×
5 błędów, przez które nie osiągasz swoich celów

5 błędów, przez które nie osiągasz swoich celów

Zawsze zastanawiało mnie, dlaczego tak wielu ludzi nie realizuje swoich celów. Deklarują, że chcieliby coś zmienić w swoim życiu: znaleźć lepszą pracę, schudnąć, założyć własną firmę, ale nie udaje im się. Z jakiegoś powodu, ich cele pozostają jedynie mrzonkami. Zauważyłam, że istnieje przynajmniej 5 podstawowych błędów, przez które ludzie nie realizują swoich celów. Przekonaj się, czy popełniasz któryś z nich.

Czy żyjesz swoim celem, czy masz wiele celów?

Jeśli chcesz z sukcesem realizować swoje cele nie możesz traktować ich jak listu do Świętego Mikołaja. Zapisać, schować do szuflady i czekać na cud. Cel, który sobie obierasz to twój kompan na najbliższy miesiąc, rok, 5 lat, w zależności jak długiego czasu wymaga jego realizacja. Wizualizuj sobie swój cel, myśl o nim, uwzględniaj go planując dzień, ponieważ tylko cel, którym żyjesz na co dzień masz szansę zrealizować. Zrób mu miejsce w swoimi życiu – w domu, kalendarzu i umyśle. Spójrz realnie na swoje zasoby czasu i energii, swoje zobowiązania życiowe związane z pracą zawodową i życiem rodzinnym. Ile czasu jesteś w stanie poświęcić każdego dnia dla realizacji swoich celów? Zdarza się, że planujemy za dużo, tworząc np. listę 10 celów na każdy miesiąc. Kiedy nie realizujemy ich, rodzi się w nas poczucie porażki i kształtuje przekonanie, że jesteśmy nieefektywni. Tymczasem doba niezmiennie ma tylko 24 godziny i choćbyśmy bardzo się starali nie zrobimy wszystkiego. Kluczem do stawiania realnych celów jest rzetelna analiza zasobów potrzebnych do realizacji celu i zestawienie ich z własnymi możliwościami. Jeśli chcesz mieć szczęśliwe i udane małżeństwo, potrzebujesz spędzać jakościowy czas ze swoim partnerem, być z nim, a nie tylko przebywać w jego towarzystwie, musisz mieć czas na randki, niespodzianki, bycie dla tej osoby, gdy cię potrzebuje. Jeśli chcesz, by twoje dzieci wspominały swoje dzieciństwo jako czas beztroski i zabawy, potrzebujesz otoczyć je miłością, mieć czas na wspólną, kreatywną zabawę, eksperymentowanie, małe przygody. Jeśli marzysz o zdrowym, smukłym ciele, potrzebujesz czas na regularne treningi, przemyślane posiłki i relaks. Słowem, musisz się naprawdę zaangażować, a to kosztuje wiele czasu i jeszcze więcej energii. Z tego względu polecam skupić się na 1, maksymalnie 2 celach na raz i po osiągnięciu pierwszego, zabrać się za realizowanie kolejnych. Dzięki temu wzrośnie prawdopodobieństwo ich osiągnięcia, a co za tym idzie poczucie sprawczości, które buduje pewność siebie.

Jak dokładnie brzmi twój cel?

Czy jest jeszcze ktoś, kto nie wie, że cel powinien być S.M.A.R.T, a nawet S.M.A.R.T.E.R?

  • Konkretny (Specific) – inaczej jednoznaczny, bez pola na domysły i interpretację
  • Mierzalny (Measurable) – istnieją mierniki, które mogą określić stopień realizacji celu takie jak waga, kwota, liczba 
  • Ambitny(Ambitious) – ambitny, ale…
  • Realistyczny (Realistic) – …możliwy do osiągnięcia, jeśli zaczniesz działać
  • Określony w czasie (Time-bond) – ma określoną datę realizacji
  • Ekscytujący (Exciting) – cel jest dla ciebie bardzo pociągający
  • Zapisany (Recorded)jest nie tylko w twojej głowie, ale również na papierze

No dobrze, a ilu z nas faktycznie tak formułuje swoje cele? Różnica między wiedzieć a stosować, jest mniej więcej taka jak znać przepis na ciasto a je upiec. Zwróć uwagę, czy sformułowałeś swój cel w sposób pozytywny (np. „jem tylko zdrowe posiłki” zamiast „nie będę jeść słodyczy”). Spróbuj też zapisać go w trybie dokonanym. Mała rzecz, która czyni wielką różnicę. Zamiast „chcę”, „zrobię”, albo „skończyć”, „uzyskać” użyj formy dokonanej: „jestem”, „mam”, „zrobiłem”, „ukończyłem”, „kupiłem” itd. (Np. Jest 1 luty 2018 r., właśnie ukończyłem studia podyplomowe z zarządzania projektami na SGH). Nasz umysł nie znosi rozbieżności pomiędzy naszymi myślami, a stanem faktycznym, więc dąży do zniwelowania tej różnicy.  Zapisując cele tak, jakby już były rzeczywistością, zmobilizujesz swój umysł do zintensyfikowanej pracy. Niejako „zaprogramujesz” go, by wyłapywał z otoczenia pomysły, informacje i ludzi, którzy pomogą ci w zmaterializowaniu twoich myśli. To trochę tak jak z nowym samochodem. Gdy tylko zdecydujesz się na   konkretny model nagle wszyscy zaczynają nim jeździć ;). Przyjrzyj się zatem swoim celom i upewnij się, że zawierają wszystkie powyższe elementy. Jeśli o którymś zapomniałeś, przemodeluj swój cel i zaprzęgnij swoją podświadomość do pracy.

Czy wiesz, jakich zasobów wymaga twój cel?

Kiedy zaczynasz poważnie myśleć o jakimś celu, niezależnie od tego, czy jest to przeprowadzka, własny biznes, ślub, czy dziecko, musisz zadać sobie pytanie, jakich zasobów wymaga ten cel? Innymi słowy ile czasu, pieniędzy i energii pochłonie jego realizacja? Jakie umiejętności musisz posiadać, jakich ludzi zgromadzić wokół siebie? Czy masz teraz te wszystkie zasoby? A jeśli nie, jak możesz je zdobyć? Jednym z moich długofalowych celów jest prowadzenie szkoleń i stworzenie kursu on-line. Czy miałam wszystkie potrzebne zasoby, aby osiągnąć swój cel? Cóż z wykształcenia jestem prawnikiem, więc musiałam się odpowiednio przygotować do tej nowej roli. Przez 3 lata uczyłam się wystąpień publicznych w klubie Toastmasters i pracy z głosem, znalazłam mentora oraz spisywałam wszystkie dobre praktyki związane z efektywnością osobistą tak, aby w przyszłości powstał na ich podstawie skuteczny program szkoleń. Testowałam swoje sposoby na znajomych, obserwowałam ich wyniki, optymalizowałam i poprawiałam. Teraz przyszedł czas na naukę marketingu on-line od budowy strony internetowej po wysyłkę mailingu.  Aby osiągnąć swój cel codziennie czytam artykuły lub słucham podcastów związanych z tym tematem. Chłonę wiedzę, wdrażam ją w życie, obserwuję rezultaty i optymalizuję. I tak w kółko :) Chcę ci przez to powiedzieć, że nawet jeśli teraz nie masz zasobów, aby zacząć realizować swój cel, nie oznacza to, że masz siedzieć z założonymi rękami. Zacznij od zgromadzenia zasobów, które będą ci potrzebne w drodze na szczyt. Jeśli twoje marzenie, twój cel jest silny, nie poddawaj się i pamiętaj „nigdy nie rezygnuj z celu, tylko dlatego, że osiągnięcie go wymaga czasu – czas i tak upłynie.” (Earl Nightingale)

Czy jesteś gotów zapłacić cenę za swój cel?

Jeśli patrzysz na osobę, która dzisiaj odnosi sukces, czy to w sporcie, biznesie, czy w pracy zawodowej, to możesz przyjąć za pewnik, że stoi za tym przynajmniej kilka lat wytężonej pracy. Sukces to tylko szczyt góry lodowej. Gdybyśmy mogli zajrzeć pod taflę wody dostrzeglibyśmy, że gdy większość ludzi smacznie śpi, oni już trenują, a gdy znajomi wyjeżdżają na weekend za miasto, oni w tym czasie pokonują setki kilometrów, by uczestniczyć w szkoleniu. Gdy inni spędzają wieczory oglądając „Taniec z gwiazdami” oni uczą się języków, budują własny biznes, chodzą na spotkania networkingowe, czytają, biegają, rozwijają swoje pasje. Niestety patrząc na sam efekt nie jesteśmy w stanie tego wszystkiego dostrzec. To dlatego widząc jak triumfują, myślimy sobie jakie to oni mają szczęście, talent, bogatych rodziców i tysiące innych powodów, dzięki którym odnoszą sukcesy, a my jeszcze nie wystartowaliśmy. Każdy cel wymaga inwestycji w postaci czasu, pracy, energii i nierzadko pieniędzy. Jeden mniejszej, drugi większej, ale żaden nie jest za darmo. Czasem będziesz musiał zrezygnować ze snu, zagranicznych wakacji, nowszego samochodu, wolnych weekendów i wieczorów na kanapie. Dlatego najważniejsze pytanie jakie musisz sobie zadać brzmi, czy jesteś świadomy ceny, jaką przyjdzie ci zapłacić za osiągnięcie swojego celu? Jesteś pewien?

Jakie jest twoje „dlaczego”?

Skoro osiąganie celów to codzienna, konsekwentna praca wymagająca wyrzeczeń, dlaczego w ogóle ktoś miałby chcieć je realizować? No właśnie, dlaczego? Jakie jest twoje „dlaczego”? Z jakiego powodu chcesz osiągnąć swój cel? Co takiego zmieni się w twoim życiu, gdy już go osiągniesz? Jak będziesz się wtedy czuł? Twoje powody są tu kluczowe, ponieważ za każdym razem, kiedy będziesz chciał się poddać, zrezygnować, wybrać łatwe, przyjemne życie tu i teraz zamiast lepszego jutra, one pomogą ci znaleźć w sobie siłę, by wytrwać. Przypomną ci o nagrodzie jaka czeka na ciebie na szczycie. Nagrodzie wartej wszystkich trudów wspinaczki, zmęczenia i  wyrzeczeń. To twoja motywacja w najczystszej postaci, dlatego zapisując swój cel, zapisz też swoje „dlaczego”. Niech każdego dnia przypomina ci o tym, z jakiego powodu tego pragniesz. Zwróć uwagę z jakiego źródła wypływa owo pragnienie. Czy napewno jesteś nim ty? Czy może chcesz realizować czyjąś wizję ciebie? Twojej rodziny, społeczeństwa, mediów? Nie trać czasu próbując spełnić cudze marzenia, ponieważ ty będziesz tym, który zapłaci rachunek.

Czy osiąganie celów jest łatwe? Zdecydowanie nie. Ale cel, który każdego dnia rozbudza w nas motywację do działania, dodaje życiu sensu i nawet, gdy mamy pod górę, wiemy, że warto iść dalej. Dlatego już dziś sformułuj swój cel, znajdź swoje „dlaczego”, przeanalizuj zasoby i z pełnym przekonaniem płać cenę za swoje marzenia. Trzymaj w głowie wizję siebie zdobywającego swój cel. Nie narzekaj. Pamiętaj, że idziesz na szczyt.

Jeden nawyk efektywności osobistej, bez którego dalej nie pojedziesz

Jeden nawyk efektywności osobistej, bez którego dalej nie pojedziesz

Istnieje wiele wspierających nawyków, które mogą uczynić nas bardziej efektywnymi, ale tylko jeden, bez którego zbudowanie efektywności osobistej w ogóle nie jest możliwe.

Można go porównać do sytuacji, z którą pewnie niejeden z nas mógłby się utożsamić. Mamy piękny poniedziałkowy poranek, jak zwykle spieszymy się do pracy, w końcu udaje nam się wyjść na tzw. „styk”, a nawet „super-styk”. Wsiadamy do samochodu, wkładamy kluczyk do stacyjki i właśnie wtedy, dokładnie w tym momencie, przypominamy sobie, że mieliśmy zatankować. Pokusa dojazdu na oparach jest zwykle ogromna, podobnie jak ryzyko zatrzymania samochodu na środku ronda z powodu braku paliwa. Wierz mi, wiem co piszę :) Brutalna prawda, której w ten sposób nauczyło mnie życie brzmi: nie zatankujesz, nie pojedziesz. Umiejętność odpoczywania jest tym, czym paliwo dla samochodu, dlatego dzisiejszy artykuł będzie w całości poświęcony sztuce tankowania.

Nie zawsze potrafiłam docenić znaczenie regularnej regeneracji. Jeśli w pracy napędza nas pasja, bardzo łatwo się w niej zatracić. A ponieważ jestem zakochana w pracy z wzajemnością, to rezygnacja ze snu, odpoczynku, czy rozrywki przychodziła mi bardzo łatwo. Po czasie długiej, intensywnej, skumulowanej pracy, przychodził jednak równie długi okres opadnięcia z sił. Ta nierównowaga, w dłuższej perspektywie, obniżała moją efektywność, więc któregoś razu powiedziałam sobie „dość” i pojechałam na długie, samotne wakacje. To był ten moment, w którym doceniłam, co to znaczy odpocząć, odciąć się całkowicie od codziennych spraw, poznawać nowe kultury, smaki, ludzi. Zanurzyć się w doświadczaniu, byciu tu i teraz. Przez chwilę nie planować, nie organizować, po prostu być. Po powrocie z wyjazdu zaczęłam szukać namiastek takiego wypoczynku w codziennym życiu, chciałam go doświadczać częściej niż tylko raz w roku. Ponieważ tak jak nie można wyspać się na zapas, tak i nie można oczekiwać, że sił, zebranych w ciągu kilkunastu dni urlopu, wystarczy nam na cały rok.

CIAŁO

Odnowa to proces nieustannie zachodzący w otaczającym nas świecie. Nasz organizm, potrzebuje codziennej regeneracji, dlatego nie jesteśmy w stanie przeżyć bez snu więcej niż 10 dni, a już nawet po jednej zarwanej nocy, ciężko nam powrócić do równowagi. Nasza skóra ulega całkowitej regeneracji co 30 dni, a pełna wymiana komórkowa narządów ma miejsce co 7 lat. Spójrzmy na przyrodę, na zmieniające się pory roku, okres wzrostu i obumierania roślin, zapadanie w sen zimowy, przez niektóre zwierzęta, te wszystkie cykle odnowy działają w naturze jak w zegarku. Jak możemy uwzględnić odnowę fizyczną w swoim codziennym życiu? Poniżej kilka pomysłów:

regularny sen – Według naukowców optymalna długość snu to 7-8 godzin. Bardzo ważne są również odpowiednie warunki, dlatego warto zainwestować w wygodny materac, dający odpoczynek kręgosłupowi, zadbać o odpowiednią temperaturę w sypialni (18–21°C) oraz dopływ świeżego powietrza. Zdrowy sen to podstawa dobowego cyklu odnowy, który przekłada się na większą produktywność w ciagu dnia.

aktywność fizyczna – do wyboru: od spacerów po triathlon

masaże – szczególnie relaksacyjne

sauna – Moje ostatnie odkrycie to japońska sauna skalna Ganbanyoku. Japończycy są Mistrzami relaksacji ciała. Ta sauna w niczym nie przypomina tradycyjnej fińskiej sauny suchej lub parowej (choć te również uwielbiam), za to w połączeniu z relaksacyjną muzyką, zapachami i odpowiednim oświetleniem, pozwoli ci się poczuć jakbyś leżał na rozgrzanej skale, gdzieś w środku amazońskiej dżungli. Absolutnie rewelacyjne doświadczenie ciepła płynącego z rozgrzanego labradorytu i totalnego ukojenia dla wszystkich zmysłów. Ganbayoku w Polsce jeszcze nie jest popularne, choć zostało uznane za jednej z 5 najlepszych zabiegów SPA. Oczywiście inne sauny, również działają relaksująco, choć inaczej. Jeśli lubicie saunę sucha, to koniecznie wypróbujcie ją w towarzystwie kul śniegowych, mrożonych owoców i pokrzyw :)

floating – mój osobisty faworyt – Godzina sam na sam ze sobą w kapsule lub pokoju kąpielowym wypełnionym roztworem soli z Morza Martwego to równoważność 4 godzin, dobrego, jakościowego snu. Cudowne doświadczenie lewitacji oraz zjawiska czasu, którego umysł, odcięty od zewnętrznych bodźców, nie potrafi mierzyć. Po wyjściu czuję się zawsze jakbym wróciła z wakacji! Dlatego dla mnie floating to definicja efektywnego odpoczynku. Gdybym miała tylko godzinę, aby się totalnie zrelaksować poszłabym polewitować :)

przegląd zdrowia – tak, tak regularne wizyty u lekarzy, badania kontrolne to również forma dbania o kondycję ciała. Nie zapominajcie o tym. Tak samo jak robicie roczny przegląd swojego samochodu, tak samo róbcie przegląd sobie. Nie tylko zyskacie wiedzę o stanie swojego zdrowia, ale również wewnętrzny spokój, że wszystko jest pod kontrolą.

Zwykle dostrzegamy konieczność odnowy fizycznej, ale oprócz ciała mamy jeszcze przecież duszę, umysł i relacje społeczne – one również wymagają regularnej odnowy.

RELACJE

Nikt z nas nie jest samotną wyspą, nawet wtedy, gdy żyje w pojedynkę. Otaczają nas ludzie, rodzina, przyjaciele, koledzy z pracy, członkowie organizacji do których należymy, sąsiedzi. Relacje z ludźmi są jednym z najistotniejszych czynników warunkujących poczucie sensu i spełnienia w życiu, dlatego należy o nie regularnie dbać. Bardzo podoba mi się analogia używana przez Stephen’a R. Covey’a, który porównuje pielęgnowanie relacji do obsługi konta bankowego. Zawsze kiedy spędzamy jakościowy czas z drugą osobą lub pomagamy jej w czymś, dokonujemy wpłat na nasze wspólne „konto emocjonalne”. Kiedy natomiast to my jesteśmy w potrzebie – dokonujemy wypłat. Nie można jednak oczekiwać wypłaty, jeśli konto świeci pustkami. Dlatego regularnie pielęgnuj więzi z ludźmi. Nie bądź tym znajomym, który przypomina sobie o innych, tylko wtedy, gdy ich potrzebuje. Inwestuj w swoje znajomości, nie tylko z myślą o emocjonalnym koncie, ale przede wszystkim z myślą o swojej odnowie i o radości jaką daje przebywanie z ludźmi, którzy są dla ciebie wartościowi. Mówi się, że jesteśmy sumą pięciu osób, z którymi spędzamy najwięcej czasu. Zapraszaj do swojego życia ludzi, którzy cię wzmacniają, ubogacają, inspirują do bycia lepszym każdego dnia. Ty bądź tym samym dla nich. W każdym tygodniu zaplanuj przynajmniej jedną wpłatę na emocjonalne konto bankowe ludzi, którymi chcesz się otaczać. To może być spotkanie, przysługa lub zwykłe zainteresowanie – co u Ciebie słychać?

DUSZA

Być może są tacy, którzy nie wierzą, że mają duszę. Jednak z pewnością każdy z nas ma jakieś życie wewnętrzne. Jedni wyrażają jest przez medytację, inni przez modlitwę, jeszcze inni przez sztukę, muzykę, czy szeroko rozumiane piękno. Cokolwiek ci w duszy gra – dbaj o to. Wydawałoby się, że słuchanie koncertu, czytanie powieści, uczestniczenie w uroczystości religijnej, czy zwiedzanie miasta to czynności, które nie wnoszą zbyt wiele do naszego życia. Nie dostarczają nam przecież pieniędzy, ani przydatnej wiedzy, ani znajomości, a jednak sprawiają, że czujemy się inaczej, lekko. Rozpiera nas entuzjazm, a radość promieniuje ze środka. Fascynujące! To właśnie nazywamy życiem duchowym, to nieokreślone Coś, które się cieszy jak dziecko, kiedy robimy coś wyłącznie z potrzeby serca. Róbmy to zatem jak najczęściej.

UMYSŁ

Ostatni, ale nie mniej ważny element stanowi nasz umysł, który podobnie jak ciało, dusza i relacje z ludźmi potrzebuje pielęgnacji. Nawyk samodoskonalnia oparty na potrzebie pozyskiwania nowej wiedzy zapewni ci ciągły rozwój umysłowy, poszerzy horyzonty i rozbudzi potrzebę osiągnięć. Wiele osób twierdzi, że nie ma czasu czytać książek, ani pójść na studia podyplomowe. W dzisiejszych czasach to żadna wymówka. Wiedza jest dostępna za darmo, na wyciągnięcie ręki, wystarczy tylko chcieć. Poniżej kilka moich ulubionych sposobów na zapewnienie właściwej pożywki umysłowi w ciągu dnia:

• słuchanie audiobooków w czasie jazdy samochodem (oczywiście, jeśli cię to nie rozprasza)

• czytanie książek – choć ze względu na oszczędność czasu wolę słuchać, to jednak obcowanie z książką – jej zapach, gramatura papieru to doświadczenie, do którego lubię wracać, gdy mogę się skupić wyłączenie na przyjemności czytania.

• słuchanie podcastów, a nawet webinarów w czasie robienia zakupów, czy spaceru po parku.

• czytanie postów na blogach, które śledzę w czasie przerwy na lunch lub poranną kawę.

• mailowe kursy on-line, to bardzo wygodna forma nauki, dzięki której otrzymuję codziennie porcję wiedzy na moją skrzynkę mailową.

• czytanie artykułów mojego ukochanego Harvard Businness Review (część jest dostępna za darmo, polecam zwłaszcza serię o zarządzaniu czasem)

Powyższy katalog z pewnością nie wyczerpuje wszystkich możliwości dbania o rozwój umysłowy, a najważniejsze są chęci i systematyczność. Określ tematykę, która cię interesuje, ściągnij mp3 na swój telefon (byś mógł ich słuchać np. w czasie niespodziewanej luki czasowej), zasubskrybuj wartościowe blogi, korzystaj z kursów on-line. Otocz się wartościową wiedzą. Tylko tyle i aż tyle wystarczy, aby zapewnić własnemu umysłowi warunki do rozwoju.

Jeśli pragniesz zachować w życiu równowagę, potrzebujesz regularnej odnowy w każdym z czterech obszarów: ciała, umysłu, duszy i relacji z ludźmi, dlatego planując tydzień, upewnij się, że rozpocznie go (od)nowa.

Jak efektywnie komunikować się z ludźmi o różnych typach osobowości?

Jak efektywnie komunikować się z ludźmi o różnych typach osobowości?

Efektywność osobista to nie tylko świetne zarządzanie samym sobą, skuteczność w realizowaniu celów oraz doskonała organizacja czasu i pracy, to również efektywna komunikacja z innymi ludźmi. Każdego dnia poświęcamy wiele czasu i energii, tak w domu jak i w pracy, aby porozumieć się z innymi ludźmi – informować ich, przekonywać, pytać, motywować do działania. Nie zawsze udaje nam się osiągnąć porozumienie, co rodzi frustrację i poczucie straconego czasu. Jedną z przyczyn nieefektywnej komunikacji jest niedopasowanie stylu komunikacyjnego do typu osobowości rozmówcy. Taylor Hartman autor książki „Kod kolorów – typy osobowości zaszyfrowane w kolorach” wyodrębnił 4 podstawowe typy osobowości  i oznaczył je kolorami – czerwony, żółty, niebieski i zielony. Z artykułu dowiesz się, czym charakteryzują się poszczególne typy osobowości, jak skutecznie się z nimi komunikować, a także sprawdzisz jaki typ ty reprezentujesz.

(więcej…)

Jak zorganizować pracę przed urlopem?

Jak zorganizować pracę przed urlopem?

Strategii na urlop jest wiele. Jednak z racji popularności przyjrzymy się tylko dwóm. Pierwsza strategia, w myśl zasady, cokolwiek robisz, rób to na 100%, polega na porzuceniu służbowego sprzętu pierwszego dnia urlopu, nie zaglądaniu do skrzynki mailowej (pod żadnym pozorem) i całkowite oddanie się relaksowi. Minusy są oczywiste, efekt świeżości i wypoczęcia mija pierwszego dnia po urlopie, w momencie, gdy musimy „odkopać się” z setek nieprzeczytanych maili. Drugi sposób jest równie ciekawy. Polega on na poświęcaniu określonego czasu każdego dnia, odpowiadaniu na najpilniejsze wiadomości, tak, aby po powrocie z urlopu nie doznać szoku mailowego. Są też tacy, którzy na maile nie odpisują, ale codziennie podglądają, co tam się w firmie dzieje. Jak sami mówią, chcą być na bieżąco, aby po powrocie z urlopu, płynnie wrócić do pracy.

Niestety obie strategie są nieefektywne. A to dlatego, że żadna z nich nie uwzględnia kluczowego aspektu każdego urlopu jakim jest odpowiednie przygotowanie. Co w takim razie należy zrobić przed urlopem, aby móc w pełni skoncentrować się na wypoczynku, a po wakacjach bezboleśnie wrócić do pracy?

Oto 7 sposobów, które pomogą ci zorganizować pracę przed urlopem:

1. Przygotuj zastępcę. 

Nikt nie jest niezastąpiony i nie powinien być. Jeśli w pracy nikt nie może cię zastąpić, oznacza to dwie rzeczy: po pierwsze – nie masz możliwości awansu, po drugie – twój urlop powoduje chaos w zespole i jest możliwy tylko wtedy, gdy wymusza go kodeks pracy. Jeśli jednak nie masz zastępstwa, poproś przełożonego o wyznaczenie chociażby tymczasowej osoby, której będziesz mógł powierzyć część swoich obowiązków w czasie urlopu. Umów spotkanie z tą osobą i dobrze się do niego przygotuj.

  • Spisz wszystkie potencjalne sytuacje, które mogą się pojawić w czasie twojej nieobecności, napisz jakie jest właściwe postępowanie w każdej z nich.
  • Wylistuj jakie rzeczy muszą zostać zrobione, i napisz w szczegółach jak je zrobić.
  • Przekaż materiały pomocnicze do aktualnych projektów oraz ich bieżący status.
  • Zostaw listę wszystkich kontaktów, które mogą się przydać osobie, która będzie cię zastępować.
  • Postaraj się przewidzieć możliwe problemy, które wymagałyby kontaktu z tobą i przygotuj rozwiązania.
  • Jeśli to konieczne zrób krótkie szkolenie z obsługi urządzeń, z których będzie musiał skorzystać zastępca w czasie twojej nieobecności.
2. Poinformuj o urlopie.

Poinformuj wszystkich stałych współpracowników, w szczególności twój zespół, o twojej nieobecności. Pierwszego maila wyślij przynajmniej na 10 dni przed urlopem, z zapytaniem, czy istnieją jakieś sprawy, które w najbliższym czasie będą wymagały twojego zaanagażowania. Jest to zwykle wystarczający czas, aby pozamykać bieżące etapy projektów i dać ludziom szansę, na przygotowanie się do twojej nieobecności. Jeśli o twoim urlopie dowiedzą się dopiero z autoodpowiedzi, po pierwsze zdąrzą ci już zapełnić skrzynkę, a po drugie będą sfrustrowani koniecznością długiego oczekiwania na twój powrót, a co za tym idzie odpowiedź na maila. Niejeden projekt utknął w miejscu z powodu czyjegoś „niespodziewanego” urlopu. Drugie powiadomienie wyślij na dzień lub dwa przed urlopem z informacją kto cię zastępuje, jakie są jego dane kontaktowe, oraz że nie będziesz miał dostępu ani do skrzynki służbowej, ani telefonu. Jeśli ludzie będą wiedzieli, że cie nie ma, nie będą do ciebie pisać maili wymagających działania. W konsekwencji po urlopie nie przytłoczy cię liczba niewykonanych, a często przeterminowanych zadań. Oszczędzisz też czas, na ustalaniu bieżącego statusu zadań wysłanych wiele dni wcześniej.

3. Zarządzaj mailami „do wiadomości”

Ustal ze swoimi współpracownikami jakie maile powinieneś dostawać do wiadomości. Niektórzy mogą być przekonani, że jesteś zainteresowany danym tematem, podczas, gdy ty nie możesz zrozumieć czemu dostajesz korespondencję w danej sprawie. Może to wynikać zarówno z dobrych chęci jak i z niewiedzy. Jeśli otrzymujesz maile dotyczące zadań lub projektów, w których nie bierzesz udziału, poproś osobę odpowiedzialną za ich wysyłkę, aby usunęła cię z listy mailingowej. Wbrew pozorom samo przeglądanie maili i odsiewanie tych wymagających działania jest bardzo pracochłonne, o czym pisałam w poście poświęconym metodzie GTD.

4. Deleguj zadania we właściwy sposób

Często widzę maile, które są tak niekompletne, że same w sobie generują potrzebę wysłania kolejnej wiadomości z prośbą o doprecyzowanie, wyjaśnienie lub dodatkowe informacje. Jakby ktoś kręcił serial codzienny. Pisz maile tak, aby druga strona nie miała potrzeby kontaktu.

  • Po pierwsze jasno zdefiniuj problem/zadanie jakie delegujesz,
  • Napisz jakiego działania oczekujesz od osoby, do której piszesz maila.
  • Postaraj się przewidzieć jakie mogą być następne kroki i jakie pytania mogą się w związku z tym pojawić. Zawrzyj w mailu odpowiedź na te pytania.
  • Przedstaw w mailu możliwe scenariusze dalszych działań.
  • Poinformuj ją, kiedy może samodzielnie podjąć decyzję, a kiedy niezbędny będzie ponowny kontakt.
  • Podaj kontakty, które mogą okazać się potrzebne w trakcie realizacji zadania.

Jednym słowem, postaraj się tak zdelegować zadanie, aby osoba wiedziała co ma zrobić nie tylko w pierwszym, ale i w kolejnych krokach. Dzięki temu znacząco ograniczysz liczbę maili dopytujących i zminimalizujesz ryzyko utkwienia zadania w martwym punkcie, a konkretnie na twoim urlopie.

Poniżej przykład wiadomości skonstruowanej z wykorzystaniem powyższych uwag:

Anno,

Proszę, abyś w czasie mojej nieobecności wysłała do działu X raport Y. 

Raport powinien być wysłany w każdy poniedziałek do godziny 12:00. Raport jest generowany automatycznie i możesz go pobrać ze strony – link. Pamiętaj, aby przed wysłaniem raportu dokonać w nim niżej wymienionych modyfikacji:

-zmienić tytuł

-dodać datę w stopce

-ustawić filtry wg …

Jeśli napotkasz problemy związane z wygenerowaniem raportu lub jego modyfikacją proszę skontaktuj się z X (telefon, e-mail). Możliwe, że pojawią się prośby o częstsze wysyłanie raportów w ostatnim tygodniu miesiąca. Jeśli tak się stanie podejmij samodzielnie decyzję w zależności o natężenia pracy.

Pozdrawiam

Anita

5. Nagraj wiadomość / stwórz autoodpowiedź

Jeśli nie korzystasz z automatycznej sekretarki, rozważ włączenie jej na czas urlopu. Nagraj wiadomość z informacją, że jesteś na urlopie, kiedy wrócisz i kto cię zastępuje. Nie zapomnij podać kontaktu do tej osoby. Podobną treść umieść w autoodpowiedzi w skrzynce mailowej.

6. Rozlicz dokumenty

Pamiętaj, aby przed urlopem rozliczyć wszystkie zaległe faktury. Płatności ważna rzecz. Twoi kontrahenci nie mogą czekać na swoje pieniądze, podczas, gdy ty korzystasz z uroków wakacji. To samo dotyczy innych dokumentów takich jak delegacje, raporty czasu pracy itp.

7. Daj niezbędne pełnomocnictwa

Jeśli tylko możesz sobie na to pozwolić, przekaż niezbędną decyzyjność na czas urlopu twojemu zastępcy, lub przesuń ją w górę (do twojego przełożonego). Chodzi o to, żeby nie wstrzymywać pracy, do czasu uzyskania twojego podpisu. Oczywiście mam na myśli decyzje o charakterze operacyjnym, a nie strategicznym.

Jestem przekonana, że wdrożenie powyższych rad nie tylko uwolni twój umysł od myślenia o pracy na wakacjach, ale również pozwoli ci cieszyć się efektem urlopu jeszcze długo po jego zakończeniu.

 

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 3

GTD – czyli zarządzanie strumieniem zadań cz. 3

W dwóch poprzednich artykułach z serii poświęconej zarządzaniu przepływem zadań, pokazałam ci od czego zacząć wdrożenie metody Getting Things Done autorstwa Davida Allena, jak zgromadzić, przeanalizować i uporządkować wszystkie swoje sprawy. Nadszedł czas, abyś poznał klucz do utrzymania tej metody w życiu. Bez tego kroku nie ma mowy, o skutecznym zarządzaniu zadaniami.

KROK 4 – Przegląd

Niezależnie od tego, czy twój system mieści się papierowym zeszycie, czy w najnowszej aplikacji do zarządzania zadaniami, nigdy nie odkryjesz w pełni potęgi tej metody, jeśli nie będziesz regularnie przeglądał i aktualizował swojego systemu. Zgromadzenie, przeanalizowanie i uporządkowanie spraw to jedno, ale aby utrzymać system w czystości konieczne są regularne przeglądy. Kalendarz należy przeglądać codziennie, podobnie jak listy najbliższych działań, ale już projekty, sprawy delegowane, czy odłożone na później, wystarczy przejrzeć raz w tygodniu. Przegląd wszystkich spraw, zwany przez Allena przeglądem tygodniowym polega na:

▪zaktualizowaniu statusów spraw

▪wykreśleniu spraw już załatwionych

▪dopisaniu nowych działań

▪zaktualizowaniu list

Tylko regularny przegląd zapewni ci zaufanie do własnego systemu. Jeśli twój umysł będzie miał pewność, że wszystko co zostanie zapisane w twoim osobistym systemie, nie zostanie pominięte, będzie mógł się zrelaksować i nie przypominać ci w kółko o wszystkim, co powinieneś zrobić, często w najmniej odpowiednich momentach. Wyobraź sobie jakie to będzie wspaniałe uczucie mieć czysty i zrelaksowany umysł, pełen wolnej przestrzeni, na nowe kreatywne pomysły.

KROK 5 – Wykonanie

Ostatni etap to oczywiście sukcesywne wykonywanie tego, co sobie zaplanowałeś. Według autora, wybierając zadanie do realizacji, powinieneś zwrócić uwagę na:

▪kontekst  – Co jest możliwe do zrobienia, przy uwzględnieniu fizycznych warunków, w których się znajdujesz?

▪czas do dyspozycji – Jaką ilością czasu dysponujesz, a ile czasu wymaga wykonanie danego zadania?

▪poziom energii – Ile masz energii? Czy jesteś gotów do kreatywnej pracy, czy też jedyną aktywnością jaką możesz podjąć jest coś niewymagającego zbytniej koncentracji?

Dzięki zastąpieniu dziennych list „do zrobienia”, listami następnych działań (do wykonania w najbliższym możliwym terminie) możesz zarządzać swoimi zadaniami elastycznie, dopasowując je do warunków jakie masz w danej chwili. Rodzi to jednak niebezpieczeństwo prokrestynacji i pomijania niektórych spraw, których najzwyczajniej w świecie nie lubimy. Mamy przecież możliwość wyboru, dlaczego nie wybrać najpierw tych, które najbardziej lubimy? To trochę tak jak z pudełkiem Merci, najpierw znikają czekoladki w ulubionych smakach, potem te, które są nie najgorsze, a te o smaku gorzkiej czekolady leżą długie tygodnie pokrywając się nalotem ;) Aby nie dopuścić do tego w naszym osobistym systemie zarządzania proponuję trzymać się zasady, że jeśli jakieś zadanie pozostało nietkniętę przez dwa przeglądy tygodniowe, sprawdź, czy nie za szeroko zdefiniowałeś następne działanie i natychmiast zrób pierwszy krok do jego realizacji. Nawet jeśli tym pierwszym krokiem będzie odszukanie maila, czy wykonanie telefonu. Często zwlekamy z zadaniami, za które nie wiemy jak się zabrać. A jak mówi stare powiedzenie, nawet najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku.

Podsumowanie
  1. Zacznij od zgromadzenia absolutnie wszystkich materialnych rzeczy i niematerialnych spraw, które zaprzątają twoją głowę.
  2. Przeanalizuj każdą z nich i podejmij decyzję, co z nią zrobisz wg załączonego schematu.
  3. Uporządkuj swoje sprawy w jednym zaufanym systemie.
  4. Rób regularne przeglądy.
  5. Opróżniaj listy następnych działań i projektów, jeśli widzisz, że coś zalega w twoim systemie, jeszcze raz zdefiniuj najbliższe działanie i wykonaj je od razu.

Podsumowując, GTD nie jest najprostszą metodą zarządzania zadaniami na świecie. Trudno jest znaleźć kilka przypadkowych osób, które rozumieją i stosują tę metodę w identyczny sposób. Pamiętaj jednak, że to system ma służyć tobie, a nie ty systemowi. Dlatego eksperymentuj, próbuj, zmieniaj! Potraktuj tę koncepcję jako dobry punkt wyjścia do wypracowania własnego sposobu na zarządzanie przepływem zadań.