Allena. Wspólnie zrobiliśmy pierwszy krok, polegający na  zgromadzeniu wszystkich spraw  zalegających w głowach oraz poznałeś zasady analizy spraw przychodzących.  Teraz czas na kolejny krok. Jeśli jeszcze nie przeczytałeś wczorajszego artykułu kliknij tutaj.

KROK 3 – Porządkowanie

Kolejnym krokiem jest uporządkowanie wszystkich spraw, które zebraliśmy i przeanalizowaliśmy w jeden spójny system. W tym celu konieczny jest wybór odpowiedniego narzędzia, takiego jak np. organizer, program, czy aplikacja do zarządzania zadaniami, w którym będziesz przechowywać wszystkie niezbędne informacje. Tak naprawdę każde miejsce inne niż twoja głowa jest dobre. Ważne, aby było to miejsce, do którego będziesz często zaglądać, a co za tym idzie będziesz mieć pewność, że informacje tam zapisane nie zostaną zapomniane. W praktyce najważniejsze jest zaufanie do swojego systemu oraz przyjemność użytkowania, która zwiększa szanse na trwałą implementację tej metody.

11bJa korzystam z tradycyjnego organizera marki Filofax zawierającego kalendarz, oraz zakładki: działania, oczekujące, projekty, kiedyś/może oraz notatnik z czystymi kartkami. Wybrałam tę metodę ponieważ lubię pisać i rysować oraz zawsze mieć dostęp do mojego systemu.

Poniżej znajdziesz 5 wskazówek jak uporządkować swoje sprawy i nimi zarządzać:

Po pierwsze stwórz własną SKRZYNKĘ SPRAW PRZYCHODZĄCYCH, do której będą trafiać wszystkie twoje sprawy. Najprawdopodobniej będzie ich więcej niż jedna, uważaj jednak, aby nie było ich zbyt wiele. Zwykle wystarczają 4 skrzynki:

▪mailowa –służbowa

▪mailowa – prywatna

▪taca na dokumenty w biurze

▪taca na dokumenty w domu.

Po drugie zrezygnuj z list zadań dziennych i umieszczaj wszystkie NASTĘPNE DZIAŁANIA na jednej liście, lub kilku listach podzielonych wg kontekstu, jaki jest potrzebny do ich wykonania. Najpopularniejsze konteksty to:

▪biuro

▪dom

▪przy komputerze

▪na mieście

▪telefon itp.

Chodzi o to, abyś grupował zadania wg kontekstu i kiedy akurat jesteś na mieście, mógł wyjąć lub otworzyć gotową listę rzeczy, które możesz przy okazji załatwić. Albo czekając w kolejce do lekarza wyjąć komputer i wykonać jakieś zadania wymagające jedynie dostępu do komputera. Takie podejście do sprawy służy efektywnemu wykorzystaniu czasu i uwalnia nas od wciąż przesuwanych na następnych dzień list zadań do zrobienia.

Po trzecie, zdaniem Allena KALENDARZ jest święty, wszystko co do niego wpiszesz: albo wydarzy się w ustalonym terminie, albo nie wydarzy się wcale. Dlatego wpisuj do niego tylko 3 kategorie spraw:

▪działania, które musisz podjąć w konkretnym dniu, w konkretnych godzinach np. spotkania

▪działania, które musisz podjąć konkretnego dnia, ale o dowolnej porze np. telefon do przyjaciela

▪informacje, które musisz uzyskać danego dnia, lub które tego dnia będą użyteczne, np. informacja o rozpoczęciu przedsprzedaży biletów na koncert.

Po czwarte stwórz folder, listę lub teczkę na sprawy, które w tym momencie nie wymagają żadnych d
ziałań, ale chcesz je trzymać do wglądu, możesz je umieścić albo pod nazwą KIEDYŚ/MOŻE, albo w zbiorze spraw NA PÓŹNIEJ.

▪Sprawy kiedyś/może to swoisty „parking dla projektów”, powinno się tu znaleźć wszystko to, co możesz chcieć zrobić w bliżej nieokreślonej przyszłości jak np. lot balonem, kurs tańca, przeczytanie konkretnej książki lub obejrzenie filmu.

▪Z kolei pod określeniem „sprawy na później”, kryją się rzeczy, o których nie chcesz teraz pamiętać, ale chcesz sobie o nich przypomnieć w odpowiednim momencie. Może to być notatka w kalendarzu, lub mail wysłany z datą przyszłą, który konkretnego dnia przypomni Ci, że w ciągu miesiąca musisz rozliczyć podatek PIT. Allen przekonuje również do swojego systemu 43 teczek, 12 z nazwami miesięcy i 31 z dniami miesiąca,

codziennie wyjmujesz teczkę odpowiadającą aktualnej dacie i wyciągasz z niej wiadomość jaką sobie zostaiłeś wcześniej np. przypomnienie o podróży służbowej, agendę na zbliżające się spotkanie itp. Szczerze powiem, że jest to jedyny element systemu, który nie został ze mną na dłużej. W praktyce okazało się, że wolę takie przypomnienia notować w kalendarzu.

Po piąte stwórz własne ARCHIWUM, w którym będziesz trzymał dokumenty i materiały pomocnicze. Autor GTD namawia do umieszczania dokumentów i materiałów w zwykłych papierowych teczkach ułożonych alfabetycznie, z których 11akażda jest opisana wg schematu np. BLOG_pomysły, BLOG_posty, BLOG_materiały pomocnicze. Za narzędzie równie niezbędne jak zszywacz uznaje on metkownicę, dzięki której system zyskuje na estetyce i przejrzystości. Ten element systemu wdrożyłam jako ostatni i po czasie przyznaję, że ma on sens i bardzo skraca czas potrzebny na znalezienie potrzebnych dokumentów. Główny plusem jest powtarzalna logika ułożenia dokumentów w archiwum, co rodzi poczucie porządku i kontroli. Tę samą zasadę możemy zastosować w archiwach elektronicznych. Dzięki zapisywaniu nazw plików wg powyższej zasady, nasze archiwum przestanie przypominać rosyjskie matrioszki. Zamiast folderów w folderach zyskamy przejrzyste archiwum o płaskiej strukturze, dzięki czemu zaoszczędzimy czas potrzebny na odszukanie plików.

W ostatnim artykule z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań, zajmiemy się najbardziej newralgicznym punktem utrzymania systemu GTD, jakim jest przegląd tygodniowy czytaj dalej ->

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 1

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 1

Żyjemy w niezwykle dynamicznych czasach, wielu managerów ma do załatwienia codziennie tyle spraw, ile ich koledzy z lat 50. mieli przez miesiąc lub dwa. Dołóżmy do tego zobowiązania rodzinne, dbałość o zdrowie i kondycję fizyczną, chęć samorozwoju, pielęgnowania związku i rozwijania pasji, a od samego myślenia rozboli nas głowa. Z takiej sytuacji wyjścia są tylko dwa: albo zwariujemy (ewentualnie wypalimy się zawodowo, podupadniemy na zdrowiu) albo się zorganizujemy. Jeśli więc szukasz kompletnego i jednocześnie efektywnego systemu zarządzania strumieniem zadań, czytaj dalej.

(więcej…)