SP006: Jak wytrwać w realizacji celów?

utworzone przez Anita Kowalska | paź 15, 2019 | PODCAST

Podcast: Play in new window | Download

W odcinku usłyszysz:

Jak wytrwać w realizowaniu swoich celów?
W jaki sposób wybrać cel, aby napędzał nas do działania?
O ważnym znaczeniu pytania: Dlaczego?
Czy realizowany w danym momencie cel jest na pewno moim celem?
Dlaczego rezygnujemy z naszych celów?
O pięciu żelaznych zasadach wytrwania w dążeniu do osiągnięcia celu.
O planowaniu tygodniowym.
Czy problemy zawsze się pojawiają?
O odpoczynku i czasie na regenerację.
Jakie są metody wsparcie w realizacji celów?
Czy każdy cel ma swoją określoną cenę?

Linki:

Planer Tygodniowy do pobrania – https://anitakowalska.pl/planer/
Maciej Stępa Mentor – https://maciejstepa.pl/
Stephen Covey „7 nawyków skutecznego działania” – https://www.empik.com/7-nawykow-skutecznego-dzialania-covey-stephen-r,369187,ksiazka-p

Dołącz do grupy Strefa Produktywności:

bit.ly/Grupa_StrefaProduktywności

Transkrypcja nagrania:

Cześć! Witaj w Strefie Produktywności! W dzisiejszym, szóstym odcinku porozmawiamy sobie o tym, jak wytrwać w realizowaniu celów. Co robić i czego nie robić, aby doprowadzać swoje cele do samego końca. Podzielę się z Tobą pięcioma moimi żelaznymi zasadami, których trzymam się, kiedy ja sama walczę o jakiś cel. Jeżeli jesteś ciekaw, co to za zasady, to zapraszam do wysłuchania audycji.

Zanim przejdę do tych pięciu zasad, których trzymam się, aby wytrwać w swoich celach do końca, zastanówmy się przez chwilę jak dochodzi w ogóle do tego, że rezygnujemy, odpuszczamy? Stawiamy sobie jakiś cel, większość z nas pewnie robi to gdzieś pod koniec grudnia albo na początku stycznia, kiedy energia i kiedy takie otoczenie też sprzyja temu, aby wyznaczyć nowe cele, jak to się dzieje, że tak wielu z nas, no pod koniec roku nie może pochwalić się tym, że te cele stały się rzeczywistością. I zanim w ogóle przejdziemy do zasad, jak wytrwać, to chciałabym się na chwilę zastanowić nad tym, jak wybrać cel. Co zrobić, aby już sam cel prowadził Cię, drive’ował Cię, po prostu był czymś, co samo w sobie napędza Cię do działania. I czasem przecież zdarza się tak, że stawiamy sobie cele, a po pewnym czasie stwierdzamy, że nie, że to jednak nie jest to, że jednak decydujemy się po prostu nie realizować tego celu. Myślę, że ważne jest odrobić takie zadanie domowe, taką pracę nad tym celem. Kiedy przychodzi do nas jakaś myśl i zastanawiamy się, że dobrze by było osiągnąć to czy tamto, to warto się na chwilę zatrzymać i zastanowić, dlaczego w ogóle chcemy osiągnąć ten cel. Dlatego, że jeżeli mamy na coś przeznaczyć swój czas i swoją energię, czyli dwóch zasobów, których de facto w żaden sposób nie jesteśmy w stanie potem odzyskać, to warto byłoby być pewnym, że jest to coś, co jest warte tego czasu i energii. Ja wielokrotnie w swoim życiu realizowałam cele, które nie były moje i być może właśnie dlatego teraz jestem tak bardzo ostrożna i tak bardzo zależy mi, aby też moi kursanci odrabiali to zadanie zaraz na takim początkowym etapie, kiedy tylko przychodzi im coś do głowy. I jednym z lepszych ćwiczeń, które pozwala dojść do sedna tego, co kryje się za jakimś celem jest zadanie sobie pytania, „dlaczego?” Pięciokrotnie do każdej otrzymanej odpowiedzi. Czyli, jeżeli zadajemy sobie po raz pierwszy pytanie: Dlaczego chcę osiągnąć ten cel? I otrzymujemy jakąś odpowiedź, na przykład: Chcę zmienić pracę. Zadajemy sobie pytanie: Dlaczego chcę zmienić pracę? I tu mogą pojawić się różne odpowiedzi. Może się pojawić taka najbardziej oczywista dla nas wszystkich, czyli chcę po prostu więcej zarabiać albo może chcę się rozwijać albo może potrzebuje bardziej elastycznego trybu pracy, aby mieć więcej wolności w życiu. I w zależności od tego, jaką odpowiedź otrzymasz idziesz w tym kierunku i zadajesz sobie kolejne pytanie: No dobrze, a dlaczego chcę więcej zarabiać? Dlaczego potrzebuję więcej wolności? Dlaczego chcę się rozwijać. I tam powtarzasz ten proces minimum pięciokrotnie, ale tak naprawdę sednem tego ćwiczenia jest to, aby odkryć tę prawdziwą potrzebę. To, co faktycznie stoi za realizacją tego celu. Z przynajmniej kilku powodów. Pierwszym z nich jest taki, aby dojść do tego, czy faktycznie to jest twój cel czy nie i czy ta potrzeba, która faktycznie stoi za tym celem, to jest ta potrzeba, którą Ty chcesz realizować. Dlatego, że być może w trakcie wykonywania tego ćwiczenia okaże się, że Ty chcesz zrealizować inną potrzebę. I nawet realizacja tego celu, no nie doprowadzi Cię do tego punktu, w których chcesz się znaleźć. I wtedy warto przedefiniować swój cel albo wybrać inną drogę do niego tak, aby faktycznie zrealizować tę kluczową, podstawową potrzebę, która leży u podłoża tego celu. Drugi powód jest taki, że być może okaże się, że na końcu gdzieś padnie odpowiedź: Nie, w zasadzie nie wiem dlaczego tego chcę, w zasadzie to nie jest mój cel, chciałem zrealizować tylko jakieś cudze oczekiwania względem mnie albo czuję, że coś powinienem zrobić i dlatego stawiam sobie ten cel. Może paść taka odpowiedź. I wtedy po prostu rezygnujesz z tego celu i w to miejsce stawiasz taki, który faktycznie jest Twoim celem i doprowadzi Cię do tego miejsca, do którego Ty chcesz dojść, a nie do którego czujesz, że powinieneś dojść. No i kolejna jest taka, że być może w trakcie tego całego ćwiczenia okaże się, że istnieje jakaś inna droga dojścia do tego celu, jeszcze lepszy sposób albo szybszy doprowadzi Cię do tego punktu, w którym chcesz się znaleźć. Więc jest to ważne, żeby się na chwilę nad tym pochylić i zastanowić, aby mieć pewność co do samego celu. Bo jeżeli dobrze wybierzemy cel, jeżeli wycelujemy, faktycznie ten nasz cel nie będzie taki, jak latarka, która daje dużo rozproszonego światła, ale będzie faktycznie taką kropką laseru, którą widzimy na ścianie, jakby nie mamy wątpliwości, gdzie ją widzimy, to wtedy dobrze wycelowany cel daje nam coś takiego, że po prostu ten efekt będzie… zrobi różnicę. Po prostu posunie nas w życiu na przód. Dobrze jest też, żeby ten cel był jakąś składową czegoś większego. Czy to naszej misji, czy to jakiegoś większego planu na kolejne pięć czy dziesięć lat. Tak, abyśmy mieli poczucie, że to wszystko jest w takiej harmonii i że ten cel faktycznie będzie miał znaczenie dla naszego dalszego życia. Wtedy, no dużo łatwiej jest o taką wewnętrzną energię, wewnętrzną motywację do działania. Ponieważ na takiej fali, na takiej wysokiej energii, czy to jesteśmy po jakimś szkoleniu motywacyjnym, czy po jakimś spotkaniu, czy po jakiejś inspirującej rozmowie z kimś, to oczywiście ten poziom energii, na takim wysokim poziomie energii jesteśmy w stanie zdecydować, że coś realizujemy, ale potem, kiedy przychodzi do takiej szarej, codziennej pracy, do takiego codziennego rzemiosła, to tam jest potrzebne jednak taki wewnętrzny drive, taki wewnętrzny pęd do tego celu. Ponieważ ta energia, no ona dość szybko opada. I na takiej zewnętrznej motywacji trudno jest dojechać z tym celem do samego końca. Więc warto odrobić to zadanie. To na pewno zaprocentuje później i też łatwiej nam będzie utrzymać się na drodze do tego celu, jeżeli będziemy wiedzieli dokładnie, dlaczego tego chcemy, po co to robimy? To jest na pewno coś, co już na wstępie da nam większą szansę, że to zrealizujemy. 

No a teraz przejdźmy do kolejnego punktu, czyli do tych pięciu zasad, których ja się trzymam.

Pierwsze to jest: CEL JEST DLA MNIE ZAWSZE PUNKTEM WYJŚCIA DO PLANOWANIA TYGODNIA. Tak, jak już pewnie wiesz, ja jestem ogromną fanką planowania tygodniowego i każdy tydzień zaczynam od zaplanowania go. Siadam, robię sobie dobrą kawę, przepisuję cel, nad którym obecnie pracuję i jest to tak długo ten sam cel aż go osiągnę. Wtedy dopiero wpisuję sobie inny. Tak że staram się mieć na swoim takim radarze tylko jeden cel, nad którym obecnie pracuję. Te cele są oczywiście odpowiednio duże, tak aby… Ta realizacja tego celu zwykle zajmuje mi kilka miesięcy, nawet czasem do roku. Więc oczywiście kolejnym krokiem jest zaplanowanie kamieni milowych, które złożą się na ten cel, a potem kolejnych zadań. I dlatego ja korzystam oczywiście z planera tygodniowego, który sama zaprojektowałam. Jeżeli również chcesz go wypróbować to zapraszam Cię, wejdź na stronę www.anitakowalska.pl/planer i pobierz sobie to narzędzie, wypróbuj. Być może również u ciebie się sprawdzi. Dla mnie jest to coś w rodzaju kompasu. Co nie pozwala mi zboczyć z tej obranej ścieżki. Dlatego, że w każdym tygodniu przechodzę przez ten sam proces, który teraz oczywiście jest już u mnie nawykiem. Przepisuję swój cel, zastanawiam się, jakie kolejne kroki muszę podjąć, aby ten cel stał się w końcu rzeczywistością. A potem przekładam te kolejne kamienie milowe na poszczególne zadania, które jestem w stanie wykonać w tym tygodniu. Dlatego, że jeżeli spojrzymy na realizację celu, jakim jest na przykład wydanie książki czy chociażby stworzenie takiego podcastu, czy stworzenie kursu online. Mówię tutaj oczywiście o celach, z którymi ja się mierzyłam lub mierzę. To kiedy patrzymy na ten cel zanim zaczniemy go realizować, to on się wydaje taki olbrzymi. Składa się na niego mnóstwo zadań. I można się na samym początku zniechęcić już. Dlatego że zastanawiamy się, jak długo to będzie wszystko trwało, ile ja muszę zaangażować w to środków i czasu, i energii. I to wszystko wydaje mi się takie bardzo trudne. Ale jeżeli podejdziemy do tego na spokojnie, wiemy, że chcemy to realizować – to jest ważne – więc teraz zastanówmy się jak. I zaczynamy rozbijać to najpierw na kamienie milowe, apotem na poszczególne zadania i w ciągu jednego tygodnia mamy do zrobienia na przykład jedno, dwa czy trzy zadania, które w sumie złożą się na jakiś kamień milowy, a ten kamień milowy składa się na ten konkretny cel, to nagle zaczyna to być bardziej rzeczywiste, bardziej realne. Mniej się tego obawiamy, dlatego że, no nagrać pierwszych dziewięć odcinków podcastu albo napisać książkę, albo nagrać kurs online brzmi trudno, ale jeżeli na ten tydzień wyznaczę sobie tylko nagrać jeden odcinek albo nagrać czołówkę, albo zaprojektować okładkę, to to nie brzmi już tak bardzo strasznie. A też daje satysfakcję, ponieważ już po tym tygodniu jestem jednak o ten krok, dwa lub trzy bliżej swojego celu. I planowanie tygodniowe też daje coś takiego, że łatwo jest nam mierzyć progres. Bardzo łatwo jest się rozliczyć z tych kamieni milowych, dlatego że, no w miesiącu mamy cztery możliwości, takie punkty kontrolne, kiedy jesteśmy w stanie zobaczyć sobie i zmierzyć ten progres. I widzimy, że po miesiącu zrobiliśmy już tych zadań kilkanaście, jesteśmy o wiele dalej niż byliśmy miesiąc przed. A to oczywiście napędza. To, kiedy widzimy realne wyniki. Czasem jeszcze nie w postaci efektów związanych z końcową realizacją celu, ale z taką własną efektywnością, z tym, że zaplanowaliśmy, zrobiliśmy. Z takim poczuciem sprawczości, produktywności. To też dodaje energii do dalszego działania. No a poza tym też pozwala dochodzić po prostu do tych celów. Dlatego, że no nie ma innej według mnie możliwości, jak taka systematyczna praca – realizowanie tego celu poprzez poszczególne zadania. I planowanie tygodniowe świetnie się tutaj sprawdza, dlatego polecam Ci, abyś sobie również sprawdził tę metodę. Oczywiście planowanie tygodniowe jest szerszym pojęciem i tam się mieści dużo więcej rzeczy, które należy zaplanować, a potem zrealizować. Ale jednak punktem wyjścia w moim rozumieniu do dobrego tygodnia jest właśnie mój cel.

Drugi punkt to, JEŻELI COŚ NIE DZIAŁA TO ZMIENIAM SPOSÓB, ALE NIE REZYGNUJĘ. Bardzo często jest tak, że kiedy zaczynam realizować jakiś cel, mam w głowie jakiś plan, jakąś ścieżkę dojścia do niego i życie czasem weryfikuje, czy to jest dobry pomysł czy nie. Często okazuje się, że wcale nie. I to jest też taki punkt, w którym wielu ludzi rezygnuje, dlatego że myśli, że albo cel jest nieosiągalny, albo oni się do czegoś nie nadają, albo to nie jest właściwy moment, aby coś zrobić, a tak naprawdę po prostu narzędzie, sposób nie jest dobrze dobrany do tego celu. I myślę, że to jest dosyć ważne, aby nastawić się na to, że na samym początku, już kiedy idziemy po jakiś cel, że tak będzie. Że będą trudniejsze momenty, że będzie się okazywało, że coś nie działa, że nie idziemy tak szybko, jak byśmy chcieli, że efekty nie pojawiają się tak szybko, jak byśmy chcieli. I że to jest normalne, że to jest etap, przez który trzeba przejść. Ja przez długi czas robiłam sama grafiki, czasem jeszcze sama je robię i to bardzo dobrze widać na procesie twórczym, jeżeli zaczynasz pracować nad jakimś projektem, zwłaszcza, jeśli jest to projekt graficzny, to czasem pierwotny pomysł na jakiś projekt kompletnie różni się od tego finalnego. Ale każdy z tych projektów, który został odrzucony albo który nie przeszedł, który ostatecznie został zmieniony był potrzebny, aby wypracować ten końcowy, który jest super i który spełnia po prostu wszystkie wymagania. I tak właśnie jest z celem, że czasami po prostu zbieramy pewne lekcje, zbieramy informację zwrotną, co nie działa i na bazie tego możemy stworzyć coś lepszego. Więc warto się po prostu nastawić psychicznie na to, że to nie jest nic złego, że to jest tylko wskazówka, aby zmienić sposób, spróbować innego, inną stroną, spróbować jeszcze raz trochę inaczej, a nie rezygnować. Bo bardzo często wiem, że tutaj ludzie po prostu się poddają, a zupełnie niesłusznie, dlatego że to jest naturalny proces zdobywania celów.

Trzeci punkt to jest ODPOCZYWAM, A NIE ODPUSZCZAM. Czasem zdarza się tak, że jestem przemęczona, jestem zmęczona, zaczynam wątpić w siebie, zaczynam wątpić w sens tego, co robię, w ten cel, który realizuję. To mnie również spotyka. I to nie jest tak, że jakoś jestem tutaj wyjątkiem pod tym względem. Takie momenty zwątpienia i takie dołki również są w sensie moim udziałem. No i co ja wtedy robię? Nauczyłam się już, że to jest moment, w którym ja po prostu potrzebuję odpocząć. I nie podejmuję wtedy żadnych decyzji, nie stwierdzam, że nagle już rzucam po prostu coś, nie będę czegoś realizować, to jest bez sensu i po prostu zmieniam totalnie kierunek, tylko robię sobie wtedy przerwę. Przestaję w ogóle się zajmować tym tematem, zostawiam go tak, jak jest, zajmuję się sobą. Staram się jakoś zrelaksować, czasem wyjechać, czasem po prostu po spotykać z przyjaciółmi, zmienić w ogóle temat, zmienić otoczenie. Po to, aby nabrać perspektywy, nabrać trochę takiego chłodniejszego spojrzenia albo obniżyć emocje, albo po prostu, no odpocząć, najzwyczajniej w świecie psychicznie odpocząć od tego, czym się zajmowałam. I zazwyczaj w 99% moich przypadków, nie wiem czy oczywiście to działa w 100%, ale w 99% moich przypadków to działa. I po takim okresie odpoczynku wracam z nową energią, z nowymi pomysłami, z taką nową wiarą, że się uda. I wtedy widzę po prostu, że problem tkwi nie w projekcie czy nie we mnie, tylko po prostu w tym, że potrzebowałam odpoczynku, potrzebowałam troszeczkę sobie od tego odpocząć. I wtedy faktycznie ta energia się regeneruje i wracam, i mam ochotę dalej to prowadzić. Więc polecam po prostu, aby jeżeli chcesz zrezygnować to podjąć decyzję, że „Nie, rezygnuję”, ale: Okej, na chwilę odpoczywam od tego projektu, od tego celu i za tydzień czy dwa wracam do tego i zobaczymy co dalej. Czy faktycznie nadal będę chciał czy chciała zrezygnować, czy jednak zrobię coś inaczej i jeszcze dam szansę temu celowi.

Czwarty punkt to WSPARCIE. I tutaj oczywiście różne osoby lubią różnego rodzaju wsparcie. Są osoby, które bardzo cenią sobie wsparcie grupowe, proces grupowy. Są osoby takie, jak ja, które bardziej korzystają ze wsparcia mentora i osoby, która zna temat, która mierzy się z podobnymi problemami i jest w stanie doradzić, wysłuchać czy po prostu wymienić jakimiś wspólnymi doświadczeniami. Ja przez wiele lat korzystałam ze wsparcia mentora. W tym aspekcie moim mentorem przez wiele lat był Maciej Stępa, prezes firmy Profit Plus. I bardzo sobie ceniłam tą współpracę. Właśnie dlatego, że on już przeszedł tą drogę, on wiedział dokładnie, z czym ja się będę mierzyć i miał zawsze dla mnie jakąś gotową odpowiedź, gotową receptę czy gotowe ćwiczenie, które mogłabym zrobić, aby po prostu przejść w tym procesie dalej. I to jest niesamowicie ważne. I tutaj to, jakiego rodzaju wsparcie wybierzesz oczywiście zależy od Ciebie. Ale warto się zastanowić, jakie wsparcia potrzebujesz, w jaki sposób lubisz pracować i sobie jednak coś takiego zapewnić. Bardzo fajnie też w moim przypadku działa taki partner produktywności, czyli osoba, która jest mniej więcej na tym samym poziomie czy etapie rozwijania biznesu co ja i wymieniamy się co jakiś czas swoimi postępami, co zrobiliśmy, czego nie zrobiliśmy, jakie mamy plany na następny tydzień. To jest osoba, która zawsze pyta: „A jak ci idzie z tym celem?” Więc to też jest dla mnie zawsze mobilizujące, okej. Spotykamy się za tydzień czy za dwa, czy będę miała co powiedzieć, czym się pochwalić, czy też będę musiała przyznać się, że po prostu, no wszystko stoi w miejscu. Więc to też jest fajne takie… Fajny rodzaj wsparcia, taki bardziej mobilizujący do systematycznej pracy. Więc te trzy bym polecała. Albo wsparcie grupy, czyli dołącz po prostu do jakieś grupy, które realizuje ten sam cel albo podobne cele, gdzie możesz zadać swoje pytania, wątpliwości czy w gorszym momencie poprosić o wsparcie. Mentor, jeżeli lubisz właśnie taką pracę jeden na jeden, kogoś, kto przez ten czas, kiedy macie konsultacje skupi się wyłącznie na Tobie, na Twoim celu i pomoże ci z perspektywy mentora, czyli z perspektywy osoby, która była już tam, gdzie Ty zmierzasz i jest w stanie Ci powiedzieć, jak iść tą drogą, którą wybrać, na co uważać i tak dalej. No a partner produktywności, jeżeli czujesz, że potrzebujesz jednak takiego sparingu, takiej mobilizacji, troszeczkę może rywalizacji, ale jak najbardziej pozytywnej, to wtedy polecam Ci partnera produktywności.

I piąty, ostatni punkt, to jest SIEĆ CELÓW. To znaczy, że zawsze wybieram takie cele, które są częścią jakiejś długoterminowej strategii. To znaczy, że jeden cel jakby napędza drugi. Na przykład to, że zdecydowałam się nagrywać podcast i że właśnie wybrałam to medium, to też był element jakiejś większej strategii. I to, że go nagrywam regularnie jest mi potrzebne do tego, aby realizować kolejne cele. I wtedy dużo łatwiej jest mi się mobilizować po drodze do tego, aby wytrwać, dlatego że wiem, że no muszę zrealizować ten cel, aby kolejne miały sens. Dlatego, że… Ja oczywiście lubię planować długoterminowo, lubię planować bardzo tak strategicznie i dlatego te moje cele są w takiej sieci – jeden napędza drugi. Jeżeli ja bym teraz przestała robić na przykład podcast czy pisać bloga, czy nie nagrywałabym kolejnego kursu czy nie pisała książki, to znowu by to opóźniło rozpoczęcie kolejnych celów. Więc każdy z tych celów ma swoje miejsce w tej układance. I myślę, że jeżeli patrzysz z takiej perspektywy nie tylko na ten cel, jako taką samotną wyspę, którą jak zrealizujesz to okej, jak nie zrealizujesz to trudno, tylko, jeżeli umieścisz go jednak w takiej sieci celów, w takim planie strategicznym na kolejne pięć czy dziesięć lat, to będzie Ci dużo łatwiej w nim wytrwać, dlatego że będziesz czuł, że to jest potrzebne, że jest w tym sens, że jest to element czegoś większego i że realizacja tego celu po pierwsze jest Ci potrzebna, a po drugie ona zrobi faktycznie różnicę. Stephen Covey też często powtarzał zresztą jedną z jego siedmiu Zasad skutecznego działania było rozpoczynanie z wizją końca. I ta wizja końca, ona też potrafi dać dużego kopa do działania, kiedy wyobrażasz sobie po prostu, jak będzie wspaniale, kiedy dowiedziesz nie tylko ten cel, ale jeszcze te wszystkie inne, które się z nim wiążą. Wtedy po prostu masz większe poczucie sensu tego, co robisz i to jest kolejny jakiś element , który gdzieś trzyma cię w tym celu. Dobrze by było, żeby tych kotwic było dużo. Że z jednej strony jest to cel, który jest umieszczony w jakiejś sieci, z drugiej strony masz osobę, z którą pracujesz nad tym celem, z trzeciej strony wiesz, że musisz to osiągnąć, żeby po prostu zrealizować swoje długoterminowe cele. Jeżeli tak osadzisz ten swój cel na wielu takich płaszczyznach to też mi przynajmniej to pomaga po prostu, aby w tym wytrwać. Bo mam takie poczucie harmonii i takiego jakiegoś długoterminowego celu i takiego poczucie takiej harmonii, że to wszystko się pięknie ze sobą wiąże i pisze jakąś wspaniałą historię. Więc ja tak patrzę na realizowanie celów. To jest pięć zasad, którymi ja się kieruję kiedy zdobywam swoje cele i to w różnych momentach: kiedy idzie mi świetnie i kiedy wręcz przeciwnie, zastanawiam się, czy przypadkiem nie zrezygnować. I to pozwala mi po prostu wytrwać na tej drodze. Bo to, że będzie trudno, to, że będą przeszkody, to, że będą słabsze momenty to możesz wziąć za pewnik. Jeżeli kiedykolwiek realizowałeś jakiś cel to wiesz to już z autopsji, że tak po prostu jest. I myślę, że na to po prostu trzeba się nastawić na samym początku. Każdy cel kosztuje. Jeden mniej, drugi więcej, ale żaden nie jest za darmo. Dlatego na początku, jeżeli zdasz sobie sprawę z tej ceny i przyjmiesz ją, będziesz w stanie ją zaakceptować i podjąć decyzję, że ją zapłacić, to dużo łatwiej będzie Ci przejść przez te trudniejsze momenty. No a oczywiście te łatwiejsze , te górki tylko będą Cię napędzać do dalszej pracy. To wszystko, co przygotowałam dla Ciebie w tym odcinku podcastu. Daj mi proszę znać, czy znasz te sposoby, czy być może któryś z nich będziesz chciał lub chciała wypróbować. Jeżeli podobało Ci się, to proszę zostaw ocenę tego podcastu w iTunes. Pomoże mi to oczywiście docierać do moich nowych odbiorców. I serdecznie zapraszam Cię również do pobrania planera tygodniowego, który znajdziesz na mojej stronie, a link znajdziesz oczywiście w notatkach do tego odcinku podcastu. Pozdrawiam. Cześć.

SP005: Jak opanować chaos w zadaniach? Czyli potęga „krótkiej listy”.

utworzone przez Anita Kowalska | paź 1, 2019 | PODCAST

Podcast: Play in new window | Download

W odcinku usłyszysz:

• Jak opanować chaos w zadaniach?
• W jaki sposób zebrać zadania w jedną całość, w jednym miejscu i efektywnie nimi zarządzać?
• O tym, że należy się „odgruzować”!
• Czy należy rozdzielić sferę zawodową od prywatnej, żeby precyzyjniej skupić się na wyznaczonym zadaniu?
• O 3 krokach, które należy podjąć, aby wydajniej pracować.
• Czym jest selekcja?
• Czy tylko deadline ma znaczenie?
• O „długiej” i „krótkiej” liście zadań.

Linki:

Kurs Czas na Plan – http://czasnaplan.pl
Metoda GTD https://pl.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Dołącz do grupy – Strefa Produktywności:

http://bit.ly/Grupa_StrefaProduktywności

Transkrypcja nagrania

Witaj w piątym odcinku podcastu „Strefa produktywności”. Dzisiaj o tym, jak opanować chaos w zadaniach.

Któregoś dnia jedna z moich kursantek napisała do mnie tak:

„Anita, chciałam ci powiedzieć, że Twoje dwa słowa zmieniły moje życie w pracy i w domu. Jakie to słowa? Krótka lista.”

Jeśli chcesz wiedzieć, jak krótka lista może zmienić Twoje podejście do sposobu, w jaki zarządzasz swoimi zadaniami, to koniecznie wysłuchaj tego odcinka podcastu. Zapraszam.

Dzisiaj porozmawiamy sobie o tym, jak opanować chaos w zadaniach. Myślę, że jest to problem wielu osób, ponieważ kiedyś zadania napływały do nas głównie poprzez skrzynkę mailową, ewentualnie ktoś przychodził do nas osobiście i zlecał nam jakieś zadanie. Tymczasem dzisiaj te zadania spływają dosłownie zewsząd. Nie tylko z naszego maila, ale również z wszelkiej maści komunikatorów, programów do zarządzania zadaniami, no i pewnie masy jeszcze innych źródeł, nie tylko w życiu zawodowym, ale również w prywatnym. I to, co męczy dzisiaj wiele osób to to, jak zebrać te wszystkie zadania w jedną całość, najlepiej w jednym miejscu i jak nimi zarządzać, aby doprowadzać te sprawy do końca. Ponieważ czasami mamy takie wrażenie, że te sprawy ciągle napływają, a my nie nadążamy ich realizować. I oczywiście te sprawy, które do nas przychodzą, one są w różnym stopniu pilne w różnym stopniu ważne. Natomiast to nie będzie dzisiaj przedmiotem tego podcastu, jak wybierać pomiędzy zadaniami pilnymi i ważnymi. Ale przede wszystkim chciałabym Ci powiedzieć, jak zarządzić tym strumieniem zadać, aby faktycznie ten chaos opanować. I takim pierwszym krokiem, aby w ogóle móc pomyśleć o tym, aby wprowadzić porządek do swoich zadań jest przede wszystkim odgruzowanie się. Co mam na myśli? Mam na myśli przede wszystkim przejrzenie tych wszystkich źródeł, z których wpływają do Ciebie zadania. Jeżeli masz taką możliwość ograniczyć je, to byłoby idealnie, aby tych źródeł było… najlepiej jak by było jedno, ale to czasem jest niemożliwe, no to maksymalnie dwa, góra trzy źródła, z których te zadania mogą do Ciebie przychodzić. A następnie umieszczać je w jakimś godnym zaufania systemie. I pierwszy krok to jest odgruzowanie się. Zebranie absolutnie wszystkich zadań, które masz w swoim życiu. Jeżeli zostaniemy dzisiaj przy aspekcie zawodowym, to wszystkie zadania, które masz w swojej pracy, zbierz je poi prostu w jedno miejsce. Tak, jak leci, nie zastanawiając się na tym etapie, czy są to zadania ważne, czy pilne, czy powinieneś je zrobić teraz, czy jutro, czy pojutrze, czy mają datę wykonania, czy nie mają takiej daty. Po prostu najpierw je zbierz. A najczęściej wyrzuć i po prostu z głowy. Wiele osób trzyma swoje zadania nie tylko w skrzynkach mailowych, nie tylko w kalendarzach, czy w jakichś papierowych planerach, ale przede wszystkim trzyma je w swojej głowie. I to też jest powód, dla którego wiele osób czuje się przemęczonych, przygniecionych i ma takie poczucie, że no nie ogarnia tych wszystkich swoich spraw mówiąc już zupełnie kolokwialnie. Dlatego przede wszystkim wyrzuć to wszystko z głowy, przelej to najlepiej na papier, nie musisz na tym etapie szukać jeszcze jakichkolwiek programów do zarządzania zadaniami czy planerów, po prostu weź zwykłą kartkę papieru, a pewnie więcej tych kartek, może nawet i całą ryzę. Oczywiście żartuję – weź tyle, ile potrzebujesz. Po prostu wyrzuć absolutnie wszystko tak, abyś miał pewność, że nic nie zalega w Twojej głowie. I ja jestem fanem robienia takiego odgruzowania zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Dlatego że dobrze jest oddzielać te sfery, ale jeżeli chodzi o naszą głowę, to tam po prostu znajduje się wszystko i tam nie ma podziału na to, czy to jest sfera zawodowa czy prywatna. Dlatego po prostu na tym etapie wyrzuć wszystko, co chodzi Ci po głowie, co jest taką, jak to mówi David Allen, twórca metody „Getting Things Done”, otwartą pętlą. Czyli taką niezałatwioną sprawą, taką sprawą, co do której ani nie podjąłeś czy nie podjęłaś decyzji czy ją zrobisz, a już tym bardziej kiedy ją zrobisz i nie masz jakkolwiek uchwyconej tej sprawy w żadnych ze swoich systemów. Ona po prostu krąży po Twojej głowie i za jakiś czas rotacyjnie Twój umysł gdzieś Ci o tej sprawie przypomina. I to najczęściej oczywiście nie wtedy, kiedy masz możliwość się nią zająć, ale w zupełnie przypadkowych momentach. Więc wypisz to wszystko i wypisu tak długo, aż po prostu będziesz miał absolutną pewność, że już nic w Twojej głowie nie zalega. I wierz mi, jeżeli nawet już przejdzie Ci przez głowę, że to już jest wszytko, to daj sobie jeszcze trochę czasu, daj sobie 15-20 minut na to, bo być może jeszcze coś przyjdzie Ci do głowy. Pierwszy krok to jest po prostu takie oczyszczenie, zebranie, zobaczenie tego obrazu całości, ile jest tych wszystkich spraw, niedokończonych spraw w Twoim życiu. Zarówno w sferze zawodowej, jak i w sferze prywatnej. To jest pierwszy krok. I przez sprawy mam tu tak naprawdę na myśli wszystko to, co wymaga od Ciebie jakiegokolwiek działania. I na tym etapie na równi stawiam zarówno dokończenie jakiegoś projektu w pracy, jak taką sprawę, jak skoszenie trawnika w ogrodzie. Dla mnie to wszystko jest sprawa, która gdzieś krąży w Twoim umyśle. I jeżeli chcesz w którymś momencie dojść do takiego etapu, że nie myślisz o tych swoich zadaniach, tylko masz taką pewność, że one są zaopiekowane, że one są ujęte gdzieś w systemie i wierzysz, że o nich nie zapomnisz, dlatego możesz się zrelaksować i po prostu o nich nie myśleć, no to musisz je po prostu najpierw wszystkie wyrzucić na zewnątrz. Nie trzymać tych zadań w głowie. Bo to jest pierwsza rzecz, która odpowiada za to, że czujesz się psychicznie po prostu zmęczony natłokiem tych zadań. Krok drugi, kiedy już zobaczysz tą całość, zbierzesz to wszystko w jakimś jednym miejscu, to jest selekcja. I przejrzenie każdego tego zadania krok po kroku, zadanie po zadaniu, sprawa po sprawie. Tak, jak leci, bez wybierania, które lubisz bardziej, których nie lubisz bardziej. Na tym etapie jeszcze nie zastanawiasz się kiedy to zrobisz, czy to zrobisz. Znaczy nie zastanawiasz się, kiedy zrobisz, ale co to w ogóle jest. Czy to jest jakieś zadanie, czy to wymaga Twojego działania i jakiego. I starasz się zapisać na osobnej kartce wszystkie zadania. Czyli to, co ostatecznie zdecydujesz się zrobić. I robisz to według po prostu takich wytycznych. Jeżeli jest to zadanie, które ma przypisaną datę realizacji, po prostu ma jakiś termin, tak zwany deathline, to wpisujesz to od razu do kalendarza. Patrzysz na tą sprawę, widzisz ją, a to ma deathline, wpisujesz do kalendarza. Ja zawsze jeszcze proponuję zapisać drugą datę – za każdym razem, kiedy masz taki projekt, do którego musisz się w jakiś sposób przygotować, to warto jest też zapisać jeszcze jedną datę, a mianowicie, kiedy należy rozpocząć przygotowania. Dlatego że czasem samo ujęcie w kalendarzu ostatecznego terminu jest niewystarczające. Ponieważ, jeżeli natkniesz się na tą rzecz w kalendarzu w przeddzień albo wręcz w ten dzień, w który przypada termin, to czasem może to być zbyt krótki czas, aby to zadanie zrealizować. Dlatego, jeżeli jest to jakiś projekt, jest to jakieś spotkanie, do którego się musisz przygotować, a już zwłaszcza, jeżeli to jest jakiś duży projekt, typu wesele, na które się wybierasz i musisz odpowiednio wcześniej kupić i kreację i prezent, i pewne załatwić jeszcze masę innych rzeczy, no to oczywiście warto by było takie przypomnienie wpisać sobie w kalendarz odpowiednio wcześniej. Czy to tydzień wcześniej, dwa miesiące wcześniej, w zależności od tego, co to jest i jak długiego czasu potrzebujesz, aby się dobrze do tego przygotować. To też pozwoli ci dość spokojnie podchodzić do realizacji takich projektów, ponieważ wiesz, że w odpowiednim momencie Twój kalendarz Ci przypomni, natkniesz się po prostu na tą informację w kalendarzu. Wówczas, jeżeli masz takie zaufanie do swojego narzędzia, ufasz swojemu kalendarzowi, wiesz, że tam są po prostu tylko sprawdzone informacje, to możesz się wówczas zrelaksować i przestać ciągle trzymać te zadania w głowie. To oczywiście się nie stanie z dania na dzień, ale z czasem, jak będziesz to wszystko robił według tego procesu, o którym Ci zaraz powiem, to z czasem dojdziesz do tego, że przestaniesz myśleć o swoich zadaniach, bo będziesz miał pewność, że one są ujęte w jednym systemie i w odpowiednim czasie przyjdzie na nie pora. Więc każde z tych zadań patrz pod takim kątem, czy ma przypisaną datę realizacji czy nie. Jeżeli ma, to trafia do kalendarza, jeżeli nie ma, to trafia na jedną wspólną listę. Oczywiście z czasem możesz to podzielić sobie na projekty, na życie prywatne, zawodowe, ale na tym etapie najbardziej prostej wersji tego systemu wystarczy Ci po prostu jedna wspólna lista. I lecisz po kolei. Każdą rzecz bierzesz, zastanawiasz się, co to jest, czy wymaga działania, jeżeli tak, czy to działanie ma jakiś termin, no i wpisujesz to w odpowiednie miejsce. Na tym etapie też podejmujesz decyzję, że czegoś realizować na przykład nie będziesz, z różnych względów. Czasem życie się zmienia, nasze oczekiwania względem nas się zmieniają, zmieniają się nasze pomysły, cele, priorytety. Więc śmiało, jeżeli czujesz, że coś chciałeś zrobić, ale dzisiaj już to nie jest aktualne, to po prostu ważne jest to, aby sobie powiedzieć po prostu „nie będę tego realizował, wykreślam to z głowy mentalnym ołówkiem i po prostu więcej o tym nie myślę”. Jeżeli to dotyczy jakichś zobowiązań podjętych względem innych osób, no to możesz oczywiście podjąć tutaj próby renegocjacji warunków albo w ogóle spróbować się z danego zadania czy z danego projektu wymiksować, jeżeli uznasz na tym etapie, że to już nie jest dla Ciebie aktualne. Natomiast ważne jest to, żeby do każdej z tych rzeczy podjąć jakąś decyzję. Dlatego że te otwarte pętle biorą się głównie z tego, że te decyzje nie zapadły. I one po prostu Twój mózg nie wie, co z tym zrobić, więc co chwilę Ci o tym przypomina. I nie może tego po prostu uznać albo za wykonane, albo za usunięte. I jeżeli przebrniesz już przez tą listę, to oczywiście pewnie trochę potrwa, nie jest to łatwy proces, no ale nagroda też jest spora. Takie poczucie, że masz czysty umysły, takie poczucie harmonii, ale też kontroli, no myślę, że jest warte tego, aby te kilka godzin, może trochę więcej, w zależności od tego, ile tych spraw w swoim życiu masz poświęcić jednak na to. Ale dobra wiadomość jest też taka, że jeżeli zrobisz to porządnie, a następnie będziesz dbać o czystość tego systemu, no to nieprędko będziesz musiał powtórzyć ten proces. Więc warto się na pewno do tego bardzo dobrze przyłożyć. I kiedy już masz posegregowane te zadania, już oddzieliłeś to ziarno od plew i masz tylko listę zadań, kolejnych zadań, no bo te zadania, które miały termin trafiły do kalendarza, no to jesteś w sytuacji, w którą masz jedną, wielgachną listę.

I kolejnym, trzecim krokiem jest decyzja, które z tych zadań są priorytetem na następny tydzień. Tak, jak już wiesz, ja uwielbiam planowanie tygodniowe i stosuję je zawsze, również oczywiście w pracy zawodowej, nie tylko w życiu prywatnym. Dlatego dla mnie priorytet to jest to, co mam zaplanowane na ten tydzień. Jeżeli coś jest priorytetem trafia na tak zwaną „krótką listę”. Krótka lista to są zadania, które są do zrobienia w tym konkretnym tygodniu. I teraz uwaga, raz w tygodniu, ja robię to w poniedziałek rano, ale każdy inny dzień jest równie dobry, o ile jest to faktycznie raz w tygodniu, siadam i przeglądam wszystkie moje listy. Ja już dzisiaj korzystam z aplikacji do zarządzania zadaniami i tam mam to podzielone na konkretne obszary i projekty, ale mam też taki podgląd, który się nazywa „any time” i na tej konkretnej liście widzę wszystkie zadania. No i przeglądam je. I za każdym razem w każdym tygodniu zastanawiam się, które z nich wybrać do zrobienia w kolejnym tygodniu. I kieruję się tym, jakie cele mam do zrealizowania w tym tygodniu. Co muszę zrobić w najbliższej kolejności, aby te cele w konsekwencji zrealizować. Co jest kolokwialnie mówiąc u mnie w tym momencie na tapecie. I kiedy decyduję się na zrobienie jakichś zadań i wrzucenie ich na tak zwaną krótką listę, to przez cały tydzień pracuję tylko i wyłącznie na tej krótkiej liście. Ta cała długaśna lista w ogóle mnie nie interesuje. A mogę się zrelaksować pod tym kątem dlatego, że wiem, że w przyszłym tygodniu w poniedziałek rano ja znowu przejrzę tą listę i znowu podejmę decyzję, które z tej listy zadania wybiorę na kolejny tydzień. I w ten sposób funkcjonuję już od bardzo dawna i to się u mnie sprawdza świetnie. Dlatego że zwiększa się moje skupienie na tych zadaniach, które faktycznie mam do wykonania. TA lista jest realna, ponieważ za każdym razem patrzę przede wszystkim na to, ile ja faktycznie mam czasu w danym tygodniu i oczywiście odpowiednio tę listę do tego mojego czasu dostosowuję. Jeżeli wiem, że wyjeżdżam na kilka dni w delegację, to inaczej planuję niż wtedy, gdy wszystkie wieczory na przykład mam wolne i mogę sobie zaplanować więcej, na przykład w obszarze rozwoju własnego biznesu. Więc urealnienie tej listy tutaj jest bardzo ważne dla tego poczucia komfortu związanego z tym, że mogę się skupić tylko i wyłącznie na tej krótkiej liście i nie myśleć o reszcie zadań. I to też daje takie poczucie, że to jest do zrobienia.

Ponieważ, jeżeli spojrzymy faktycznie na tą jedną wielką długą listę, to można się poczuć troszeczkę przygniecionym, dlatego że, no oczywiście pojawia się pytanie, ile czasu zajmie mi wyczyszczenie tej listy. I ja już dawno odpuściłam sobie myślenie, że ta lista kiedykolwiek będzie czysta. Tylko po prostu, no cały czas wpływają nowe zadania, część realizuję, część nie. Myślę, że nigdy nie będzie takiego dnia, kiedy po prostu nie będę miała nic do zrobienia. To już by chyba oznaczało, że albo jestem na emeryturze, albo już wręcz umarłam, no bo już nie mam żadnej aktywności życiowej, już żadnego kolejnego zadania przed sobą. Więc w ogóle nie myślę o tym, żeby tą listę wyczyścić po prostu do zera, tylko bardziej myślę o tym, żeby realizować swoje cele, żeby realizować projekty, żeby je odhaczać i po prostu brać się za kolejne. Ponieważ to oznacza progres w życiu. Jeżeli to są dobrze poukładane cele, dobrze poukładane projekty, to to oznacza postęp. I na tym się koncentruję, a nie na tym, żeby doprowadzić do tego, zęby ta lista była jakaś turbo krótka albo żeby w ogóle nie było na niej zadań. Więc to pozwala mi się zrelaksować i jednocześnie skupić na tym, co mam do zrobienia, nie myśleć o całej reszcie. Ale to jest możliwe tylko wtedy, kiedy faktycznie dokonujesz co tydzień tych przeglądów, no i zastanawiasz się, które zadania wybierzesz na kolejny tydzień, no i faktycznie realizujesz te zadania, tak. No bo to żadna metoda na nic się zda, jeżeli nie będziesz tych zadań realizować. Ale z czasem jak dojdziesz do wprawy, to zobaczysz, że to świetnie posuwa wszystkie projekty na przód i taka systematyczność w tym też bardzo pomaga. Dlatego że, jeżeli działasz systematycznie, Twój umysł też się oczywiście przyzwyczaja, wyrabia Ci się nawyk i rodzi się też zaufanie do tego systemu, co oczywiście pozwala Ci faktycznie trwale wyrzucić te projekty z głowy i masz więcej czasu na to, aby myśleć o tym, co teraz robisz, o projekcie, nad którym pracujesz, a nie o tym, ile rzeczy masz jeszcze do zrobienia. Więc gorąco Ci polecam wypróbowanie krótkiej listy. To jest najprostsza z możliwych wersja systemu, którego uczę w swoim kursie „Czas na plan”. Ale już w takiej nawet okrojonej wersji ona powinna zdać świetnie egzamin. Sam fakt, że już się odgruzujesz, że zobaczysz całokształt wszystkich swoich zadań, zbierzesz je w jednym godnym zaufania systemie i co tydzień będziesz przeglądać te zadania i decydować, które zrobisz w tym tygodniu, a które nie, to już na pewno zrobi dużą różnicę. Bo już sam fakt, że będziesz mieć system, którego się będziesz trzymać już sprawi dużą różnicę i tak naprawdę upłynni sposób, w jaki będziesz zarządzał swoimi zadaniami. Tak że polecam Ci, abyś to spróbował koniecznie. Daj mi znać, jak się to spisuje u Ciebie. Moja kursantka, która napisała mi, że te dwa słowa, ta krótka lista tak bardzo zmieniły sposób, w jaki zarządza swoimi zadaniami. Napisała mi jeszcze, że w końcu przestała się bać tej długiej listy. Kiedy nie było krótkiej listy, kiedy jeszcze o niej nie wiedziała, to bała się tego sposobu zbierania wszystkich zadań w jedno miejsce i po prostu trzymania się jednej listy. A wcześniej też próbowała metody właśnie GTD – Getting Things Done Davida Allena, który właśnie uczy też tego, aby wszystko zebrać w jednym miejscu, ale jednak nie uczy tego, aby wybierać potem z tej długiej listy zadania na kolejny tydzień. I to dopiero sprawiło u niej tą różnicę, że ona faktycznie przekonała się do tej metody i zaczęła ją stosować, dlatego że miała taki spokój, że to nigdzie nie zginie, jednocześnie nie musiała pamiętać i myśleć o tej całej długiej liście zadań do zrobienia, bo koncentrowała się tylko na tym, co ma do zrobienia w kolejnym tygodniu. I to tyle w dzisiejszym odcinku podcastu. Mam nadzieję, że Ci się podobał i że wypróbujesz tę metodę. Jeżeli tak, koniecznie daj mi znać, jak się dla Ciebie sprawdza. Pozdrawiam. Cześć!

SP004: Jak i dlaczego warto planować tydzień?

utworzone przez Anita Kowalska | wrz 17, 2019 | PODCAST

Podcast: Play in new window | Download